Les dépenses de votre entreprise peuvent être difficiles à gérer. Entre les repas professionnels, les déplacements d’affaires et les divers achats, votre comptabilité peut se perdre. Et si vous optiez pour un procédé spécial, plus moderne et à la portée de tous ? La carte prépayée entreprise offre une meilleure alternative pour la gestion de vos dépenses d’entreprise.
Qu’est-ce qu’une carte bancaire prépayée ?
Les cartes bancaires sont très pratiques pour effectuer des achats de diverses natures. Souvent, elles sont utilisées pour des raisons personnelles. Cependant, les entreprises développent petit à petit le concept de carte corporate business, ou carte d’affaires.
- C’est une carte de crédit spécialement dédiée aux dépenses professionnelles. Elle est émise au nom de la société.
- Elle permet au collaborateur d’acheter et régler les dépenses d’entreprise facilement.
- Elle permet à l’employeur de mettre une limite à ne pas dépasser sur les dépenses d’entreprise engagées par l’employé.
Comment fonctionne une carte virtuelle prépayée ?
Une carte bancaire prépayée à usage professionnel tend à permettre aux employés de faire des dépenses professionnelles. Elle ne demande pas une autorisation de découvert, ne possède un plafond strict qu’il est toutefois possible de modifier en temps réel. Et surtout, elle est simple d’utilisation.
Il y a cependant les cartes physiques et les cartes virtuelles. Les premières sont les plus coutumes. Elle est petite et facile à ranger dans son portefeuille, d’autant plus que la majorité de la population en utilise. La seconde, en revanche, plus nouvelle, prend petit à petit de l’ampleur. Mais qu’est-ce qu’une carte virtuelle prépayée ?
- C’est une carte bancaire présentant les mêmes avantages qu’une carte bancaire physique.
- Elle est exclusivement disponible sur téléphone.
- Elle est directement stockée dans le wallet de l’entreprise.
- Elle est chiffrée, rapide, sécurisée, facile à utiliser, et permet l’achat de produits en ligne, en magasin, ou même sans contact.
Quels sont les différents types de cartes bancaires prépayées ?
Il existe différents types de cartes bancaires prépayées. En voici les principaux :
- Carte bancaire à usage unique ou jetable, qui ne permet que des transactions limitées, voire une seule fois. Suite à cela, la carte est désactivée et ces numéros deviennent obsolètes
- Carte bancaire rechargeable, que vous pouvez utiliser pour des dépenses courantes et que vous pouvez recharger plusieurs fois. Leur durée de validité est plus longue
- Carte bancaire spécifique à un fournisseur, qui ne fonctionne qu’avec un fournisseur prévu. Elle offre une gestion plus efficace des dépenses auprès des fournisseurs de manière optimale
Quels sont les avantages d’une carte prépayée professionnelle ?
La praticité de la carte prépayée professionnelle profite aussi bien aux salariés qu’à l’entreprise.
- Pour le salarié, davantage d’autonomie et de flexibilité. Les dépenses professionnelles peuvent être urgentes et importantes. Pourtant, le salarié est tenu de faire une demande d’avance à son manager avant de recevoir le financement dont il a besoin. Cela peut ainsi retarder le travail. Grâce à une carte prépayée entreprise, il peut effectuer les dépenses sans avoir à attendre des jours.
- Pour le manager, une gestion plus fine du budget. Le fait d’opter pour une carte prépayée entreprise aide à une meilleure gestion des paiements. Le budget de l’entreprise est dès lors plus clair. C’est aussi un moyen de prélever automatiquement les abonnements, facilitant les transactions et les dépenses qui, souvent, échappent à la section comptabilité.
- Pour le service financier, un contrôle plus fiable et en temps réel. La carte prépayée entreprise offre un avantage considérable vis-à-vis du contrôle du budget de l’entreprise en temps réel. Désormais, vos services comptables n’auront plus à se retrouver avec une pile de factures à la fin du mois. Avec une carte virtuelle, le contrôle est facilité et sécurisé.
- Pour le service comptable, un gain de temps considérable. Le traitement des dossiers comptables demande du temps pour n’importe quel responsable. Heureusement, avec la carte prépayée entreprise, les démarches sont facilitées et accélérées. Entre autres, les demandes d’avance n’ont plus lieu d’être traitées, tandis que l’état de caisse est obtenu en temps réel.
Comment mettre en place les cartes virtuelles prépayées dans votre entreprise ?
Si le choix d’une carte prépayée entreprise semble être une décision pratique, elle ne se fait pas sur un coup de tête. En effet, cela demande une analyse stratégique bien définie et une bonne organisation au sein de l’entreprise.
Évaluation des besoins
C’est le premier point à prendre en compte pour mettre en place la carte bancaire virtuelle d’entreprise. Quelles sont vos nécessités et quels sont vos besoins en termes d’utilisation. En effet, en fonction de vos activités, une carte virtuelle d’entreprise peut être utilisée plusieurs fois par mois. Dans certains cas, elle n’est utilisée qu’en cas d’imprévu. Il est aussi recommandé de déterminer les types d’achats ou de services qui nécessitent une carte prépayée. Est-ce du côté de vos fournisseurs fixes ? Est-ce pour des frais de transport ? Est-ce pour un imprévu ? C’est seulement après que vous pouvez identifier le type de carte dont vous avez besoin.
Choisir son fournisseur
Le marché de la carte prépayée entreprise est vaste. Les offres sont nombreuses, ce qui peut parfois vous désorienter au moment de choisir votre fournisseur. Pour vous aider dans cette démarche, utilisez un comparatif des meilleurs comptes pro avant de sélectionner le type de carte dont vous avez réellement besoin.
Négociation et contrat
Trouver un fournisseur, c’est bien. Mais identifier celui qui répond à vos exigences, c’est mieux. Par conséquent, avant de vous lancer dans une collaboration, assurez-vous que toutes les conditions vous conviennent. Vous pouvez, entre autres :
- Discuter des prix
- Revoir les termes et conditions du contrat
- Exposer vos attentes
- Porter une attention particulière aux options et fonctionnalités de la carte, mais aussi aux options de personnalisation
N’hésitez pas à parler des limites que vous pourriez rencontrer, notamment en termes de budget.
Initiation et formation des employés
Lorsque vous avez trouvé le fournisseur, celui-ci élabore la carte dont vous avez besoin. Mais gardez en tête que vos employés ne savent pas forcément s’en servir. Par conséquent, avant de mettre l’outil à leur entière disposition, il est plus judicieux de procéder à une formation. Celle-ci doit porter sur :
- L’outil et son importance dans le cadre du travail
- Les conditions pour pouvoir s’en servir
- Le fonctionnement de la carte
- Des astuces et conseils pour une utilisation optimale
Mise en place d’un système de suivi et de contrôle
La carte virtuelle est une solution pratique pour mieux gérer les dépenses de votre entreprise. Cependant, un système de suivi et évaluation est crucial pour suivre en temps réel ces dépenses :
- Identification de l’ensemble des dépenses effectuées
- Détermination des éventuels abus
- Amélioration continue de la stratégie d’entreprise
Une bonne gestion des dépenses de votre entreprise est cruciale. La carte virtuelle offre une solution moderne à cela. En effet, son utilisation maximise la maîtrise des coûts et les profits.