Après avoir vu la définition d’une note de frais et à quoi elle sert, cet article vous explique comment faire une note de frais. Car ce document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais avancés au cours d’une mission professionnelle, permet aussi d’assurer une gestion optimale des dépenses professionnelles.
𝑳’𝒂𝒓𝒕𝒊𝒄𝒍𝒆, 𝒓𝒆́𝒔𝒖𝒎𝒆́ 𝒆𝒏 𝒖𝒏𝒆 𝒎𝒊𝒏𝒖𝒕𝒆.
– Formalités essentielles : Bien que sans formalisme obligatoire, une note de frais doit contenir des informations précises (date, identité du salarié, descriptif de la mission, lieux, montants TTC/HT, justificatifs) pour être valide et justifiable en cas de contrôle.
– Conditions de validité indispensables : Les dépenses remboursables doivent avoir un caractère professionnel avéré, être proportionnées et justifiées par un document probant (facture, ticket, reçu).
– Exonération de cotisations sociales : Les notes de frais respectant les seuils de l’URSSAF ou remboursées au réel sont exonérées de cotisations sociales, mais les dépassements deviennent des avantages en nature imposables.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document comptable utilisé par les salariés pour demander le remboursement des frais engagés dans le cadre de leur mission. Concrètement, elle permet de justifier les dépenses et d’assurer la traçabilité des transactions financières liées aux activités professionnelles de l’entreprise.
Comment faire une note de frais ?
La note de frais est un document qui permet à un employé de se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de son travail. Elle doit être remplie avec précision et inclure toutes les informations nécessaires pour justifier son montant.
Le rôle principal de la note de frais est de permettre à l’employeur de rembourser les frais professionnels de l’employé de manière équitable et transparente. Elle permet également à l’employeur de contrôler les dépenses engagées par le collaborateur et de s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques et procédures de l’entreprise en matière de dépenses.
Quels types de dépenses peuvent être remboursés ?
Les types de dépenses pris en charge par les notes de frais varient d’une organisation à l’autre. Mais généralement, ils incluent :
- Les autres dépenses : frais postaux, fournitures de bureau…
- Les frais de repas : déjeuners, dîners d’affaires. En 2025-2026, les plafonds URSSAF sont de 21,10€ TTC par repas au restaurant, 10,30€ pour un repas hors restaurant lors d’un déplacement, et 7,50€ TTC pour un repas sur le lieu de travail (montant révisé en 2026).
- Les frais d’hébergement : le domicile du salarié doit être situé à plus de 50 kilomètres du lieu d’hébergement, OU les transports en commun disponibles doivent nécessiter un trajet de plus de 1h30. Le plafond de remboursement journalier pour les déplacements professionnels est fixé à 84€ en 2025.
- Les frais de transport : billets d’avion ou de train, essence pour les déplacements de service.
Tableau Comparatif : Plafonds URSSAF 2025/2026
| Type de dépense | Plafond | Condition | TVA récupérable |
|---|---|---|---|
| Repas au restaurant | 21,10 € TTC | Déplacement professionnel ou repas d’affaires | Oui |
| Repas hors restaurant | 10,30 € TTC | Déplacement professionnel | Oui |
| Repas sur lieu de travail | 7,50 € TTC (révalorisé 2026) Indemnité de frais de repas : relèvement… | Contraintes spécifiques | Non |
| Hébergement | 84 € / jour | Distance > 50 km ou transports > 1h30 Note de frais d’hôtel : remboursement, j… | Non* |
| Frais kilométriques | Selon barème fiscal | Véhicule personnel usage professionnel | Variables |
*Exception : TVA récupérable sur les repas pris à l’hôtel et sur hébergement pour client/fournisseur
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur votre note de frais ?
Pour que ce document justificatif soit valide, il doit inclure différentes mentions obligatoires.
Identification des dépenses
- Un numéro unique pour chaque note de frais.
- La date de création.
Identité du travailleur
- Nom et prénom.
- Matricule.
- Service.
- Établissement.
- Nom du responsable hiérarchique.
- Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail.
Détails des dépenses engagées
- Date.
- Nature : repas, hôtel, transport.
- Montant TTC (toutes taxes comprises).
- Montant HT (hors taxes).
- Taux et montant de la TVA.
- Moyen de règlement.
- Justificatif : ticket, facture, reçu de paiement.
Informations complémentaires selon la nature de la dépense
- Frais d’hébergement : distance du domicile ou des transports en commun > 50 km ou 1 h 30.
- Frais de restaurant : motif de l’invitation, nom des invités.
- Indemnité kilométrique : objet du déplacement, distance parcourue (kilométrage), puissance fiscale du véhicule utilisé.
Validation et remboursement
- Signature du salarié.
- Somme remboursée.
- Date de paiement.
- Département responsable du remboursement.
Important : Le salarié doit obligatoirement fournir les factures et autres justificatifs en plus de la note de frais. En cas de perte de facture, il peut rédiger une attestation sur l’honneur précisant la nature, la date, le lieu et le montant de la dépense, mais cela doit rester exceptionnel.
