Selon les chiffres, 40% des petites entreprises ont déclaré avoir rencontré des problèmes de trésorerie en raison de diverses factures impayées. Mettre en place un processus de facturation efficace est donc crucial. Or, avant tout, il est indispensable de connaître les étapes de l’établissement d’un exemple de processus de facturation client. Voici les 4 étapes à suivre.
Établir une relation claire avec le client et délivrer le service attendu
La plupart des rentrées d’argent dans une société ou dans une entreprise dépendent en grande partie de la gestion et de la facturation. Les factures sont importantes et il existe certaines pratiques qui vont vous permettre de faciliter et d’optimiser le processus de facturation. Votre attitude envers votre client doit être professionnelle afin de vous apporter une fiabilité, mais également une sécurisation qui pourra grandement influer sur les délais de paiement de vos clients. Soyez courtois et adoptez une communication claire dès le début de votre relation commerciale.
Comprendre les besoins du client
Identifier les besoins des clients et leurs attentes est primordial pour développer une stratégie efficace. C’est le premier défi à relever avant de concevoir les offres. Pensez à proposer un service client de qualité et réactif pour les inciter à partager leurs besoins.
Formaliser les accords avec un contrat ou un devis
Bien que cela ne soit pas obligatoire, formaliser les accords avec un contrat ou avec un devis possède une valeur juridique importante. En effet, une fois l’accord formalisé, il sera difficile au client d’annuler ou de se rétracter sous peine de conséquences juridiques et financières. La mention « bon pour accord » peut être soumise par e-mail ou dans une lettre (ou document) écrite.
Faire valider le devis par le client
Une fois le devis rédigé pour la prestation, vous pourrez l’envoyer à votre client pour qu’il le valide. Pour rappel, le devis est équivalent à un contrat et engage les deux parties. Ainsi, l’entreprise ou la société se doit de délivrer le produit ou la prestation avec les prix annoncés, et le client devra le payer dans le délai convenu.
Exécuter la prestation attendue
Une fois le devis et le contrat signés, il est nécessaire d’exécuter la prestation attendue par le client. Cela implique de livrer les prestations ou les services et produits promis au client selon un délai conforme entre le client et l’entreprise, selon les standards de qualité convenus entre les deux parties.
Émettre la facture et l’envoyer au client
Le processus de facturation client se fait suivant 4 étapes, à savoir : la création de la facture, l’envoi de la facture, le suivi et l’enregistrement dans le système comptable de l’entreprise pour la mise en place d’un système de suivi.
1. Rédiger la facture avec toutes les mentions obligatoires
La création de la facture se réalise à partir des bons de commandes clients et liste tous les produits et prestations vendus avec toutes les caractéristiques en détail, comme les remises, le prix unitaire, les quantités et le total. D’autres informations aussi cruciales que des informations sur l’émetteur de la facture, sur le destinataire, le numéro de facture, la date et les modalités de paiement doivent obligatoirement être mentionnées. Sachez qu’il existe différents types de factures en comptabilité.
2. Envoyer la facture au client
La facture doit être envoyée par courrier ou par e-mail ou encore par le biais de systèmes de facturation en ligne tout prêts. L’envoi d’une facture électronique est nettement privilégié grâce à son efficacité et à sa rapidité. La facture s’effectue après la livraison du produit ou de la prestation de service. Mais un accord entre les deux parties peut vouloir facturer avant le début d’un projet ; cela sera mentionné dans le contrat.
3. S’assurer du suivi des paiements
Une vérification rigoureuse et régulière des paiements par les clients est obligatoire pour ne pas faire face à de mauvaises surprises. Vous pouvez adopter une fréquence de vérification des factures grâce à un calendrier, qu’il soit hebdomadaire ou quotidien. Cela vous aidera à voir plus clair dans l’identification des factures payées et en retard. Le règlement des factures doit être effectué dans les délais prévus et par virement bancaire de préférence.
4. Mettre en place un système de suivi avec des outils
Une fois les factures payées, vous pourrez les archiver. En effet, l’archivage des factures est obligatoire pendant 10 ans pour des fins fiscales et comptables. Cela facilite l’indexation et la recherche de factures au besoin. Pour vous aider, vous pouvez utiliser les meilleurs outils de facturation. L’optimisation du processus de facturation client selon les étapes définies permet d’améliorer la productivité de l’équipe financière ainsi que la satisfaction client.
Relancer les clients en cas de retard
Le suivi du processus de facturation client est important. Dans le cas de non-paiements des factures, il devient indispensable de relancer les clients. Pour vous aider dans cette tâche, de nombreux logiciels de gestion automatisent les rappels. Vous économiserez ainsi du temps et des efforts.
Gérer des litiges et des impayés
En cas d’impayé, vous devrez gérer le litige le plus tôt possible. La notification de pré-échéance doit être envoyée 5 à 7 jours avant la date d’exigibilité de la facture en vue de détecter les éventuels problèmes. Par ailleurs, maintenez une communication proactive avec l’ensemble de vos clients pour optimiser les paiements rapides. Le recouvrement se fait par une relance à l’amiable par téléphone, par e-mail ou par courrier avant de passer à la lettre de relance et à la mise en demeure en cas de non-paiement des factures. La procédure judiciaire est mise en œuvre en dernier recours.
Clôturer le processus de facturation
La clôture du processus de facturation client passe par une vérification de toutes les étapes citées pour chaque client. Il est aussi essentiel de s’assurer que toutes les factures correspondent bien aux livraisons effectuées en amont et que les paiements reçus concordent avec les factures émises.
Archiver les documents
L’archivage des documents nécessite la création d’un dossier client qui comprend des bons de commande et de livraison, les factures et les preuves de paiement pour une meilleure organisation.
Analyser le processus et l’itérer si besoin
Pour chaque étape du processus de facturation client, il est bon d’en mesurer l’efficacité en évaluant le temps écoulé entre la commande et la facturation, et le délai du moyen de paiement et le taux d’erreurs de facturation. Vous pourrez par ailleurs identifier les erreurs comme les retards fréquents lors de l’émission des factures et les erreurs des montants facturés.