Fini le temps où les hôtels étaient la seule option pour les professionnels en déplacement ! Aujourd’hui, de nouvelles plateformes de réservation de logements comme Airbnb bousculent le marché en proposant des alternatives d’hébergement plus flexibles et économiques. Quels sont les avantages d’opter pour les services d’Airbnb ? Peut-on se faire rembourser sa facture de notes de frais Airbnb ? Et si oui, sous quelles conditions ?
Pourquoi réserver un AirBnB pour un déplacement professionnel ?
Un voyage d’affaires implique souvent un budget important pour l’hébergement temporaire de l’employé sur son lieu de destination. Heureusement, avec l’arrivée de l’offre d’AirBnB, les entreprises peuvent réserver un logement pour leurs équipes au meilleur prix. Au-delà de l’aspect économique, les locations via cet intermédiaire constituent une option souple et conviviale qui permet de répondre aux besoins de chacun.
Élargir les options d’hébergement pour vos collaborateurs
En plus des locations entre particuliers, la plateforme Airbnb s’adresse désormais à une clientèle BtoB. Elle propose des logements diversifiés souvent absents dans les établissements hôteliers traditionnels, notamment : des appartements entièrement équipés, des espaces de coworking, des résidences avec services…
Cette flexibilité permet aux entreprises de trouver des solutions sur mesure pour les déplacements de leurs employés. Qu’il s’agisse d’un studio pour un voyage d’affaires en solitaire ou d’une grande maison pour un séminaire d’équipe, chacun y trouvera son compte. De plus, les logements Airbnb sont généralement situés en plein cœur des quartiers et des villes. Les collaborateurs peuvent ainsi s’immerger dans la culture locale et profiter de leur temps libre, en dehors des heures de travail, pour faire un peu de tourisme.
Pouvoir réserver des logements pour un groupe
Lorsque vous planifiez un déplacement d’affaires avec plusieurs salariés, trouver un hébergement adapté peut s’avérer complexe et coûteux. Mais pas de panique ! La plateforme offre de nombreux avantages pour les voyages en groupe.
- Gîtes spacieux et conviviaux : Dites adieu aux chambres d’hôtel exiguës ! Airbnb propose une large sélection d’appartements, de maisons et de villas spacieuses, parfaitement adaptées aux groupes. Vos collaborateurs pourront ainsi profiter d’un espace commun pour se détendre, travailler ensemble ou partager des repas.
- Économies et flexibilité : Louer un logement Airbnb pour un groupe permet souvent de réaliser des économies considérables par rapport à la réservation de plusieurs chambres d’hôtel. De plus, la plateforme offre une grande flexibilité en matière de dates d’arrivée et de départ, ce qui est pratique pour les voyages d’affaires dont les plans peuvent évoluer.
Comment récupérer une facture sur Airbnb ?
Vous avez plusieurs options pour obtenir une facture de votre séjour.
Indiquer le numéro de TVA sur son profil
- Connectez-vous à votre compte Airbnb sur un ordinateur.
- Accédez à la section « Mes voyages » et sélectionnez le séjour concerné.
- Cliquez sur « Voir les factures », puis sur « Facture voyageur ».
Cette facture détaille les frais de service (frais de service et taxe de séjour) et le taux de la TVA applicable.
Demander une facture du loyer à l’hôte
N’oubliez pas que Airbnb est une plateforme de mise en relation et que c’est l’hôte qui est responsable de vous fournir une facture du loyer. Contactez votre hôte et demandez-lui une facture indiquant : le montant du loyer, la taxe sur la valeur ajoutée applicable (10%), les éventuels services supplémentaires avec leur TVA respective (petit-déjeuner, mésange, blanchisserie, parking…).
Vérifier qu’elle comporte les mentions obligatoires
Assurez-vous que la facture comporte toutes les mentions obligatoires suivantes :
- la date d’émission ;
- le numéro de facture ;
- la date du séjour ;
- les informations du voyageur (nom, adresse, téléphone, etc.) et de l’hôte (nom, siège, SIREN, etc.) ;
- le numéro de réservation ;
- la référence TVA (si applicable) ;
- le détail des prestations : loyer, services et extras ;
- le montant HT, la TVA et le TTC pour chaque prestation.
Le cas échéant, la mention « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » si l’hôte n’est pas assujetti à la TVA.
Bon à savoir : Insistez auprès de votre hôte pour obtenir une facture conforme, car elle vous sera utile pour vos démarches administratives ou de remboursement. Aussi, conservez toutes vos factures : note de frais d’hôtel, note de frais de ménage, note de frais de restaurant… En cas de problème pour obtenir une facture de votre hôte, contactez le service client d’Airbnb.
Peut-on se faire rembourser sa facture de notes de frais Airbnb ?
Oui, il est tout à fait possible de se faire rembourser sa facture de notes de frais Airbnb. La plateforme propose plusieurs solutions :
- Un compte « entreprise » avec des fonctionnalités dédiées telles que la gestion des réservations et des factures et l’accès à des rapports personnalisés. Vous avez la possibilité de connecter le compte à un outil de gestion des notes de frais existant.
- Un portail sécurisé permettant de consulter et de télécharger les factures, les reçus et les relevés de dépenses à tout moment.
- Une intégration avec les outils de validation des dépenses professionnelles pour un suivi transparent des remboursements.
Quelles sont les conditions pour bénéficier du remboursement des frais ?
Pour qu’une facture de notes de frais Airbnb soit remboursée, plusieurs conditions doivent être remplies :
Le déplacement doit être lié à une activité professionnelle
Le voyage d’affaires peut inclure des missions telles que : négocier un contrat, visiter un fournisseur ou un client, participer à une formation ou à une conférence, assister à un salon BtoB…
Respecter une certaine distance domicile-bureau
Les frais d’hébergement ne sont remboursables que si le lieu de travail habituel du salarié est situé à plus de 50 km de son habitation temporaire. Cette règle a pour objectif de restreindre l’utilisation d’Airbnb pour les voyages de courte distance. Ainsi, si un employé peut facilement se rendre au siège de l’entreprise depuis son domicile, il devra faire ce trajet quotidiennement plutôt que de louer un logement via Airbnb. Sinon, les différents frais de déplacement professionnels ne seront pas remboursés.
Attention aux logements proches du local professionnel
Les frais d’hébergement ne seront généralement pas remboursés si le lieu où l’employé travaille habituellement est accessible en moins de 90 minutes en transports en commun. Il est recommandé de lire attentivement la politique d’annulation de l’hôte avant la réservation. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter votre hôte pour lui poser des questions sur sa politique de remboursement. En résumé, pour être remboursées, les notes de frais Airbnb doivent correspondre à un voyage d’affaires justifié et dont le coût respecte les plafonds fixés par l’URSSAF. N’oubliez pas de conserver tous les justificatifs nécessaires.