30% des paiements inter-entreprises en France sont effectués en retard, affectant gravement la trésorerie des entreprises. Voici à quoi sert la date d’échéance, son impact et les bonnes pratiques pour la gérer efficacement.
Qu’est-ce que la date d’échéance d’une facture ?
Lorsque vous achetez un produit ou un service, vous devez régler votre fournisseur dans un délai imparti. Il en est de même lorsque vous vendez un produit ou un service. Vous devez alors rédiger une facture à destination de votre client, et celui-ci est tenu de vous payer avant une date donnée. Cette date est la date d’échéance. De manière plus claire, elle représente la date à laquelle une transaction commerciale doit être effectuée et elle est déterminée à partir de la date d’émission de la facture et non pas en fonction de la date de réception de celle-ci.
Où la trouver ?
En général, la date d’échéance se trouve directement sur la facture émise. En fonction du modèle de facture, son emplacement peut varier :
- Elle peut se trouver dans la rubrique destinée à l’identification de la facture.
- Elle peut se situer en bas de la facture, aux côtés des modalités de paiement et des caractéristiques du service ou produit vendu.
- Elle peut être encadrée dans un coin de la facture pour faciliter sa visibilité.
Dans tous les cas, la date d’échéance est obligatoire et doit figurer sur toutes les factures. Bien plus qu’une simple formalité administrative, cette date est essentielle pour faciliter la gestion financière de votre entreprise.
Quelles sont les mentions obligatoires liées à la date d’échéance ?
La facture est un justificatif comptable ayant une valeur juridique. Elle doit donc contenir des informations obligatoires pour être valable. En plus de la date échéance facture, les mentions qui doivent y figurer sont les suivantes :
- Les identités du client et du fournisseur,
- Le numéro de la facture,
- Le numéro du bon de commande,
- Les caractéristiques du produit ou du service,
- La date de la vente du produit ou de la prestation de service,
- La date d’émission de la facture,
- L’adresse de la facturation,
- La somme à payer hors taxe et toutes taxes comprises
A cela s’ajoutent les informations relatives au paiement, comme les conditions d’escompte, les pénalités en cas de retard et la période de paiement de la facture. Il est à noter qu’il est impossible de facturer sans statut, sauf si vous passez par une société de portage salarial.
Comment calculer la date d’échéance d’une facture ?
Pour calculer la date d’échéance d’une facture, il faut ajouter le nombre de jours convenu au jour de la date de facture. Par exemple, une facture émise le 1er du mois avec un délai de 30 jours aura une date d’échéance le 31 du mois. Le montant de la facture n’affecte pas ce calcul, seul le délai de paiement défini compte. Le mode de calcul reste le même, que ce soit pour un délai de 30, 45 ou 60 jours. Respectez toujours les conditions convenues pour éviter des pénalités.
Comment définir une date d’échéance sur une facture ?
La date d’échéance est fixée selon l’accord entre le vendeur et l’acheteur, généralement à 30 jours de la date de facture. Ce délai convenu peut être ajusté, mais doit être clairement indiqué sur la facture. La date limite de paiement correspond souvent à la fin de la période définie après l’exécution de la prestation. Un logiciel de gestion peut automatiser cette tâche, y compris les relances.
A quoi sert la date d’échéance d’une facture ?
Encadrer les délais de paiement
Une bonne gestion financière a un impact positif sur la performance globale d’une entreprise. Il est dès lors important de contrôler les entrées et les sorties d’argent dans la trésorerie de votre entreprise. Cela garantit des transactions stables sur le long terme et réduit les éventuels conflits internes et/ou externes et les litiges. Avec une date d’échéance sur chaque facture, vous aurez connaissance d’une période durant laquelle les encaissements seront importants. Cela vous permettra de prévoir les moments idéaux pour décaisser de l’argent. Vous pouvez ainsi régler à temps vos salariés et vos fournisseurs.
Préserver la trésorerie de l’entreprise
Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, vous avez besoin de gérer votre flux de trésorerie. Cela vous :
- Permet de vous assurer que vous avez assez de ressources financières pour payer vos factures à temps.
- Évite les tensions financières au cours de votre activité.
- Réduira les risques d’être à découvert dans un moment d’urgence.
La date échéance facture s’avère être un élément clé pour planifier à l’avance les sorties et les entrées dans votre trésorerie. Mieux encore, vous pouvez anticiper le moment idéal pour investir dans de nouveaux projets afin d’augmenter votre chiffre d’affaires.
Prévenir les litiges
Avec les nombreuses factures que vous avez à gérer, certaines peuvent passer aux oubliettes. Elles sont ainsi payées en retard. Bien qu’elles soient réglées ultérieurement, ces retards peuvent provoquer des litiges entre vous et vos fournisseurs. Et si la situation peut se produire de votre côté, vos clients peuvent aussi être confrontés au même problème. Afin d’éviter de détériorer les relations, la date d’échéance doit donc être considérée avec importance. Du côté des fournisseurs, elle évite les retards d’entrée d’argent qui peuvent occasionner des dysfonctionnements au sein de l’entreprise. Du côté des clients, elle prévient contre les pénalités encourues en cas de retard.
Favoriser la conformité légale
La mention d’une date d’échéance sur une facture est obligatoire, quelles que soient sa forme et sa nature. D’ailleurs, conformément à l’article L441-9 de 2019 du Code de commerce : « La facture mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir ». Le respect de cette date d’échéance élimine les risques d’encourir des sanctions financières. Il s’agit d’un élément crucial qui renforce la relation entre client et fournisseur. Pour le premier, c’est une preuve qu’il est conscient de ses engagements. Pour le second, c’est une preuve de leur transparence vis-à-vis de tous ses clients.
