La facturation électronique devient une obligation pour les entreprises en France. Cela marque une étape clé dans la modernisation des échanges B2B. Dans ce contexte, la PDP joue un rôle central. Ces plateformes validées par l’administration fiscale assurent la transmission, la réception et l’archivage des pièces comptables.
Qu’est-ce qu’une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ?
Une PDP est une solution certifiée par la direction fiscale française, dont la définition est approuvée par les autorités fiscales. Elle garantit la conformité des transactions avec les normes et préserve l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures. Avec le changement, la facturation électronique devient obligatoire, elle est essentielle dans les 4 étapes du processus de facturation client.
Quel est le rôle des PDP ?
Les PDP assurent plusieurs fonctions clés :
- Diffusion : elles envoient les factures électroniques aux destinataires appropriés, qu’il s’agisse d’autres entreprises ou de l’administration fiscale.
- Réception : elles obtiennent les factures électroniques des fournisseurs et les intègrent dans le logiciel de la société.
- Conversion des formats : elles transforment les factures dans des formats standardisés, facilitant ainsi l’interopérabilité entre différents systèmes.
- Contrôles de légitimité : elles vérifient que les factures respectent les normes en vigueur.
- Archivage sécurisé : elles protègent le stockage des factures pendant la durée légale requise.
Pourquoi passer par une PDP ?
Opter pour une PDP aide les compagnies à conserver leur conformité aux nouvelles règles. En effet, ces plateformes garantissent que les procédures de facturation suivent les exigences réglementaires. Elles automatisent également les échanges, limitant alors les erreurs manuelles et accélérant le traitement des factures. Cette optimisation améliore la gestion de la trésorerie et simplifie le travail du comptable.
En plus de ces avantages opérationnels, les PDP renforcent la préservation des données. Elles protègent les renseignements sensibles grâce à des certifications strictes. Elles assurent une interopérabilité entre les différents systèmes d’information. Cela facilite les transactions entre entreprises, clients et fournisseurs. Certaines compagnies utilisent aussi un logiciel de facturation open source en complément de leur plateforme.
Comparatif : Quelques exemples de PDP sur le marché
Il existe plusieurs PDP immatriculées par l’administration fiscale. Voici un tableau comparatif de quelques-unes d’entre elles. Il est à noter que la PDP facture électronique liste complète, se trouve sur le site officiel de la direction générale des Finances publiques (DGFiP).
| Nom de la PDP | Services proposés | Secteurs cibles | Tarification |
| Cegid | Gestion de la facturation électronique, conformité fiscale, archivage sécurisé | PME et grandes entreprises | Sur devis |
| B2Brouter | Transmission et réception de factures électroniques, conversion de formats, e-reporting | TPE, PME | Abonnement mensuel |
| EDICOM | Solutions globales de facturation électronique, intégration ERP, conformité internationale | Grandes entreprises | Sur devis |
| Axway Software | Plateforme d’intégration B2B, gestion des API, conformité réglementaire | Entreprises de toutes tailles | Sur devis |
| Agicap | Gestion de trésorerie, prévisions financières, intégration comptable | PME | Abonnement mensuel |
Quels sont les critères clés pour choisir sa plateforme de PDP ?
La décision ne doit rien laisser au hasard et doit répondre à des normes essentielles adaptées aux besoins de votre entreprise.
La conformité avec les normes fiscales et juridiques
Avant de choisir une plateforme, vous devez vérifier que la PDP est immatriculée par l’administration fiscale française. Elle doit respecter les obligations légales en matière de facturation électronique. La certification ISO/IEC 27001 et la qualification SecNum Cloud de l’ANSSI sont des indicateurs de conformité et de sécurité.
Les fonctionnalités proposées
Vous devez ensuite tester les fonctionnalités offertes par la PDP, telles que :
- La gestion des statuts de traitement des factures,
- La conversion des formats,
- L’archivage sécurisé,
- L’interopérabilité avec vos systèmes existants.
Certaines plateformes proposent aussi des services à valeur ajoutée, dont la gestion des paiements ou des outils d’analyse financière. La sélection ne doit pas être prise à la légère.
Le coût et la tarification
Il est important de vérifier le modèle de tarification de la PDP, qu’il s’agisse d’un abonnement, d’un coût par facture ou de frais d’installation. Une structure tarifaire transparente et adaptée à la taille de l’entreprise facilite la gestion.
La présence ou non d’un support client
Un support client réactif et compétent est crucial afin d’accompagner votre société dans la mise en place et l’utilisation de la PDP. Il faut alors vérifier les canaux de communication accessibles (téléphone, email, chat).
La sécurité des données
Les factures électroniques contiennent des informations sensibles. Elles doivent être préservées contre toute fuite, perte ou altération. En vue de garantir un niveau de protection optimal, plusieurs éléments doivent être pris en compte :
- Chiffrement des données,
- Hébergement sécurisé,
- Gestion des accès et authentification,
- Sauvegardes et plans de reprise d’activité (PRA/PCA),
- Conformité RGPD.
Les 4 étapes pour mettre en place une PDP dans votre organisation
L’intégration d’une PDP demande une approche méthodique. Plusieurs étapes clés aident à structurer cette mise en place et à assurer son bon déroulement.
Analyser les besoins
Avant de choisir une PDP, il est indispensable de réaliser un audit interne. De la sorte, vous arriverez à bien cerner les besoins de l’entreprise. Cette phase d’analyse permet de :
- Identifier les volumes de facturation et les formats de fichiers utilisés.
- Évaluer les exigences légales et fiscales spécifiques à votre secteur d’activité.
- Recenser les logiciels de gestion (ERP, CRM, outils comptables) nécessitant une interconnexion avec la PDP.
- Définir les objectifs stratégiques
Une fois ces éléments clarifiés, il devient plus simple de sélectionner une PDP adaptée aux contraintes et aux attentes de la compagnie.
Consulter des PDP certifiées
L’étape suivante consiste à comparer les PDP agréées par l’administration fiscale. La conformité avec les réglementations en vigueur est un point important. La compatibilité avec les systèmes existants de la compagnie est également primordiale. Cela évite des problèmes d’intégration. Le niveau de sécurité et de protection des données ne doit pas être négligé, surtout pour les entreprises manipulant des informations sensibles.
Le coût des services et la transparence des prix sont aussi des éléments déterminants. Une grille tarifaire claire prévient les mauvaises surprises et anticipe les dépenses. Au-delà des fonctionnalités de base, certaines options supplémentaires peuvent faire la différence. Vous avez par exemple l’assistance technique, les outils de reporting avancé ou encore la gestion des paiements. Pour affiner votre choix, vous pouvez demander des démonstrations ou recueillir les avis d’autres utilisateurs ayant déjà adopté la plateforme.
Phase de test et migration
Avant de déployer une PDP à grande échelle, il est conseillé de réaliser une phase de test. Vous pouvez :
- Effectuer des tests sur un échantillon de factures.
- Identifier les éventuels ajustements techniques nécessaires.
- Mettre en place un plan de migration progressif
Une fois les tests validés, la migration complète peut être effectuée. Mais il faut toujours bien coordonner les équipes concernées.
Former les équipes
L’adoption d’une PDP facture électronique implique un changement dans les processus internes. Vous devez orienter les collaborateurs avec un programme de formation adapté :
- Désignation de référents capables d’accompagner les équipes et de remonter les éventuelles difficultés.
- Sensibilisation aux obligations légales et fiscales.
- Apprentissage des nouvelles fonctionnalités offertes par la PDP.
- Mise en place de guides d’utilisation et de sessions de support pour répondre aux questions.