En France, 32% des factures sont payées en retard, mettant en péril la trésorerie de nombreuses entreprises. En tant qu’entreprise, vous devez être très stratégiques dans vos conditions de paiement pour ne pas être pris au piège. Voici un guide complet pour comprendre et maîtriser les conditions de paiement des factures. Nous aborderons également les recours possibles en cas de non-respect des délais de paiement par les clients.
Les conditions de paiement sur une facture : de quoi parle-t-on ?
Les conditions de paiement sur une facture sont des conditions définies par une entreprise à l’encontre de ses clients et qui déterminent comment et quand est-ce qu’une facture doit être réglée pour les biens ou les services acquis. Elles peuvent varier en fonction du profil de l’acheteur et de l’importance des factures.
À quoi servent-elles ?
Les conditions de paiement sont des règles qui encadrent et sécurisent les différentes transactions dans une société. Elles servent à :
- Améliorer la gestion du flux de la trésorerie : Les conditions de paiement des factures permettent à votre entreprise d’organiser ses flux financiers en anticipant les encaissements.
- Réduire les risques de retards ou de non-paiement des factures : Elles incluent des pénalités pour retard et souvent des remises pour paiement anticipé afin d’inciter vos clients à respecter les délais établis.
- Éviter les litiges : Les conditions de paiement des factures sont des accords qui permettent d’éviter tout malentendu. En cas de désaccord entre vendeur et client, elles servent à les départager.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Les conditions de paiement sur une facture doivent obligatoirement inclure :
- La date d’échéance de la facture,
- Les modes de règlement acceptés,
- Le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement,
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement,
- Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé (si bien entendu votre entreprise pratique l’escompte).
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Les principaux types de conditions de paiement
Les conditions de paiement varient selon les accords commerciaux et les besoins spécifiques de chaque entreprise. Néanmoins, certaines sont courantes et s’appliquent à toutes les transactions. Les voici :
Le délai de paiement
Le délai de paiement d’une facture est la durée accordée au client pour régler les prestations de services ou les marchandises qu’il a acquis. En France, les délais de paiement sont fixés par le Code de commerce afin de préserver la trésorerie des entreprises, d’assurer des transactions stables et éviter les abus. En principe, le délai par défaut est de 30 jours à compter du jour d’émission de la facture. Il peut cependant varier en fonction du secteur d’activité dans lequel votre entreprise excelle et du profil du client. Ce délai peut donc être plus court (paiement comptant, paiement à réception ou moins de 30 jours) ou plus long (45 jours, 60 jours et plus). Tout va dépendre des accords et négociations convenus avec le client. En cas de non-respect du délai, des sanctions peuvent être appliquées.
Les modalités de paiement
Les modalités de paiement sont les différents moyens par lesquels le client peut régler une facture. Il en existe plusieurs mais la loi autorise les paiements :
- En espèces (ce mode de paiement est limité à moins de 1 000 euros pour les résidents fiscaux en France),
- Par chèque,
- Par virement bancaire,
- Par carte bancaire ou par carte de crédit,
- Par prélèvements automatiques (prélèvement SEPA),
- Par effets de commerce (lettre de change, billet à ordre),
- Par des plateformes de paiement en ligne telles que PayPal, Paylib, Stripe, Skrill..
Dans certains cas spécialement, les règlements par crypto-monnaies peuvent être acceptés. Par ailleurs, en matière de règlement de factures, les virements bancaires et les paiements par carte bancaire sont les plus répandus. En effet, ces méthodes de paiement facilitent la gestion de la comptabilité, notamment pour le rapprochement bancaire et le pointage comptable.
Les paiements échelonnés ou acomptes
Le paiement échelonné est une forme de règlement qui permet à l’acheteur de payer en plusieurs tranches sur une durée donnée. Quant à l’acompte, c’est un paiement partiel du montant total dû dont le reste sera payé plus tard. Ces deux formes de paiements réduisent les risques de retards. Elles sont idéales surtout pour les transactions coûteuses ou très importantes.
Les pénalités de retard
En cas de dépassement du délai de paiement, des pénalités sont applicables dès le lendemain de l’échéance. Le taux des pénalités en cas de retard doit être clairement spécifié dans vos conditions de paiement. C’est d’ailleurs une mention obligatoire. Elles doivent aussi figurer dans les conditions générales de vente de l’entreprise. On doit aussi y voir des détails en ce qui concerne les modalités d’application des pénalités de retard ainsi que le mode de calcul du taux des pénalités.
Comment définir des conditions de paiement efficaces ?
Lorsque vos conditions de paiement sont bien définies, elles garantissent des paiements rapides et construisent de bonnes relations avec les clients sans affecter les activités de l’entreprise. Voici des astuces pour définir des conditions de paiement efficaces :
Adapter les conditions au client
Chaque client ayant une situation financière et des contraintes spécifiques, il serait alors convenable d’ajuster les délais et modalités de paiement en fonction de chacun d’eux. Par exemple, un client fiable ou qui a l’habitude de faire des transactions plus importantes pourrait bénéficier d’un délai plus souple, alors qu’un nouveau client pourrait se voir imposer un paiement comptant ou un acompte.
Rédiger des conditions de paiement simples
Lors de la rédaction de vos conditions de paiement, utilisez un langage simple et compréhensible. Évitez d’inclure des termes complexes ou juridiques qui sont susceptibles de créer des confusions ou des ambiguïtés. Vos conditions doivent être formulées de manière claire, précise et concise, sans oublier les mentions obligatoires.
Proposer des solutions flexibles au client
Dans vos conditions de paiement, veuillez proposer plusieurs options de paiement (Virement, carte bancaire, prélèvement automatique, paiement échelonné… Ceci facilite la tâche de paiement de facture au client. Cette flexibilité améliore la satisfaction client et assure une meilleure gestion financière pour l’entreprise.
Que faire en cas de non-respect des conditions de paiement ?
Lorsqu’un client ne respecte pas les conditions de paiement définies, c’est-à-dire en cas de retard ou de non-paiement, plusieurs actions peuvent être menées pour l’obtenir :
Relancer le client
Si le délai de paiement est dépassé, relancez rapidement le client. Le retard peut être dû à un simple oubli ou à des difficultés passagères. Une première relance amiable suffit généralement pour inciter à procéder au paiement. Il est conseillé d’envoyer un rappel par e-mail, courrier ou de contacter directement le client par téléphone. Cette approche permet de clarifier la situation avant d’envisager des mesures plus strictes.
Appliquer les pénalités de retard
Si la relance reste sans effet, l’entreprise peut appliquer les pénalités de retard, prévues dans les conditions générales de vente. Ces pénalités sont souvent calculées sur la base d’un taux défini à l’avance. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40€ pour les transactions entre professionnels) peut également être exigée.
Notez que vous n’êtes pas obligés de faire un rappel avant d’appliquer les pénalités. Toutefois, on vous recommande de le faire.
Recourir à une procédure de recouvrement
Au bout de plusieurs rappels incessants, vous avez la possibilité de faire appel à une procédure de recouvrement. Cette option ne doit être envisagée qu’en dernier recours pour récupérer les sommes dues, si le débiteur ne veut pas se montrer coopératif. La procédure peut être amiable (mise en demeure officielle) ou judiciaire (saisine d’un tribunal ou intervention d’un huissier).