Le logiciel de notes de frais permet aux entreprises de collecter, de gérer et de suivre les dépenses de leurs employés de manière plus précise et dématérialisée. Il en existe de toutes sortes, qui répondent tous à des besoins différents. Aujourd’hui, nous vous présentons 5 logiciels gratuits pour vous aider à faire le meilleur choix.
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– Les versions gratuites conviennent aux TPE, PME et travailleurs indépendants avec des besoins basiques (Zoho Expense, Expensify, Keepek), tandis que les solutions payantes offrent automatisation avancée, OCR et intégrations ERP complètes.
– L’intégration écosystémique est cruciale : tout logiciel doit se synchroniser sans friction avec vos outils de paie, comptabilité et gestion budgétaire pour éviter les erreurs et les doublons.
– Le choix dépend de 5 critères majeurs : écosystème technique, mobilité (app mobile, accès terrain), fonctionnalités avancées (OCR, cartes de paiement), ergonomie et budget disponible.
Le top 5 des logiciels de notes de frais avec une version gratuite
Les versions gratuites des logiciels de frais comportent moins d’options et de fonctionnalités que les versions payantes. Néanmoins, elles disposent de tout le nécessaire pour les plus petites structures et les travailleurs indépendants.
| Zoho Expense |
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| Ce premier outil automatise les processus de gestion des dépenses professionnelles, voyages d’affaires et notes de frais. Zoho Expense propose une version gratuite complète et pensée pour les autoentrepreneurs et les structures composées de 3 personnes maximum. Pour les plus grandes entreprises, les formules Standard et Premium offrent un plus de fonctionnalités et comprennent une période d’essai de 14 jours. |
| Timesheets |
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| Timesheets permet aux TPE, PME et professions RH de calculer les heures de travail de leurs employés, de suivre les projets en cours et de générer des rapports pour la facturation, la paie et la gestion des notes de frais. Ce deuxième logiciel dispose d’une version gratuite, mais ses fonctionnalités sont limitées aux tâches les plus basiques. |
| Klippa |
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| Klippa accompagne les entreprises dans la gestion de leurs dépenses, la facturation et les notes de frais. Ce logiciel propose un système de vérification virtuel et il s’intègre aisément aux logiciels de comptabilité pour minimiser les erreurs et gagner du temps au quotidien. Klippa existe en deux versions : Klippa Basic, qui est entièrement gratuite, ainsi que Klippa Pro, qui donne accès à un plus grand nombre de fonctionnalités à partir de 3,99€/mois. |
| Expensify |
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| Expensify est un outil de gestion de notes de frais pour les entreprises de toutes tailles, les travailleurs indépendants ainsi que pour les particuliers qui souhaitent gérer leurs finances avec précision et efficacité. Ce logiciel gratuit offre les fonctionnalités nécessaires à la gestion des notes de frais et s’adapte facilement aux besoins de tous. |
| Keepek |
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| Keepek est un outil de gestion de notes de frais idéal pour les voyageurs d’affaires grâce à une mobile app. Mais aussi pour les comptables qui peuvent vérifier l’ensemble des dépenses générées par les salariés. Cette solution gratuite s’adapte aussi aux besoins de tous, et est compatible avec de nombreux ERP. |
Pourquoi opter pour un logiciel payant ?
Les logiciels payants offrent des avantages décisifs pour les entreprises en croissance ou aux besoins complexes :
- Sécurité renforcée : chiffrement de bout en bout, authentification multi-facteurs, respect des normes RGPD
- Automatisation avancée : technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) pour la capture automatique des reçus, réduction drastique des erreurs de saisie
- Intégrations complètes : synchronisation native avec les ERP, systèmes de paie et solutions comptables pour un flux de données sans interruption
- Support client dédié : assistance technique réactive pour limiter les dysfonctionnements et assurer une continuité de service
- Fonctionnalités avancées : gestion des frais kilométriques, réservations de voyage, cartes de paiement virtuelles, rapports analytiques détaillés
- Scalabilité : capacité à accompagner la croissance de l’entreprise sans besoin de migration vers une autre plateforme
- Conformité réglementaire : mises à jour régulières pour respecter les normes fiscales et légales en vigueur
Les 3 logiciels payants les plus intéressants, et pourquoi
Certains entrepreneurs ont des besoins et des exigences précises, nécessitant un logiciel plus complet. Souvent, les logiciels payants ont une technologie plus poussée et sont donc à privilégier.
