Toute transaction commerciale nécessite l’émission d’une facture adaptée. Lorsqu’un acompte est versé pour un projet ou un contrat, une facture d’acompte est d’abord émise. À la fin de la prestation, il faut une nouvelle facture pour solder le reste du montant dû : c’est la facture de solde. C’est quoi une facture de solde ? À quel moment faut-il l’émettre et quelles informations doit-elle contenir ?
Qu’est-ce qu’une facture de solde ?
La facture de solde est une facture émise à la fin d’une prestation de service ou à la fin de la livraison d’une marchandise, lorsque le client a versé un ou plusieurs acomptes au préalable. On l’appelle également facture finale ou facture définitive. La date d’échéance d’une facture de solde est similaire aux délais de paiement des factures classiques.
Pourquoi émettre une facture de solde ?
La facture de solde est un document comptable qui marque la fin de l’exécution d’un contrat ou d’une prestation. Elle récapitule l’ensemble des informations portant sur la transaction : le détail des prestations effectuées, les paiements déjà effectués et le montant encore dû. Pour le commerçant ou le prestataire de services, elle permet de réclamer le paiement du solde dû. Elle est aussi indispensable pour tenir une comptabilité claire et suivre les encaissements. Pour le client, elle lui permet de s’assurer que les prestations ont bien été réalisées conformément au devis initial, que les acomptes ont été pris en compte, et qu’il ne paie que ce qui est réellement dû.
Quand faut-il émettre une facture de solde ?
Généralement, une facture de solde intervient lorsque tout est terminé et que les conditions prévues ont été respectées. Selon le cas, il peut être émis à la fin d’un projet ou d’une prestation, en cas de paiements échelonnés ou même à la clôture d’un contrat ou d’un engagement. Découvrez comment payer une facture (en savoir plus ici).
À la fin d’un projet ou d’une prestation
Lorsque la facturation est réalisée en deux temps (acompte puis solde), la facture de solde est émise une fois que le projet est achevé ou que la prestation de service a été pleinement réalisée. Elle finalise la transaction et atteste que l’ensemble du travail a été accompli conformément au devis ou au contrat établi.
En cas de paiements échelonnés
Pour des projets de longue durée ou des prestations importantes, les paiements sont souvent fractionnés sur plusieurs échéances. Ainsi donc, des factures intermédiaires sont émises à des étapes précises du projet. La facture de solde intervient alors à la fin du projet, lorsque le dernier paiement devient exigible.
À la clôture d’un contrat ou d’un engagement
Certains contrats incluent des clauses spécifiques sur la facturation du solde, notamment dans le cadre d’engagements à long terme ou d’abonnements. Lorsque le contrat arrive à son terme, la facture de solde est émise pour couvrir les derniers frais dus, afin d’assurer une régularisation complète avant la fin de la relation contractuelle.
Quelles informations doit contenir une facture de solde ?
Comme toute facture, la facture de solde doit respecter les obligations légales en vigueur. Une erreur ou un oubli pourrait entraîner des litiges ou un rejet lors d’un contrôle fiscal.
Les mentions obligatoires et éléments légaux
Une facture de solde est un document comptable officiel. Elle doit donc comporter les mentions légales obligatoires, comme n’importe quelle autre facture. Voici les éléments essentiels à faire figurer :
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de facture, unique et basé sur une séquence chronologique
- Les coordonnées complètes du vendeur (raison sociale, adresse, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, forme juridique, capital social)
- Les coordonnées du client (nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire si applicable)
- La désignation précise des biens ou services fournis
- La quantité, le prix unitaire HT, les remises éventuelles
- Le montant total HT, la TVA appliquée et le montant TTC
- La mention « facture de solde » car une ou plusieurs factures d’acompte ont déjà été émises
- La date d’échéance de paiement
- Les pénalités en cas de retard de paiement
Les acomptes ou paiements partiels déjà effectués
Puisque la facture de solde intervient après un ou plusieurs règlements partiels, elle doit donc faire état du montant total initial de la prestation ou du contrat. Mais aussi du ou des acompte(s) déjà facturé(s) et réglé(s), avec référence aux numéros de factures concernées. Et enfin le solde restant dû, correspondant au montant final exigible.
Les modalités de paiement
La facture de solde doit également indiquer les conditions et moyens de paiement attendus. Il s’agit entre autres du mode de règlement accepté (virement bancaire, chèque, carte, espèces dans la limite autorisée), des coordonnées bancaires (RIB, IBAN ou BIC) si un virement est demandé, et le délai de paiement accordé. Par ailleurs, il est recommandé d’ajouter une mention claire en bas de la facture du type : « Cette facture de solde clôture définitivement la facturation liée au devis n°XXXX. »
Quels sont les cas spécifiques liés aux factures de solde ?
Si les règles générales de la facture de solde s’appliquent à la majorité des transactions, certaines situations professionnelles exigent des précautions supplémentaires. C’est notamment le cas pour les marchés publics, les freelances et les micro-entrepreneurs.
Dans les marchés publics
Dans les marchés publics, la facturation est soumise à des règles strictes encadrées par le Code de la commande publique. La facture de solde est attendue à la fin de l’exécution du marché, après la validation complète des prestations livrées. Voici les points qu’il faut respecter :
- Elle doit être envoyée via Chorus Pro, la plateforme de facturation électronique pour les contrats publics.
- Elle doit mentionner le numéro du marché et les bons de commande associés.
- Elle ne peut être émise qu’après la validation officielle des prestations (procès-verbal de réception).
- Tous les acomptes précédents doivent être listés, avec les références des factures.
Dans le cadre des freelances ou micro-entrepreneurs
Les freelances, auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs doivent également émettre une facture de solde lorsqu’ils facturent en plusieurs fois. Cependant, quelques particularités s’appliquent :
- Mention obligatoire du statut sur la facture : « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si le freelance est en franchise de TVA.
- Il faut indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture de solde, pour éviter toute confusion avec une nouvelle prestation.
- Les acomptes précédents doivent être listés avec leurs montants et dates.
- Les règles de numérotation et de conservation sont les mêmes que pour une entreprise classique.