Les notes de frais font partie des nombreux documents qu’une entreprise doit gérer. Leur mauvaise gestion peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Car des erreurs accumulées ou encore des fraudes du côté des salariés peuvent gonfler anormalement le montant des dépenses de la société. Résultats : un redressement à cause d’une non-conformité fiscale, une mauvaise image, et même la défaillance de l’entreprise. Mais ce sont des problèmes que vous pouvez facilement éviter grâce à l’application d’une gestion de notes de frais efficace. Dans notre guide, découvrez tout ce que vous devez savoir sur le sujet : définition, risques, gestion et comptabilité.
En quoi consiste la gestion des notes de frais ?
Repas avec client, communications, parking, hôtels… La somme déboursée pour ces services par un salarié peut être remboursée par l’employeur. Mais seulement si ces dépenses ont été réalisées dans un cadre strictement professionnel. Et afin que l’argent soit restitué, une note de frais avec justificatifs doit être présentée.
La gestion note de frais consiste ici en l’ensemble des tâches requises pour :
- Justifier la dépense : contrôler les éventuels abus.
- Rembourser les notes de frais : restituer la somme concernée, selon la politique de la société.
- Comptabiliser les dépenses : pour comptabiliser une note de frais sans commettre d’erreurs.
Pour faire simple, cette gestion a pour but de s’assurer qu’aucun préjudice n’est fait à l’employé et à l’entreprise, et que tout soit en ordre.
Quels sont les risques liés à la gestion des notes de frais ?
Ces comptes de frais sont des documents rapportés et élaborés par les employés. Ainsi, il arrive qu’elles ne soient pas conformes à certaines règles et protocoles en vigueur. Surtout si vos employés ne savent pas comment faire une note de frais ou s’ils ne connaissent pas la politique de l’entreprise. Mais ce n’est pas tout, ces documents sont parfois égarés, et même falsifiés. Conséquences ? Des problèmes de gestion de trésorerie, mais aussi un potentiel redressement. Pour vous aider à gérer ces risques de manière efficace, découvrez ces quelques cas de figure auxquels vous pouvez être confrontés et les solutions à ces problèmes.
La fraude aux notes de frais
Les fraudes aux notes de frais sont plus courantes qu’il n’y paraît. En effet, des employés peuvent trouver plusieurs moyens pour exploiter ces notes à leur avantage. Comment ?
Émissions de fausses factures
Pour se faire rembourser un repas trop cher entre amis, certains employés émettent de fausses factures. Ils peuvent faire passer cette dépense pour un repas d’affaires. D’autres peuvent aller jusqu’à faire passer l’achat de matériaux destinés à leur usage personnel pour des frais professionnels. Par exemple, des matériaux de bricolages pour leur maison.
Gonfler les montants
Au lieu d’émettre de fausses factures, certains préfèrent gonfler le montant qu’ils dépensent. Pour augmenter les frais de transport, ils peuvent mentir et exagérer la distance parcourue. Si vous voulez éviter adroitement ces pièges, faites en sorte d’en savoir davantage sur les frais de déplacement professionnel. En outre, sachez que ces abus peuvent nuire à la santé financière de votre entreprise et la confiance interne. C’est pourquoi vous devez prévoir des sanctions sévères afin de décourager toute autre tentative.
La perte des justificatifs
L’erreur est humaine. Il arrive que les salariés égarent les justificatifs qui accompagnent la note de frais. Mais sans ces documents, aucun remboursement ne peut être effectué sous peine de redressement. Pour les remplacer, il existe d’autres pièces que l’employeur peut exiger en remplacement : un duplicata venant du fournisseur lui-même ou un relevé bancaire. Dans certaines situations, une attestation sur l’honneur est parfois acceptée, mais sous des conditions strictes. Dans tous les cas, la dématérialisation des justificatifs de note de frais peut éviter les soucis liés à la perte de ces documents. Ceci peut également faciliter la gestion de la note de frais.
Le non-respect des plafonds imposés par l’URSSAF
Les problèmes de non-conformité ne naissent pas toujours d’une volonté d’abuser. Ils sont parfois les fruits de banales négligences. C’est notamment le cas de la perte des pièces justificatives comme mentionné plus tôt. Malheureusement, ce genre de manquement n’est pas toujours à imputer aux salariés qui ont réalisé la réclamation. Ils concernent tout aussi bien les services qui gèrent la note de frais. Mais quelle que soit la raison, ce type d’erreur se paie tout de même par un redressement en cas de vérification de l’URSSAF. Et sachez que cette sanction s’applique également si la dépense n’est pas proportionnelle à la nature des circonstances. Par exemple, des indemnités kilométriques exagérément chères. Or, sur le site de l’URSSAF, des barèmes sont fixés selon : le modèle du véhicule, la puissance ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
La meilleure solution face à ces problèmes consiste à créer une politique de remboursement de note de frais. Cela permet une gestion des réclamations transparente, équitable et conforme aux règles de l’URSSAF.