Comment déterminer la date d’échéance d’une facture ?
Les règles légales en France
Par défaut, la date d’échéance d’une facture est fixée à 30 jours après la livraison d’un bien ou l’exécution d’une prestation. Cependant :
- Elle peut être prolongée à 45 jours fin de mois, voire 60 jours fin de mois.
- Les transactions doivent se faire soit 45 jours après l’émission de la facture ou 60 jours après.
- La loi en France ne tolère pas tout délai de paiement entre commerciaux supérieur à 60 jours
Pour les factures périodiques, comme les impôts, le délai maximal autorisé est de 45 jours fin de mois. En cas de manquement à ces engagements, des sanctions seront émises.
Les accords contractuels
Il est possible de négocier les délais de paiement des factures et, donc, les dates d’échéances. Les conditions de paiement d’une facture, lorsqu’elles sont négociées, ne sont pas identiques aux conditions du cadre légal établi. Cependant, elles doivent figurer dans les contrats établis entre les parties concernées. C’est par exemple le cas d’un paiement net. A partir de ce dernier, il suffit de calculer, en fonction du nombre de jours indiqué et à partir du 1er du mois, la date échéance facture. Par exemple :
- La facture a été émise le premier du mois.
- Le délai net est de 25 jours.
- La date d’échéance serait à 1+25 j du mois, soit le 26 du mois.
La négociation de vos contrats vous donne l’avantage de contrôler au mieux votre flux de trésorerie. Notez cependant que le délai que vous proposez doit être respectueux des lois en vigueur. En d’autres termes, il ne doit pas dépasser les 60 jours fin de mois.
Les spécificités par secteur
Dans certains secteurs d’activités, les dates d’échéances sont encadrées par des délais spécifiques de paiement. Plus précisément, elles sont définies par l’article L144-11 du code du commerce. Entre autres :
- Secteur bétail et viandes fraîches : 20 jours après la livraison
- Secteur du transport routier : 30 jours après l’émission de la facture
- Produits alimentaires périssables : 20 à 30 jours après la livraison
- Boissons alcooliques : 30 jours après la fin du mois de livraison
- Produits alimentaires et agricoles non périssables : 60 jours nets maximum après l’émission de la facture
Le cas particulier des acomptes
Lorsqu’une prestation dure plus de 3 mois, un acompte est souvent exigé par le fournisseur de service. Il est généralement à hauteur de 25% du montant total à payer et versé dans les 30 jours calendaires suivant l’accord établi entre le client et le fournisseur. Dans le cas où le paiement se fait par virement bancaire, les délais interbancaires sont déterminés à part. Une fois la prestation terminée, il faut faire une facture de solde. Ainsi, la date d’échéance de la facture varie selon l’accord établi entre les deux parties.
Les conséquences d’un retard de paiement par rapport à l’échéance
Lorsque l’échéance est dépassée, des pénalités de retard et des frais de recouvrement peuvent être appliqués. Cela affecte la trésorerie de l’entreprise et peut désigner un client comme mauvais payeur. Une amende administrative peut aussi être imposée, surtout si le délai maximum de 60 jours est dépassé.
Les sanctions légales
En cas de retard de paiement d’une facture, des sanctions sont encourues :
- Une entreprise individuelle écope d’une amende de 75 000€.
- Une société doit payer 2 000 000€.
- Une indemnité forfaitaire de 40 € pour couvrir les frais de recouvrement est à payer.
En cas de récidive dans un délai de 2 ans après la première sanction, le montant est doublé.
L’impact sur la relation commerciale
Un retard de paiement de votre part envers votre fournisseur impact négativement votre relation avec ce dernier. Cela peut conduire à la rupture de la collaboration. Et, le non-respect de la date d’échéance d’une facture entraîne la réticence de vos éventuels partenaires à travailler avec vous. Vous obtenez une mauvaise réputation au sein du cercle du business et vos futures opportunités sont limitées.
Les problèmes de trésorerie
Un retard de paiement entraîne des déséquilibres dans la trésorerie. Les impacts sont nombreux pour l’entreprise qui ne reçoit pas à temps le paiement dû :
- Les dépenses courantes ne peuvent être effectuées au moment voulu.
- Les opportunités d’investissement peuvent s’échapper.
- Les salaires des employés et des fournisseurs ne sont pas payés à temps.
La date échéance facture mention obligatoire garantit la stabilité de la trésorerie d’une entreprise. Cela permet d’anticiper les futures transactions financières et, ainsi, de mieux contrôler les finances de la société.
Comment gérer les retards de paiement ?
Pour gérer efficacement les retards de paiement, une méthode structurée est essentielle. Dès qu’un rappel ou une relance devient nécessaire, vous devez compter sur des actions professionnelles. Vous pouvez automatiser ce processus avec un logiciel de facturation qui applique les pénalités de retard automatiquement. Si le paiement ne correspond toujours pas à la date mentionnée, le créancier doit envoyer un rappel pour rappeler l’accord. En cas de non-paiement persistant, une action plus formelle est engagée. Le créancier peut aussi décider de soumettre la créance à un service de recouvrement. Cela permettra de fixer des délais et d’améliorer la gestion de la trésorerie.