La carte corporate est une carte de paiement destinée aux entreprises qui facilite les transactions financières. De nombreuses sociétés en font usage pour optimiser le contrôle de leurs finances et pour simplifier la comptabilité. Vous êtes équipé d’un logiciel de note de frais, et vous souhaitez en savoir davantage sur la carte corporate ? Nous vous aidons aujourd’hui à y voir plus clair.
Qu’est-ce qu’une carte corporate ?
Comme son nom l’indique, la carte corporate est un moyen de paiement mis à disposition de vos collaborateurs pour régler leurs frais professionnels. Elle peut être virtuelle ou physique. Son principal avantage est de permettre aux collaborateurs de ne pas avancer de frais pour l’entreprise. Vous pourrez en savoir plus sur la gestion des frais professionnels dans cet article.
Elle n’est pas fondamentalement différente d’une carte business, d’une carte d’affaires ou d’une carte d’entreprise. Globalement, il ne s’agit que d’une dénomination commerciale. Toutefois, la présence de certaines fonctionnalités peut varier de l’une à l’autre. Elle est généralement associée à un compte bancaire professionnel et est destinée aux entreprises qui effectuent des transactions financières régulières. La carte corporate vous permet de vous acquitter automatiquement de l’ensemble des coûts liés à votre activité.
Comment fonctionne-t-elle ?
En tant que dirigeant, vous devez gérer la souscription de cartes d’affaire en fonction de la taille de votre entreprise. Vous êtes amené à établir les contrats nécessaires avec vos partenaires bancaires (banque traditionnelle ou banque en ligne).
L’une des spécificités de cette carte est qu’elle peut être paramétrée en fonction des besoins de votre structure. Vous pouvez notamment en faire usage pour gérer les plafonds de paiements. Vos collaborateurs sont titulaires sur la carte, mais vous conservez la main pour établir les budgets et les limites de paiement en fonction des besoins de chacun.
Quelles en sont les limites ?
La carte corporate présente certains inconvénients. D’abord, elle peut créer un double système de gestion. Rechercher les dépenses effectuées avec une carte d’affaire peut s’avérer complexe pour le service comptable. Elle est certes facile à utiliser, mais vous pouvez perdre du temps à retracer et à rapprocher les dépenses.
De même, elle nécessite une attention de tous les instants. Vous devez surveiller régulièrement le fonctionnement de la carte et vous assurez qu’elle est utilisée à bon escient. Pour ce faire, vous pouvez être amenés à mettre à jour votre politique de note de frais, à créer des règles spécifiques ou à ajuster les règles de transaction (plafonds, fournisseurs autorisés…).
Enfin, il faut savoir que la carte corporate n’est pas toujours la solution idéale. Des managers peu scrupuleux peuvent en faire usage pour une utilisation personnelle. C’est pour cette raison que vous devez renforcer vos processus de contrôle. Mais alors, comment choisir une carte bancaire professionnelle pour gérer les frais professionnels ?
Recourir à une carte corporate : quels sont les avantages en fonction de la taille de votre entreprise ?
Les besoins d’une entreprise varient en fonction de sa taille. Les cartes corporate offrent plusieurs avantages pour les différents types d’entreprises : TPE, PME, grande entreprise.
Pour une TPE
Pour une TPE, la carte corporate permet de contrôler les dépenses des employés en fixant des limites de dépense pour chaque carte. Cela permet d’éviter les dépenses excessives et les fraudes.
Elle vous aide également à effectuer des achats professionnels sans avoir à avancer les frais et à vous faire rembourser par la suite. De ce fait, la carte d’affaire simplifie la gestion des frais pour les employés et les employeurs.
Par ailleurs, cette carte permet aussi de gagner du temps sur la gestion de votre comptabilité, en ayant toutes les informations déjà saisies pour votre expert-comptable. Vous pouvez ainsi suivre les dépenses en temps réel.
Pour une PME
Pour une PME, la carte corporate offre des avantages significatifs. Elle permet de contrôler les dépenses des employés, de simplifier la gestion de trésorerie et facilite la comptabilité.
Grâce à cette carte, vous pouvez donner plus d’autonomie à vos collaborateurs et contrôler leurs dépenses en ajoutant des paramètres spécifiques pour limiter l’utilisation de la carte (plafond, nature des dépenses…).
Au-delà de tous ces avantages, elle permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la gestion des notes de frais. Cela permet d’optimiser la productivité globale de votre entreprise.
Pour une grande entreprise
Grâce au temps gagné et à la TVA récupérée sans effort, les grandes entreprises augmentent leur productivité. Elle est aussi idéale dans le cadre des déplacements professionnels à l’étranger.
Si vous êtes directeur d’une grande entreprise, la carte d’affaire peut vous aider à établir un meilleur suivi et contrôle des coûts de déplacement de vos collaborateurs. Vous serez tenu informé en temps réel de toutes les dépenses engagées via ce moyen de paiement. De cette manière, vous disposez d’une bonne maîtrise des opérations effectuées par vos salariés.
En somme, grâce à la carte corporate, vous pouvez :
- Simplifier le suivi de dépenses ainsi que leur rapprochement comptable,
- Sécuriser les transactions financières de vos salariés,
- Automatiser le processus de gestion des notes de frais,
- Diminuer le temps de gestion des frais professionnels,
- Faire des économies,
- Augmenter la productivité de vos collaborateurs.
Autrement dit, les services fournis par la carte corporate sont intégrés au système d’information de votre entreprise. Toutes les procédures de dépense classiques sont dès lors automatisées et simplifiées.