| Lucca Frais Professionnels — À partir de 6€ HT/mois par utilisateur |
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| Disponible à l’international, Lucca Frais Professionnels est un logiciel open source qui automatise la saisie, le contrôle, le calcul et le traitement des notes de frais pour les entreprises. Développé par Lucca, il a été pensé pour répondre aux besoins de toutes les PME, ETI et les plus grandes structures à partir de 6€ par mois hors taxe. Points forts : – Automatisation complète : saisie, contrôle, calcul et traitement automatisés des notes de frais – Intégration native Lucca : connexion parfaite avec Lucca Core HR et les autres modules de la suite pour une gestion RH intégrée – Mobilité optimale : application mobile fluide pour les collaborateurs en déplacement – Tarification progressive : à partir de 6€ HT/mois, adaptée à la taille de votre structure – Reporting analytique : tableaux de bord personnalisables pour suivre les dépenses par département, projet ou centre de coût – Conformité fiscale : mises à jour régulières pour respecter les obligations légales Idéal pour : Entreprises utilisant déjà la suite Lucca (RH, paie, gestion d’absences), ayant besoin d’une solution intégrée sans complications. |
| Concur — Tarification sur demande |
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| Concur est la solution enterprise par excellence, utilisée par des milliers d’organisations dans le monde. Elle s’adresse principalement aux PME, ETI et grandes entreprises avec des processus de dépenses complexes. Points forts : – Automatisation complète : capture OCR intégrée, extraction de données intelligente, validation automatique – Gestion 360° des dépenses : notes de frais + frais kilométriques + réservations de voyages + dépenses associées dans une plateforme unique – Intégrations massives : compatible avec SAP, Oracle, NetSuite et centaines d’autres solutions entreprise – Mobilité première : application mobile reconnue comme l’une des meilleures du marché – Analyses avancées : reporting détaillé, détection des fraudes, benchmarking des dépenses par équipe – Support global : équipe support multilingue et réactive pour les entreprises internationales Idéal pour : Grandes structures avec voyages fréquents, processus RH/comptabilité sophistiqués, besoin d’intégrations enterprise complexes. |
| Jenji — Tarification flexible (sur demande) |
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| Jenji est la solution moderne et innovante qui séduit les entreprises en quête de simplicité, d’automatisation intelligente et de mobilité maximale. Elle convient à toutes les tailles (PME à grandes entreprises). Points forts : – Technologie OCR nouvelle génération : capture automatique et intelligente des reçus, même partiels ou flous – Saisie automatique complète : extraction de tous les paramètres (montant, date, catégorie, bénéficiaire) sans intervention humaine – Mobilité exceptionnelle : photo de reçu en 1 clic, interface mobile ultra-fluide – Workflows flexibles : processus d’approbation configurable selon votre hiérarchie et vos règles métier – Intégrations modernes : API robuste, webhooks, intégration avec les outils Cloud (Slack, Teams, etc.) – Conformité RGPD renforcée : anonymisation des données, chiffrement transparent – Expérience utilisateur primée : interface intuitive, adoption rapide par les collaborateurs Idéal pour : Entreprises modernis en quête de mobilité maximale, ayant besoin d’une adoption rapide par les collaborateurs, secteur tech/startup ou structures distribuées. |
Comment choisir votre logiciel de gestion des notes de frais ?
Que vous optiez pour une solution gratuite ou payante, ce qui compte, c’est surtout l’utilisation que vous allez en faire et les besoins de votre entreprise. Voici les critères à évaluer en amont afin de choisir une solution adaptée à votre structure.
Tableau Comparatif : Les Solutions Gratuites vs Payantes
| Critère | Versions Gratuites | Versions Payantes |
|---|---|---|
| Public cible | TPE, auto-entrepreneurs, petites structures | PME, ETI, grandes entreprises |
| Nombre d’utilisateurs | Limité (3-10 max) | Illimité ou à l’échelle |
| Automatisation OCR | ❌ Non (ou basique) | ✅ Oui, avancée |
| Intégration ERP/Paie | ⚠️ Basique ou partielle | ✅ Complète et native |
| Fonctionnalités | Saisie manuelle, rapports basiques | OCR, frais km, voyages, cartes de paiement |
| Support client | ❌ Minimal ou communautaire | ✅ Dédié, réactif, multilingue |
| Mobilité (app mobile) | ⚠️ Souvent limitée | ✅ Optimisée, fluide |
| Sécurité | Standard | Renforcée (2FA, chiffrement, RGPD) |
| Tarif mensuel | 0€ | 3,90€ à 15€+ par utilisateur |
| Scalabilité | Limitée | Excellente |
| Exemples | Expensify, Zoho (gratuit), Keepek | Lucca Frais Professionnels, Jenji, Concur, Spendesk, N2F |
Le critère de l’écosystème
Avant toute chose, il est primordial que le logiciel que vous allez télécharger s’intègre facilement à vos autres outils déjà en place. Cela concerne principalement les logiciels de paie et de comptabilité avec lesquels l’application de notes de frais doit être compatible pour une gestion efficace, cohérente et sans erreurs des finances de l’entreprise.
Conseil : Vérifiez les certifications d’intégration et testez les connexions avant d’acheter.
Le critère de la mobilité
La mobilité est un critère important, car elle permet aux utilisateurs de saisir et de gérer leurs notes de frais n’importe où et à tout moment, tout en assurant une synchronisation et une sécurité des données en temps réel. C’est particulièrement utile pour les travailleurs en déplacement ou en télétravail. De plus, assurez-vous que le logiciel se renouvelle régulièrement. Les développements assurent une évolution régulière et une adaptation aux nouveaux besoins en termes de mobilité et de fonctionnalités.
Conseil : Testez l’application mobile pendant la période d’essai. Vérifiez la vitesse de synchronisation, la qualité de la capture OCR et la fluidité de l’interface.
Le critère des fonctionnalités associées
Le logiciel de gestion de notes de frais doit pouvoir faciliter la tâche des gestionnaires de l’entreprise, mais aussi celle des salariés. Disposer d’une plateforme qui propose des solutions supplémentaires, telles que des cartes de paiement ou une application mobile est essentiel pour être accessible à tous et optimiser la gestion des dépenses.
Le critère de l’expérience
Avant de choisir votre application pour les notes de frais, assurez-vous que son interface soit facile d’utilisation et ergonomique. Il doit pouvoir être simple à prendre en main pour offrir une expérience utilisateur complète et pratique pour l’ensemble de vos équipes.
Conseil : Impliquez vos collaborateurs (notamment les road warriors et les RH) dans le choix. Faites tester les finalistes et collectez leurs retours sur l’ergonomie et la facilité de prise en main.
Le critère du budget
Le budget dédié aux logiciels de traitement des dépenses doit être adapté à l’utilisation qu’en fera l’entreprise. En effet, un autoentrepreneur n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’une PME, par exemple. Fixez votre budget en fonction du temps que vous passez aujourd’hui à traiter les notes de frais et les fonctionnalités dont vous avez besoin.