Gérer une entreprise implique une multitude de règles. De nombreux documents servent d’ailleurs à encadrer l’activité d’une entreprise ainsi que sa relation avec ses clients et ses collaborateurs. Le devis et la facture font partie de ces pièces indispensables. Mais quelles sont les différences et les similitudes entre ces deux supports ? Dans cet article, nous découvrirons les éléments qui marquent la divergence entre ces documents transactionnels.
Devis, factures… : de quoi parle-t-on ?
Pour mieux appréhender les divergences entre la facture et le devis, connaître la définition et le rôle de ces documents s’avère nécessaire. Voici des informations qui vous apprendront davantage sur ces documents commerciaux.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis s’apparente à une feuille de route pour une transaction commerciale. Ce document contient des informations détaillées et précises sur les services proposés, le prestataire et le client. Il y a des mentions obligatoires à faire figurer sur un devis comme l’adresse de l’entreprise, le numéro SIREN ou SIREN… Par exemple, si vous engagez un peintre pour redonner un coup de neuf à vos murs, celui-ci ne va pas réaliser les travaux de but en blanc. Avant de sortir les pinceaux, il vous fournira un devis.
Pour le prestataire, ce document commercial sert à présenter et à mettre en avant ses offres. Du côté du client, le devis donne une évaluation approximative du coût du produit ou du service. Les risques de mauvaises surprises, à l’instar des coûts cachés et des malentendus seront alors minimisés. Mais un devis signé est-il définitif ? Oui, la signature de ce document lui confère une dimension légale et engage donc les deux parties légalement.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est, en quelque sorte, la finalité d’une transaction commerciale. Après avoir réalisé vos travaux, un prestataire de service ne se contente pas de vous dire « merci et au revoir ». En effet, il remettra à son client une facture. Ce document renseigne sur le montant à payer pour services rendus. Bien plus qu’une liste de prix, c’est un répertoire qui recense les différentes tâches effectuées et leur coût, les matériaux utilisés, le tarif horaire… La facture a une valeur légale. En cas de litige, elle offre une protection juridique autant au client qu’au prestataire.
Les principales différences entre un devis et une facture
Un devis et une facture ont quelques points similaires. Ce sont tous deux des documents transactionnels. Toutefois, ils se distinguent l’un de l’autre sur plusieurs aspects.
La nature du document
Le devis décrit en détail les prestations ou les produits proposés ainsi que leur coût estimatif. C’est un peu comme la carte des desserts dans un restaurant – ça fait rêver et ça donne envie, mais ce n’est pas encore sur la table. En revanche, la facture, c’est la note finale. C’est le document qui officialise l’achat ou la prestation réalisée. Pour reprendre l’analogie du restaurant, c’est l’addition qu’on vous apporte une fois que vous avez dégusté votre délicieux dessert.
Le moment d’émission du document
Le devis se fournit toujours avant que la prestation soit réalisée. Il donne au client les informations nécessaires pour anticiper et donner son accord. Imaginez que cela ressemble à un projet de vacances : vous planifiez, vous budgétez, mais vous ne réservez encore rien. Le prestataire ou l’entreprise remet la facture après l’achèvement des travaux. Elle joue le rôle d’une note de service. Ce document certifie que chaque tâche a été accomplie selon les attentes.
L’engagement juridique
Mis à part le moment d’émission et la nature du document, la facture et le devis diffèrent également par leur statut juridique. Un devis acquiert uniquement une valeur légale lorsqu’il est accepté et signé par le client. Par contre, la facture engage toutes les parties. Elle prouve que l’entreprise a livré le produit ou réalisé la prestation et que le paiement doit être effectué.
Le contenu du document
Ces deux documents se distinguent également par les informations qu’ils contiennent. Un devis contient des renseignements sur les produits ou services proposés : quantité, prix unitaire, coût total estimé. La facture recueille des informations à caractère définitif : coût effectif de la prestation ou des produits, montant de la remise accordée… À cela s’ajoutent des renseignements supplémentaires comme les conditions de paiement, date de délivrance de la facture…
Les mentions légales
En ce qui concerne les mentions légales, un devis et une facture partagent plusieurs similitudes tout en présentant des différences majeures. Côté points communs, ces deux documents doivent comporter les informations suivantes :
- Renseignements essentiels sur l’entreprise (nom, raison sociale, adresse, numéro d’identité fiscale, etc.),
- Informations sur le client,
- Détails sur les biens ou services vendus,
- Montant total à payer et taxes applicables.
Pour ce qui est des différences, le devis comprendra les mentions ci-dessous :
- Libellé « proposition de prix » ou « Devis » bien visible,
- Durée de validité du devis,
- Durée estimée de la prestation,
- Signature du client si le coût du projet dépasse les 500€,
- Précision sur un éventuel acompte.
La facture, de son côté, peut contenir les mentions suivantes :
- Numéro de la facture,
- Date d’émission de la facture,
- Date à laquelle la prestation ou la livraison du bien a été effectuée,
- Pénalités en cas de retard de paiement.
Quelles sont les implications comptables et fiscales ?
Le traitement comptable à appliquer
Le devis et la facture ont des implications comptables différentes. Le premier ne constitue pas une transaction financière effective. Par conséquent, il n’est pas enregistré dans les livres comptables de l’entreprise. Respecter les étapes pour faire un devis assure la conformité légale et comptable. Par contre, la facture représente un document comptable qui doit être consigné dans les livres de compte de l’entreprise. Elle prouve qu’une vente ou une prestation de service a bien eu lieu.
Les obligations fiscales à respecter
Le devis tout comme la facture doivent respecter des obligations fiscales bien précises. Il est impératif de mentionner sur ces documents le taux de TVA qui s’applique et le montant total de la TVA. Par ailleurs, les montants des ventes facturées d’une entreprise doivent être mentionnés dans ses déclarations fiscales.
Tableau récapitulatif des différences entre un devis et une facture
| Devis | Facture | |
| Définition | Document estimatif fourni avant la réalisation d’une prestation ou la livraison d’un produit | Document qui finalise une transaction commerciale |
| Nature du document | Décrit en détail les prestations ou produits proposés | Officialise l’achat ou la prestation effectuée |
| Moment d’émission | Avant la réalisation des travaux ou la livraison du produit | Après la réalisation des travaux ou la livraison du produit |
| Engagement juridique | Acquiert une valeur légale lorsqu’il est accepté et signé par le client | Engage toutes les parties |
| Contenu | Estimations des coûts (quantité, prix unitaire, coût total) | Informations définitives (coût effectif, montant des remises, etc.) |
| Mentions légales | Libellé « proposition de prix » ou « devis », durée de validité, durée estimée de la prestation, mention sur un éventuel acompte… | Numéro de la facture, date d’émission de la facture, date de réalisation de la prestation ou livraison du bien, pénalités en cas de retard de paiement |
| Implications comptables | Non enregistré dans les livres comptables | Document comptable officiel enregistré dans les livres de compte |