4 raisons d’opter pour la dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Vous souhaitez améliorer la gestion des dépenses au sein de votre entreprise ? Voici pourquoi opter pour la dématérialisation des justificatifs de notes de frais.

Depuis le 23 mai 2019, le rêve de nombreux salariés et d’entreprises est devenu réalité. Il est désormais possible de passer au zéro papier. Grâce à ce changement, gérer les notes de frais peut se faire à 100% en ligne avec un logiciel de gestion des notes de frais. Gain de temps, confort d’utilisation, fiabilité et sécurité des données… les avantages de la dématérialisation des justificatifs de notes de frais sont multiples. Nous vous expliquons tout !

Dématérialisation de justificatifs : les fondamentaux

La dématérialisation consiste à utiliser la voie électronique pour mettre fin aux documents papier. Elle permet de gagner du temps dans la gestion des documents administratifs, financiers ou juridiques. Autrement dit, dématérialiser les justificatifs des notes de frais, c’est établir un processus d’archivage et de partage des documents importants dans un format numérique sécurisé.

Dématérialisation, numérisation ou digitalisation : quelle différence ?

Lorsque le document est émis directement au format électronique, il est question de dématérialisation. On parle de numérisation ou de digitalisation lorsque l’original du document est établi sur un support papier et qu’une copie est faite sous format électronique afin d’être conservée.

En réalité, il faut parler de numérisation ou de digitalisation des justificatifs de notes de frais pour être correct. Cependant, de nombreuses personnes ne font pas cette nuance et utilisent le terme dématérialisation de justificatif des notes de frais.

Que dit la loi sur la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?

La loi fixe certaines règles à respecter pour la numérisation des notes de frais. Après plusieurs évolutions (2010, 2013, 2015, 2017), les entreprises n’ont désormais plus l’obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier depuis le 1er juillet 2019. En France, l’État a instauré une dynamique de dématérialisation des processus pour réduire les coûts d’archivage des documents. De ce fait, la Loi de Modernisation de l’Économie dispose que les services de l’État doivent être capables de recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2012.

Notez que certaines entreprises ont pris les devants et ont commencé à dématérialiser leurs notes de frais. Autrement dit, elles ont commencé à émettre, à réceptionner et à conserver au format numérique leurs documents. Conformément au décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique, la dématérialisation pour les entreprises est devenue obligatoire depuis 2020.

Quels sont les avantages de la digitalisation des notes de frais ?

Il existe de nombreux avantages à dématérialiser les justificatifs des notes de frais. Le premier étant que les entreprises peuvent passer au zéro papier en matière d’archivage.

Fiabiliser et sécuriser les données

La dématérialisation des justificatifs de notes de frais contribue à l’amélioration de la sécurité et de la fiabilité des données. Elle permet aux organisations d’accéder de manière fiable à leurs documents, avec un minimum de risques. Grâce à la dématérialisation, les informations ne peuvent pas être corrompues ou altérées en cas de détournement ou vol physique. Dématérialiser les justificatifs de notes de frais, c’est garantir une plus grande fiabilité et une meilleure sûreté des données.

Économiser sur les coûts de gestion des notes de frais

La dématérialisation des justificatifs des notes de frais vous aide à réduire les coûts de manière conséquente grâce à l’intégration de fonctionnalités d’automatisation. La digitalisation des notes de frais permet d’exploiter les données et d’automatiser la création de reportings personnalisés. Vous pouvez analyser les données et les extraire sous le format de votre choix. Cela vous permet de bénéficier d’une visibilité globale de vos frais professionnels en temps réel. Les entreprises peuvent cibler les postes générant le plus de notes de frais en utilisant l’export de données. Ainsi, elles pourront envisager une stratégie de réduction des coûts. La dématérialisation des justificatifs des notes de frais permet de connaître l’état des dépenses en temps réel et de comparer vos dépenses avec le budget prédéterminé.

Gagner du temps en matière de traitement des notes de frais

Dématérialiser ses notes de frais, c’est mettre un terme aux tâches chronophages pour le service comptable et aussi pour les collaborateurs. La digitalisation des notes de frais constitue un gain de temps considérable pour les collaborateurs. Ils peuvent profiter des applications intuitives pour la réalisation de leurs notes de frais depuis n’importe quel endroit. En ce qui concerne le service comptable, il bénéficie d’une meilleure visibilité sur sa trésorerie. Il est possible de traiter électroniquement les demandes entrantes. Les données peuvent être vérifiées, validées et archivées en quelques clics.

Avoir un meilleur système d’archivage

L’archivage et les justificatifs numériques sont devenus la norme en termes de notes de frais depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 mars 2017. De ce fait, plusieurs logiciels de gestion de notes de frais ont décidé d’intégrer les modalités d’archivage légal dans leur processus utilisateur. Cette mesure permet d’éviter les risques d’erreur.

Comment dématérialiser ses notes de frais ? Ce qu’il faut savoir

Pour dématérialiser vos notes de frais, vous devez remplir certaines conditions.

Quelles sont les conditions requises pour numériser ses justificatifs de frais ?

Pour numériser vos justificatifs de frais, il faut remplir certaines conditions d’après l’arrêté du 23 mai 2019 :

  • L’identification de la copie : vous devez posséder une copie au format PDF, identique à l’originale.
  • L’intégrité de la copie : vous devez attester votre copie grâce à une empreinte électronique comme un cachet serveur ou une signature électronique.
  • La conservation des copies : il faut conserver la copie numérisée de la facture via un archivage à valeur probante, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale. Cette dernière peut durer six ans pour les factures.  

Quel archivage pour les justificatifs de notes de frais ?

Les justificatifs des notes de frais représentent des pièces comptables. Vous devez les conserver dix ans à partir de la date de clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus selon l’article L 123-22 du code du commerce. Toutefois, les règles fiscales sont différentes. La conservation des pièces justificatives liées aux notes de frais est de 6 ans pour un archivage papier et de 3 ans pour un archivage numérique selon le Livre des Procédures Fiscales (LPF).

Pourquoi parle-t-on d’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante est l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles indispensables pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de document ou de données électroniques. Il garantit une bonne conservation des documents et leur intégrité. Grâce à l’archivage à valeur probante, vous n’avez plus besoin de conserver vos reçus papier. 

Notez qu’il implique le respect de trois règles conformes au cadre légal, spécifiquement pour la digitalisation des notes de frais. Il s’agit de l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité du document.

Que se passe-t-il en cas de contrôle de l’Urssaf ?

L’Urssaf vérifie si vous avez mis en place des procédures de dématérialisation qui respectent les règles en vigueur et qui permettent de garantir la fiabilité et l’intégrité de vos documents. Il va donc vérifier la qualité et la lisibilité des justificatifs numérisés, la sécurité et la confidentialité des données et la tenue de registres précis et à jour. En cas de non-respect de ces règles, l’Urssaf peut vous infliger des sanctions ou vous imposer des amendes.

En résumé, la dématérialisation des justificatifs des notes de frais est une solution pratique pour garantir la sécurité et l’intégrité des données. Elle permet aux organisations d’accéder plus rapidement à leurs documents, tout en offrant une sûreté accrue et un meilleur contrôle sur les processus liés aux frais professionnels.

Thomas C.
Thomas C.
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