Gestion de frais professionnels : quels sont ceux remboursables par l’employeur ?

Entre les frais de repas et les frais de mobilité professionnelle ou de voyages d'affaires on a de quoi se perdre. Découvrez les frais professionnels remboursables.

Fréquents en entreprise, les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié à des fins professionnelles. Ces derniers font généralement l’objet d’un remboursement par l’employeur. Entre les frais de repas et les frais de mobilité professionnelle ou de voyages d’affaires, nous décryptons aujourd’hui les différents types de frais professionnels remboursables.

Les frais de repas

Le remboursement des frais de repas, ou de restauration, intervient dans deux cas précis. D’une part, ces frais sont remboursés en cas de déplacement professionnel, ou lorsque le salarié a l’obligation d’être présent et actif sur un terrain de travail. D’autre part, l’employeur est tenu de les restituer lorsque le collaborateur est amené à prendre ses repas sur son lieu de travail.

Dans le premier cas, l’indemnité versée au salarié est exonérée de la TVA et des cotisations sociales jusqu’à 18,80€ par repas. Elle n’excède pas cependant la limite de 9,20€ par repas quand il s’agit de repas pris sur des chantiers.

Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles

Le salarié est dédommagé de toutes les dépenses engagées lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour rendre service en entreprise. Dans le présent contexte, il est indemnisé sur la base du barème kilométrique indiqué par l’administration fiscale.

À noter que ce critère varie selon le type de véhicule utilisé : une automobile, une moto, etc. Le nombre de kilomètres parcourus est aussi concerné. Pour éviter de se tromper dans le suivi de ces frais, il peut être intéressant de recourir à un logiciel de gestion des notes de frais.

Les frais de grands déplacements ou voyages d’affaires

Les grands déplacements correspondent aux voyages professionnels en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger. Lorsqu’il prend départ pour ces différentes destinations, l’employé est remboursé de tous les frais professionnels avancés, à savoir :

  • Les frais de taxi,
  • Les billets de transports (aller-retour),
  • L’hébergement,
  • La restauration individuelle ou d’affaires,
  • Les frais de visa ou de dédouanement.

À ces différents remboursements, s’ajoutent le plus souvent les allocations forfaitaires, surtout lors de déplacements en Outre-mer et à l’étranger.

Les frais de mobilité professionnelle

Le remboursement des frais de mobilité professionnelle dépend de deux principaux critères. Pour qu’il soit appliqué, la distance entre le domicile de l’employé et son lieu de travail doit être égale ou supérieure à 50 km. Aussi, elle doit entraîner un temps de trajet (aller-retour) égal ou supérieur à 1 h 30.

Généralement, les frais de mobilité professionnelle sont inhérents à l’emploi et interviennent le plus souvent en cas de mutation du salarié. C’est pourquoi, en plus de rembourser les dépenses dues au trajet entre le domicile et le nouveau lieu de travail au salarié, l’employeur peut recourir aux allocations forfaitaires.

Les frais liés au télétravail et à l’utilisation de matériel informatique

Le remboursement des frais professionnels liés au télétravail et au matériel informatique utilisé concerne les entreprises qui ont un accord pour ce mode d’organisation. En effet, si vos employés sont tenus de faire du télétravail, ils devront être dédommagés aussi bien pour le travail effectué que pour l’utilisation du local et le matériel d’activité. Parlant de local, le remboursement peut prendre en compte une partie du loyer du salarié, par exemple.

Les frais d’habillage – dans certains secteurs

Les frais d’habillage sont remboursables dans les secteurs d’activité où mettre un uniforme ou un vêtement spécial est une obligation. Ces frais peuvent prendre en compte non seulement l’achat de la tenue, mais aussi les dépenses liées à son nettoyage et à son entretien.

Les autres frais pouvant être pris en charge par l’employeur

Outre les frais professionnels énumérés précédemment, il en existe d’autres bien particuliers qui sont remboursables sous certaines conditions. Celles-ci font généralement partie intégrante de l’organisation interne des entreprises elles-mêmes. Au nombre de ces frais figurent :

  • Les frais de documentation professionnelle,
  • Les frais liés à la double résidence,
  • Les frais de stage,
  • Les frais liés à la formation, l’obtention d’un diplôme ou d’une qualification.

L’employeur peut également être amené à verser au salarié des indemnités liées au déménagement de bureau et/ou de domicile. Tout dépend de l’implication de l’entreprise dans chacune de ces actions et dépenses.

Maintenant que vous connaissez les différents frais, la prochaine étape est de savoir comment créer une politique de remboursement des frais professionnels adaptée.

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