De plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation de leur système de gestion. À part le recours à des logiciels spécifiques, les systèmes de paiements sont aussi modernisés. Cela se reflète surtout par l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise. Alors, c’est quoi concrètement une carte bancaire virtuelle ? Et comment ça marche ?
C’est quoi une carte bancaire virtuelle ?
Une carte bancaire virtuelle est tout simplement une carte dématérialisée. Elle possède les mêmes caractéristiques d’une carte bancaire classique Son principal point de différence est qu’elle ne possède pas un caractère physique, mais elle possède un numéro, une date d’expiration et présente un code de sécurité.
Cette carte bancaire virtuelle est une sorte de carte corporate, que les chefs d’entreprise ou les collaborateurs utilisent pour leurs dépenses professionnelles : paiement en ligne des achats de matériels, paiement sans contact dans des magasins physiques, paiements lors des voyages d’affaires, règlement des abonnements aux services en ligne…
La mise en place d’une carte de crédit virtuelle n’est pas difficile. En effet, pour l’obtenir, il suffit de :
- Avoir un compte bancaire et se connecter à ce dernier via un appareil mobile.
- Accéder à la section client dédiée aux cartes bancaires et chercher l’option « carte virtuelle ».
- Passer à la personnalisation de la carte en définissant principalement le plafond des dépenses, la durée de validité, ou encore les types de fournisseurs et d’achats concernés.
- Activer la carte de crédit virtuelle.
Carte virtuelle et carte prépayée : quelles différences ?
Il ne faut pas confondre une carte prépayée entreprise avec une carte virtuelle professionnelle. Bien que toutes les deux servent à réaliser des achats express, sans avoir à effectuer la procédure longue et difficile des services comptables, elles ne sont pas les mêmes.
- La carte prépayée professionnelle est chargée d’un montant spécifique avant son utilisation. Elle n’est pas directement liée à un compte bancaire, ce qui offre un contrôle complet des dépenses. La carte virtuelle, quant à elle, est liée à un compte bancaire existant.
- La carte prépayée entreprise est moins sécurisée qu’une carte virtuelle. De plus, en cas de perte, le montant qui y était chargé n’est généralement pas récupérable. De même, la carte propose des numéros temporaires pour chaque transaction. Cela réduit ainsi les risques de fraude.
Enfin, la carte bancaire prépayée a besoin d’être rechargée constamment. Cette fonctionnalité entraîne souvent des coûts plus élevés. De plus, elle peut être une carte bancaire plafonnée, ce qui n’offre pas toujours une flexibilité à son utilisateur. Néanmoins, cette option facilite le contrôle budgétaire d’une entreprise.
Quels sont les avantages d’une carte bancaire virtuelle ?
La carte bancaire virtuelle offre avant tout une solution pour un gain de temps considérable. Elle peut se créer très rapidement, généralement en se connectant à l’application de la banque. Son utilisation est la plupart du temps gratuite. Ensuite, elle peut être créditée en seulement quelques clics. Enfin, elle simplifie la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
La sécurité des transactions est aussi l’un des principaux avantages de cette carte virtuelle :
- Les risques de fraudes et de fuites d’informations sont réduits
- Les coordonnées bancaires sont protégées
- Les vols sont presque impossibles en raison du changement fréquent du numéro pour chaque transaction
- Les risques de perte sont faibles, d’autant plus que la carte peut être momentanément suspendue
- La carte virtuelle peut être à usage unique
Par ailleurs, la gestion de la trésorerie aide à une meilleure gestion des dépenses de l’entreprise :
- Les flux financiers sont facilement traçables
- Les budgets peuvent être fixés selon la convenance de l’entreprise : hebdomadairement, mensuellement ou quotidiennement
- Les dépenses sont contrôlées de sorte à ne pas dépasser le plafond autorisé par les caisses de l’entreprise
Enfin, l’un des principaux avantages de ce type de carte est le paiement en ligne : il peut se faire dès l’ouverture du compte. Il permet aussi de générer des paiements à l’échelle internationale.
Quelles en sont les limites ?
Malgré les avantages que la carte virtuelle présente, elle a aussi des limites :
- Le plafond : En principe, afin d’éviter les dépenses inutiles, les employeurs définissent un plafond pour leurs cartes virtuelles. Ce plafond, toutefois, varie en fonction des besoins de l’entreprise, de son chiffre d’affaires et des types de dépenses effectués.
- La durée de validité de la carte bancaire virtuelle est limitée (quelques mois), ce qui demande une vérification et un renouvellement régulier. Certes, cela vise à sécuriser votre compte et réduire les risques de fraude. Mais cette option peut aussi demander une démarche régulière à ne pas oublier.
- Les types d’achat peuvent restreindre l’efficacité de la carte virtuelle, surtout auprès de fournisseurs spécifiques.
- La zone géographique peut également être un frein quant à son utilisation, notamment à cause des paramètres de la banque.
- Elle n’est pas totalement globalisée, ce qui fait que certains commerçants refusent leur utilisation.
Quels types de paiements peut-on effectuer avec une carte virtuelle ?
Plusieurs types de paiement peuvent se faire à l’aide d’une carte virtuelle entreprise. Pour les paiements en ligne, par exemple, les plus fréquents sont les suivants :
- Achats de biens et de services auprès des sites marchands
- Réservation de billet d’avion, d’hôtels, de restaurant ou encore de prestations de voyage,
- Règlement des factures fournisseurs en ligne
- Paiement des divers frais et abonnements en lien avec les activités de l’entreprise
- Transfert d’argent vers d’autres comptes de manière simple et sécurisé
À part les paiements en ligne, la carte virtuelle est aussi acceptée dans certains magasins physiques :
- Paiement sans contact, ce qui accélère le règlement du fournisseur. C’est aussi une manière de simplifier les processus de facturation
- Achat de biens et de service par le biais d’un code QR fourni par le vendeur
Dans quels cas un salarié ne pourra pas utiliser une carte bancaire virtuelle ?
Les règles d’utilisation d’une carte bancaire virtuelle peuvent limier un salarié quant à son recours :
- Lorsque les paiements ne peuvent pas se faire sans contact ou sans QR code, ce qui l’oblige à utiliser une carte physique ou régler la note en liquide.
- Lorsque les sites web marchands ne sont pas sécurisés, le salarié est tenu de ne pas se servir de la carte bancaire virtuelle.
- En cas de désactivation ou de péremption de la carte, aucune utilisation n’est permise.
- Lorsque le plafond des dépenses est dépassé, le salarié doit attendre le prochain rechargement avant de pouvoir s’en servir.
- En cas de restriction faite par l’entreprise, il ne peut s’en servir. C’est notamment le cas pendant les week-end ou lors des congés.
En résumé, une carte de crédit virtuelle est pratique dans la mesure où elle accélère les processus de paiement d’une entreprise. Elle offre plus de flexibilité et une meilleure gestion de la trésorerie. Cependant, elle possède des limites, notamment en termes de disponibilité.