Quel support faut-il utiliser ?
Pour faciliter la gestion de vos notes de frais, la base est d’utiliser un modèle ! Il est possible d’utiliser un support papier, un traitement de texte, un tableur Excel. Vous pouvez aussi vous équiper d’un logiciel de note de frais, ce qui présente de nombreux avantages.
Pour vous familiariser avec ce type de document, voici un modèle gratuit de note de frais. Vos collaborateurs gagneront du temps, et vous aurez la certitude que les mentions obligatoires seront remplies.
Lorsque vous fournissez à vos salariés un modèle de note de frais au format Excel, ils doivent le renseigner et l’envoyer au service comptable. Une fois le document reçu, il devra être enregistré puis traité pour que le remboursement soit effectif. Notez que le traitement d’une note de frais n’est pas compliqué. Toutefois, cela peut s’avérer chronophage et répétitif dans les entreprises où ces fiches sont courantes.
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Pourquoi utiliser un modèle note de frais ?
Un modèle standardisé assure une meilleure organisation de vos documents et facilite le suivi de l’indemnisation de vos employés. Il inclut déjà les mentions obligatoires à compléter pour éviter les erreurs humaines. Utiliser un modèle note de frais PDF gratuit vous offre alors un gain de temps considérable. Après l’avoir téléchargé, vous n’avez qu’à le remplir avec les informations nécessaires.
Pourquoi est-ce important d’avoir une bonne gestion des notes de frais ?
Il est important d’assurer une bonne gestion des notes de frais, car cela permet d’établir des règles, un circuit de validation efficace et aussi de voir où vous pouvez faire des économies.
Analyser les types de dépenses
En examinant les notes de frais des employés, les dirigeants d’entreprises peuvent analyser les types de dépenses qu’ils engagent, et ainsi mieux comprendre comment leur argent est dépensé. Cela peut aider à identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées ou les domaines dans lesquels les dépenses sont excessives ou inutiles.
Par exemple, si une entreprise constate que ses collaborateurs dépensent beaucoup d’argent en frais de déplacement, elle peut chercher à évaluer si ces dépenses sont justifiées et si elles peuvent être réduites. De même, si les salariés dépensent régulièrement des sommes importantes en fournitures de bureau, l’entreprise peut examiner s’il est possible d’obtenir des tarifs préférentiels auprès de fournisseurs.
Pouvoir établir des plafonds
Par nature, certains collaborateurs sont plus dépensiers que d’autres. Les frais de repas, par exemple, varient selon les habitudes de chacun : plat unique, entrée, dessert, verre de vin, etc. Notez que les frais de bouche représentent 25% du montant total des notes de frais. Pour fixer des limites claires, il peut être intéressant de plafonner les dépenses des frais de repas (ne soyez pas drastique pour autant). Vous pouvez également plafonner le nombre de kilomètres des trajets réalisés en voiture.
Au-delà de 200 km, il est préférable d’opter pour d’autres moyens de transport pour plus de rentabilité.
Mettre en place des accords avec des prestataires
La note de frais peut aider les entreprises à mettre en place des accords avec des prestataires, tels que des hôtels, des compagnies de transport, des restaurants, etc.
En examinant les notes de frais des employés, l’entreprise peut identifier les prestataires les plus fréquemment sollicités. Ensuite, elle évalue si des économies peuvent être réalisées en négociant des tarifs préférentiels ou en établissant des contrats avec ces prestataires. Par exemple, si les employés de l’entreprise dépensent régulièrement de l’argent dans un hôtel particulier lorsqu’ils voyagent, l’entreprise peut prendre contact avec cet hôtel pour bénéficier des tarifs préférentiels ou des avantages pour ses collaborateurs.
En utilisant les notes de frais comme point de départ, l’entreprise peut avoir une idée précise des dépenses qu’elle peut prendre en charge.
Aller plus loin sur le sujet : Comment assurer la gestion des notes de frais ? [guide complet]
Maintenant que vous savez comment l’établir, il vous faut découvrir comment comptabiliser une note de frais.
FAQ
La loi n’impose pas de délai spécifique, mais l’employeur doit procéder dans un délai raisonnable (environ 30 jours). Généralement, le remboursement a lieu en même temps que le versement de la paie. Le salarié dispose de 3 ans pour demander le remboursement d’une dépense.
Le salarié peut demander un duplicata au prestataire (restaurant, hôtel, etc.). À défaut, il peut rédiger une attestation sur l’honneur précisant la nature, la date, le lieu et le montant de la dépense, accompagnée d’un relevé bancaire prouvant le paiement. Cette solution doit rester exceptionnelle pour ne pas éveiller de soupçons en cas de contrôle.
La TVA n’est récupérable que dans certains cas : repas pris lors d’un déplacement professionnel (restaurant ou plateau-repas), invitation justifiée de clients/fournisseurs, ou événements professionnels. La TVA n’est PAS récupérable sur les frais d’hébergement et les repas habituels sur le lieu de travail (cantine, titres-restaurant).