Les étapes de gestion des notes de frais
La mise en place d’une gestion des notes de frais efficace passe par plusieurs étapes bien précises.
Présentation du compte de frais
Si vous privilégiez la méthode traditionnelle, l’employé doit élaborer lui-même sa note de frais et fournir des informations précises. Et voici ce que le document doit contenir :
- Des données sur le salarié (nom et coordonnées)
- Date et nature de la dépense
- Montant des frais dépensés (HT, TTC)
- moyen de paiement (carte de crédit, espèce, etc.)
- Montant de la TVA
Autrement, si vous disposez d’un modèle prêt à l’emploi, le salarié remplit juste les informations requises. Le document doit ensuite être accompagné des pièces justificatives. Attention, le risque de perte est très élevé, dans ce cas.
La validation de la note
La réclamation ne peut avoir de suite sans l’aval d’un responsable. Ce dernier peut être un manager ou le service des ressources humaines. Il va s’assurer que la demande est correcte et raisonnable par rapport au travail réalisé. Pour effectuer cette vérification, le responsable peut se baser sur la politique de remboursement de note de frais établie par l’entreprise. Ensuite, il passe le relai au service comptable. Ce dernier s’occupe du traitement de la réclamation.
La validation comptable
Vient ensuite la gestion de note de frais en comptabilité qui consiste, entre autres, à examiner la cohérence des chiffres. Cette étape passe par plusieurs vérifications :
- Les justificatifs : tickets de caisse, reçu, facture, etc.
- La conformité des justificatifs présentés : pour récupérer la TVA
- Le dépassement de budget fixé
- Contrôle pour déterminer si la dépense réalisée bénéficie réellement à l’entreprise
- La correspondance des justificatifs avec le déplacement prévu par le salarié (validé par les supérieurs)
- C’est seulement lorsque toutes les informations sont en ordre que l’écriture comptable peut être effectuée.
Le remboursement du compte de frais
Pour rembourser une note de frais, l’employeur a le choix entre deux méthodes : au réel ou au forfait.
Remboursement réel
L’employeur va rembourser au centime près, la somme dépensée par le salarié. Il se base donc sur les montants inscrits sur les reçues ou les factures de la note de frais, fourni par le collaborateur. Néanmoins, il existe quelques exceptions où le dirigeant ne peut pas toujours choisir. Ce mode de paiement est obligatoire pour certaines dépenses qui impliquent par exemple :
- un déménagement entrant dans le cadre de la mobilité professionnelle
- un usage de technologies utiles au travail
- un détachement à l’étranger
Remboursement forfaitaire
Dans ce cas-ci, l’employeur effectue un remboursement sous la forme d’une allocation. Le montant est déterminé à l’avance et se base sur les barèmes fixés par l’URSSAF.
Comment optimiser le processus de gestion des notes de frais ?
Pour améliorer la gestion des notes de frais, vous avez le choix entre plusieurs solutions.
Établir une politique de remboursement des notes de frais
Comme on l’a vue précédemment, les risques de non-conformité et de fraudes sont élevés. Pour éviter les sanctions suite à ces manquements, l’élaboration d’une politique de remboursement de notes de frais est indispensable. Ces règles doivent préciser :
- les dépenses éligibles à un remboursement
- les conditions qui entourent le remboursement de ces réclamations (selon le type de remboursement et la catégorie des salariés)
- la forme de la note de frais et les informations qu’elle contient
- les modalités de remboursement (les délais, mode de paiement, etc.)
- le plafond des montants
Ces règles doivent être accessibles à tous les collaborateurs pour qu’ils sachent à l’avance les démarches à effectuer.
Attribuer une carte corporate aux collaborateurs
Au lieu de piocher dans leur poche, les collaborateurs peuvent puiser dans la trésorerie de l’entreprise grâce à ce qu’on appelle, une carte corporate. En effet, cette dernière est émise au nom de la société. Les avantages d’une carte corporate sont nombreux :
- contrôle des dépenses faciles : les montants dépensables en une journée peuvent être fixés
- suivi des transactions : chaque transaction peut être contrôlée en temps réel
- facilite la gestion : chaque dépense est enregistrée en vue des décisions futures
Définir un circuit de validation
Pour faciliter la gestion des notes de frais, la création d’un circuit de validation peut être indispensable. Comment ? En rationalisant les tâches comme suit :
- établir un ordre de validation
- identifier les personnes impliquées dans le processus
- définir les rôles de chacun (ex : le manager pour valider les frais de note)
- critères et conditions de validation
- méthodes de soumission des réclamations
Cette méthode garantit une gestion transparente et conforme aux politiques de l’entreprise et par extension, aux règles de l’URSSAF.
Opter pour la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais permet avant tout d’éviter les pertes de documents. Mais ce n’est pas tout. Elle rend les transactions et les demandes facilement traçables. Enfin, la numérisation permet de faire un traitement automatique. Cela contribue à un gain de temps considérable et limite les erreurs lors des enregistrements manuels. De plus, vous avez le choix entre de nombreux logiciels pour réaliser cette tâche.