Les frais de déplacement représentent une part conséquente des dépenses professionnelles. Ils comprennent les frais relatifs aux déplacements dont le transport et l’hébergement, la nourriture ainsi que les indemnités kilométriques. Dans cet article, on vous dit ce qu’il y a à savoir sur les frais de déplacement professionnel. Comment sont-ils calculés ? Qu’en est-il des remboursements ? Quelles sont les dépenses concernées ?
Frais de déplacement : définition
Les dépenses engagées par un salarié et liées aux déplacements professionnels dans l’intérêt de l’entreprise sont considérées comme des frais de déplacement. Ces derniers sont divisés en deux catégories :
- Les grands déplacements, à l’instar d’un voyage de plusieurs jours, voire plusieurs semaines dans une destination étrangère.
- Les petits déplacements, à l’exemple d’une mission de courte durée réalisée dans une ville ou un département proche.
Quelles dépenses entrent dans les frais de déplacement ?
Toutes les dépenses réalisées par le salarié lors de sa mission ne sont pas considérées comme des frais de déplacement. Vous n’allez quand même pas mettre sur le compte de votre entreprise l’achat de souvenirs lors d’une mission à l’étranger ! Les frais de déplacement regroupent les charges suivantes :
- Les frais de transport : il s’agit des frais de billets d’avion ou de train, le taxi ou encore le péage.
- Les frais de nourriture : ces sont les dépenses engagées par le salarié pour se nourrir lors de son déplacement professionnel. Dans certains cas, l’entreprise fournit des titres restaurant.
- Les frais d’hébergement : il s’agit des frais de nuitées d’hôtel ou de la location de camping ou autres types d’hébergement. Il est possible que l’entreprise réserve un logement à l’avance lors du déplacement d’un salarié.
- Les indemnités kilométriques : les frais relatifs à l’usage du véhicule personnel du salarié dans le cadre de son travail peuvent aussi être remboursés. Ces frais vont être calculés en fonction d’un barème kilométrique qui prend en charge le nombre de kilomètres parcouru et la puissance fiscale de la voiture.
Comment sont remboursés les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement peuvent être remboursés de deux manières différentes.
La première option est le remboursement au forfait. Ici, l’entreprise alloue aux salariés une somme précise dont le montant est défini par l’URSSAF. Bien que cet argent serve, en principe, à financer ses déplacements, le salarié peut l’utiliser à sa guise. Cette alternative se démarque par sa simplicité. L’employé n’a pas à fournir de justificatifs et aucune formalité interne complexe n’est requise. De plus, l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité sur les dépenses liées au déplacement de ses salariés.
Avec le remboursement au réel, l’employeur restitue les dépenses qui sont véritablement engagées par son salarié. Celui-ci doit donc présenter une note de frais accompagnée de justificatifs. Il faut donc que l’employé puise dans sa trésorerie pour payer les frais. Le remboursement se fera ultérieurement. Cette option implique une gestion administrative plus compliquée que le remboursement forfaitaire.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Pour calculer les frais de déplacement d’un salarié, il faut faire la distinction entre les différents types de dépenses. La méthode de calcul varie en fonction de la nature des frais.
Les frais d’hébergement et de repas
Les frais d’hébergement et de repas font l’objet d’un remboursement forfaitaire. Leur calcul reposera sur le type de déplacement. Pour les petits déplacements, les frais de repas au restaurant s’élèvent à 20,70€. Si le salarié ne prend pas son repas dans un restaurant, ces frais seront de 10,10€.
Pour les grands déplacements, pendant les 3 premiers mois, chaque repas coûtera 20,70€. Les frais d’hébergement dans Paris et sa banlieue s’élèvent à 74,30€, et 55,10€ dans un autre département.
Entre 3 mois et 24 mois, le repas coûtera 17,60€ tandis que les frais d’hébergement dans Paris et sa banlieue seront de 63,20€, et 46,80€ pour un hébergement dans un autre département.
Les frais de stationnement
Ce sont les frais supportés par le salarié pour garer sa voiture lors de son déplacement professionnel. En général, ces charges font l’objet d’un remboursement aux frais réels. Il faut donc fournir des justificatifs à son employeur. Il a également l’obligation de prouver qu’il n’y avait aucune place de stationnement gratuite dans la zone. Le salarié peut aussi avancer le motif selon lequel le parking gratuit disponible n’était pas sécurisé.
Les frais de transport
Il s’agit du montant dépensé par le salarié pour le transport durant son déplacement professionnel (taxi, billet d’avion ou de train, etc.). Ces frais sont calculés selon les justificatifs présentés par l’employé. En effet, ils sont souvent remboursés aux frais réel.
Les indemnités kilométriques
On appelle indemnité kilométrique les remboursements d’une part des dépenses relatives à l’usage du véhicule personnel du salarié dans le cadre de son travail. Vous vous demandez comment calculer les frais kilométriques ? Il y a un barème kilométrique précis qui tient compte de la distance parcourue et de la puissance fiscale de votre auto.
Barème kilométrique applicable aux automobiles
Voici des détails sur le barème kilométrique qui s’applique aux véhicules :
| Puissance fiscale du véhicule | Distance qui ne dépasse pas les 5 000 km | Distance allant de 5 001 à 20 000 km | Distance qui dépasse les 20 000 km |
| 3 CV ou moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1061 | d x 0,369 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | D x 0,408 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,365) + 1391 | D x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1457 | D x 0,448 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1512 | D x 0,470 |
« d » : distance ou nombre de kilomètres parcourus par le véhicule.
Barème kilométrique applicable aux motos
Voici le barème kilométrique pour les motos et scooters de plus de 50 cm3.
| Puissance fiscale | Distance qui ne dépasse pas les 3 000 km | Distance allant de 3 001 à 6 000 km | Distance qui dépasse les 6 000 km |
| 1 à 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 890 | d x 0,247 |
| 3 à 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1158 | d x 0,275 |
| 6 CV et plus | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1583 | d x 0,343 |
Ci-dessous le barème kilométrique qui s’applique pour les scooters et vélomoteurs de moins de 50 cm³.
| Distance qui ne dépasse pas les 3 000 km | Distance allant de 3 001 à 6 000 km | Distance qui dépasse les 6 000 km |
| d x 0,315 | (d x 0,079) + 483 | D x 0,171 |
Comment bien gérer les frais de déplacement des salariés ?
La gestion des frais de déplacement des salariés prend du temps ! Elle se révèle également particulièrement fastidieuse ! Pour faciliter la tâche, vous pouvez utiliser un outil spécifique. Un logiciel de note de frais en open source constitue la solution idéale. Il s’agit d’un programme pratique qui simplifie la gestion des frais de déplacement des salariés. Les avantages qui découlent de l’usage de cet outil sont nombreux. Ce logiciel vous permet, par exemple, de gagner du temps. De plus, il limite les erreurs ainsi que les litiges et les fraudes relatifs aux frais de déplacement.