Une transaction entre professionnels ne peut se passer d’un devis. En dehors d’une obligation légale à remplir, ce document est le gage d’une collaboration harmonieuse. Pourquoi ? Car un devis permet aux deux parties concernées liées par un contrat professionnel de suivre un plan bien précis. Ils doivent remplir les conditions qui y sont inscrites. Et ceci inclut des détails spécifiques sur un produit, une prestation ou des travaux fournis. Alors, comment créer un devis ? Quels sont les besoins auxquels il répond ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quels sont les pièges à éviter lors de sa rédaction ? On vous explique.
Qu’est-ce qu’un devis et à quoi sert-il ?
L’utilité d’un devis va bien au-delà d’une simple formalité. Sachez qu’il sert aussi de guide sur les préférences des clients. Comment ? Ce fichier renferme des renseignements détaillés sur l’offre de service ou produit demandé (exemple : spécificité du produit, quantité, prix, délai de livraison…). Pour ces raisons, ce document professionnel est tout aussi important qu’une facture. Il fait office de base contractuelle entre une entreprise ou un prestataire et son client.
Pourquoi est-il essentiel d’émettre un devis pour une entreprise ou un freelance ?
Pourquoi est-il important d’établir un devis ? C’est tout d’abord à travers ce document qu’une entreprise ou un prestataire met au clair les conditions relatives à la transaction. Comme mentionné plus haut, cette pièce peut recenser des informations précises et détaillées comme :
- Les produits ou les services offerts ;
- Les coûts du projet et des prestations ;
- Les délais et les conditions de paiement d’une facture.
Et grâce à ces mises au point, les risques de malentendu et de confusion s’en trouvent limités. Mais en dehors de cela, un devis détaillé permet de démontrer le sérieux et le professionnalisme d’une entreprise ou d’un entrepreneur. Il inspire la confiance aux clients. Par ailleurs, ce document offre une protection juridique à votre entreprise. En effet, lorsque le client accepte le devis, celui-ci acquiert une valeur contractuelle. Vous pouvez alors vous en servir en cas de litige pour faire valoir vos droits.
Savez-vous également que le devis constitue un outil de négociation particulièrement efficace ? Fournir ce document marque le début des discussions et des pourparlers avec les clients ! Cette pièce aide, par exemple, les deux parties à trouver un terrain d’entente en matière de prix. Le client, de son côté, peut s’appuyer sur le devis fourni par le prestataire pour établir une prévision financière. Autrement dit, ce document l’aide à anticiper les dépenses et à budgéter en conséquence.
Quand est-il obligatoire de faire un devis ?
Est-ce que l’établissement d’un devis constitue une obligation ? Pas forcément ! Mais en fonction des cas, une entreprise ou un prestataire de services doit fournir ce document à leurs clients. Lorsque le coût du produit ou du service dépasse les 1 500 euros, présenter un devis devient impératif. Et ce, quelle que soit l’activité. Et cette obligation s’applique également lorsque le coût mensuel de la prestation est supérieur ou égal à 100€ TTC.
Est-ce que l’obligation de fournir un devis dépend également du secteur d’activité ? Certainement ! Les professionnels et les entreprises qui travaillent dans les domaines suivants doivent délivrer à leurs clients ce document professionnel : isolation, maçonnerie, toiture et couverture, plomberie et sanitaires, peinture, déménagement, désinsectisation et dératisation.
Quels sont les éléments à mentionner sur un devis ?
Quelles informations ce document doit contenir ? Et oui, les mentions obligatoires sur un devis entre professionnels diffèrent énormément. Elles se distinguent de celles requises sur un devis destiné à des particuliers. Cependant, au minimum, cette pièce doit comporter les renseignements ci-dessous.
- Nom et adresse du prestataire ou de la société.
- Date du devis.
- Nom du client.
- Modalités de la prestation dans le cas des travaux (date de début et durée).
- Décompte précis de chaque produit et prestation (quantité et prix unitaire).
- Frais de déplacement si nécessaire.
- Coût de la main-d’œuvre.
- Montant total à payer HT (hors taxe) et TTC (toutes taxes comprises).
Quelles sont les étapes pour rédiger un devis ?
Comment établir un devis en bonne et due forme ? Quelles sont les étapes à suivre pour mener à bien cet exercice ? La première chose à faire est de récolter les diverses informations relatives au projet et aux parties concernées. Mais aussi les renseignements sur le client et la prestation, le type de produits ou de services, les quantités, les délais d’exécution, les coûts… Ensuite, la structuration du devis doit être faite avec un soin particulier. Pour plus de clarté, le document doit être organisé par section. Une partie pour les données sur le client, une autre pour décrire les services ou les produits ou encore les modalités de paiement.
Quels outils ou modèles peut-on utiliser pour faire un devis ?
Est-ce qu’il est nécessaire d’avoir des compétences en comptabilité pour rédiger un devis correctement ? Non ! Vous pouvez vous appuyer sur les modèles disponibles pour créer un devis professionnel. Mais où trouver ces templates ? Vous pouvez vous servir des exemplaires sur Google Docs/Sheets. Ceux-ci sont entièrement gratuits ! Microsoft propose également une multitude de modèles de devis accessibles à tous que vous pouvez remplir dans Word ou Excel.
Il est aussi tout à fait possible de créer un devis en bonne et due forme sur Adobe Spark. Cette solution vous permet de créer un document avec des graphismes élégants. Pour finir, de nombreux sites mettent à disposition des internautes des modèles de devis sous format PDF téléchargeables. Bien souvent, ces templates sont faciles à remplir tout en offrant un rendu professionnel.
De nombreux outils en ligne permettent également de créer des devis sur mesure. Zoho Invoice, un logiciel de facturation destiné aux indépendants et aux petites entreprises, offre notamment cette possibilité. Il y a Debitoor, un logiciel avec lequel vous pouvez mettre au point un devis professionnel rapidement.
Quelles sont les erreurs courantes à éviter lorsque l’on fait un devis ?
Bien que la rédaction de devis soit un exercice relativement simple ne nécessitant aucune compétence particulière, il est toujours possible de commettre des erreurs. Il peut, par exemple, y avoir des anomalies au niveau du chiffrage des prestations. Il faut donc faire attention puisqu’une fois signé, ce document acquiert une valeur légale. Autrement dit, vous êtes tenu de respecter les termes du contrat, sauf si vous avez trouvé un accord avec le client. Ce type de faute provient parfois d’une inattention lors de la rédaction du devis. Il peut également résulter d’une mauvaise application du taux TVA, par exemple, 20% au lieu de 10%.
Parmi les bévues qui surviennent lors de l’établissement du devis, il y a la mauvaise description du produit ou du service. Dans le secteur du bâtiment, définir les prestations de manière trop technique n’est pas recommandé. En effet, le client risque de ne pas comprendre le service que vous proposez, ce qui l’incitera à trouver un autre prestataire. En outre, l’oubli des mentions obligatoires lors de la création du devis peut avoir des conséquences fâcheuses. Cela impacte négativement la réputation de votre entreprise. Il est également possible que le devis soit considéré comme juridiquement invalide.