Les devis jouent un rôle clé dans les relations professionnelles, qu’il s’agisse d’entreprises, d’entrepreneurs indépendants… Ces documents commerciaux permettent de clarifier les termes d’un accord. Ils s’avèrent donc indispensables pour éviter d’éventuels litiges. Mais que dit la loi à ce sujet, notamment à partir de quel montant le devis devient obligatoire ? Dans cet article, nous allons explorer les mentions obligatoires que doit comporter un devis, pourquoi elles sont importantes et quelles sont les particularités selon les secteurs d’activité.
Pourquoi un devis est-il indispensable dans une relation professionnelle ?
Le devis fait partie des outils indispensables pour une entreprise. Mais quel est l’objectif réel de ce document et pourquoi il a son importance dans une relation professionnelle ?
Fonction commerciale
À l’instar de la facture, ce document est avant tout un outil commercial. La différence entre un devis et une facture réside dans le fait que le premier donne une estimation des coûts liés à un produit ou un service. Autrement dit, le devis présente une offre en détail, ce qui, éventuellement, aide le client à comparer différentes propositions sur le marché. Bien rédiger un devis vous donne donc un réel avantage concurrentiel dans la mesure où cela vous permet de mettre en avant votre service.
Fonction juridique
Le devis acquiert également une valeur juridique lorsqu’il est signé par le client. Dans ce cas, le document apporte une dimension formelle à l’accord entre les deux parties. Il constitue alors une preuve valable en cas de litige. Cela signifie qu’un devis rédigé en bonne et due forme offre une protection légale en définissant clairement les droits et obligations de chacun.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur un devis entre professionnels ?
Vous vous demandez comment faire un devis en bonne et due forme ? Vous devez tout d’abord connaître les mentions obligatoires que le document doit contenir.
L’identité des parties
Parmi les informations que le devis doit recueillir, il y a l’identité des parties concernées. Voici les renseignements qu’il faut impérativement inscrire sur ce document : nom et raison sociale de l’entreprise, adresse de l’entreprise, numéro de SIRET et numéro SIREN, nom et raison sociale du client si c’est une entreprise…
La date d’émission du devis
La date d’émission doit également figurer sur le devis. Elle situe le document dans le temps, ce qui aide à faciliter la gestion des délais de validité. De plus, cette information a son importance pour les archives et garantit la traçabilité du devis.
La description détaillée des prestations et/ou produits
En dehors des informations sur les parties concernées et la date de livraison, les informations détaillées sur les services et les produits ont également leur place dans un devis. Grâce à cette section, le client en saura davantage sur la prestation ou le produit qu’il envisage d’acheter.
Le prix unitaire HT et TTC
Pour plus de transparence, les prix hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) doivent aussi être indiqués dans le devis. Ces chiffres aident le client à comprendre en détail les coûts et à calculer le montant final à débourser pour le produit ou le service.
Les éventuels frais annexes
N’oubliez pas d’inclure dans le devis les frais additionnels comme les coûts de matériel et les frais de déplacement. Ainsi, vous épargnez aux clients les mauvaises surprises causées par des dépenses imprévues.
La date de réalisation et/ou livraison
Il est indispensable de préciser les délais de livraison ou de réalisation dans un devis. Ces informations servent à gérer les attentes des clients tout en facilitant la planification des activités. Communiquer ces renseignements constitue un gage de transparence et renforce donc la confiance entre le prestataire et le client.
Les conditions de paiement
Pour garantir la clarté et la sécurité des transactions financières entre les parties, il est primordial d’énoncer explicitement les modalités de paiement. Vous devez alors consigner dans le devis les échéances ainsi que les moyens de paiement acceptés.
La durée de validité du devis
Déterminer la durée de validité du devis demeure essentiel. Cette mention permet aux clients de savoir combien de temps ils disposent pour accepter l’offre avant que les conditions ne changent. Habituellement, un devis reste valide pendant trois mois, mais cette durée peut varier en fonction des secteurs et des conditions propres à l’entreprise. Certains prestataires peuvent opter pour une validité plus courte, comme un mois, afin de garantir des prix à jour. D’autres préfèrent offrir une validité plus longue pour les projets à long terme.
Cette précision sert à éviter les confusions et malentendus. Si le client accepte le devis après l’expiration de cette période, le prestataire peut refuser l’offre ou proposer un nouveau devis avec des conditions mises à jour. Cette pratique protège le prestataire contre les fluctuations des coûts des matériaux, les variations de main-d’œuvre et d’autres facteurs économiques pouvant impacter la rentabilité du projet.
Les mentions légales spécifiques
Certaines mentions légales s’imposent sur un devis, en fonction du secteur d’activité et des obligations réglementaires. Par exemple, l’assurance responsabilité civile professionnelle protège le prestataire et le client en cas de dommages ou de litiges. Il convient également d’inclure des informations telles que les certifications professionnelles, les licences d’exploitation et les normes de sécurité spécifiques à chaque domaine. Ces mentions renforcent la transparence et la confiance entre les parties, tout en garantissant le respect des régulations en vigueur. En les ajoutant au devis, le prestataire affiche son professionnalisme et son engagement à fournir des services conformes aux standards légaux et éthiques.
Quelles sont les particularités selon les secteurs d’activité ?
Le devis et les mentions qu’il contient dépendent également du domaine d’activité de votre entreprise. Voici ses particularités en fonction du secteur.
Secteur des services numériques
Dans le domaine du métier du digital et des services du numérique, le devis doit comporter des informations spécifiques afin de garantir la transparence et la conformité légale. Des informations détaillées liées à la nature de l’activité doivent être mentionnées. Pour une prestation de développement web, par exemple, il est indispensable d’indiquer dans le devis les fonctionnalités à développer ou encore le coût horaire et forfaitaire.
Secteur du conseil ou de la formation
Les qualifications des intervenants et les modalités de réalisation doivent figurer sur le devis d’une entreprise du secteur du conseil et de la formation. Il en va de même du programme détaillé, les objectifs de la formation, des dates et lieux des sessions et des méthodes pédagogiques utilisées.
Secteur de la construction
Les devis dans le secteur de la construction présentent également plusieurs particularités. Mis à part la description des travaux à réaliser, les matériaux utilisés ou encore les délais d’exécution, le document doit également mentionner les garanties offertes par l’entreprise, pour ne citer que l’assurance décennale.