Les frais professionnels sont toutes les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur travail. Ils sont généralement renseignés sur une note de frais. Pour éviter les fraudes, il est indispensable pour l’entreprise d’avoir une bonne gestion des frais professionnels et de leur remboursement. Nous vous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir sur les frais professionnels et sur leur remboursement.
Qu’est-ce qu’une politique de remboursement de frais professionnels ?
Il existe plusieurs types de frais professionnels et ils ne sont pas toujours remboursés de la même manière. Et il est souvent difficile de les calculer puisque le Code du Travail n’en donne pas de définition précise.
Quels sont les principaux frais professionnels ?
Les dépenses engagées par une entreprise peuvent être de diverses natures. Chaque type de frais doit être enregistré sur un compte particulier et traité d’une manière bien précise. Les frais professionnels les plus fréquents sont les suivants :
- Les frais de repas : aussi appelés “frais professionnels de nourriture”’ ils correspondent aux dépenses liées à la restauration en extérieur.
- Les frais de voiture : ce sont les frais qui sont dûs à l’utilisation d’un véhicule personnel.
- Les frais de télétravail : depuis la pandémie, le télétravail a pris de plus en plus d’importance. Sachez que cette mise en place engendre un grand nombre de dépenses (abonnement internet, matériel, frais d’impression, etc.).
- Les frais de transport : ils couvrent les dépenses liées aux déplacements professionnels (train, avion, bateau, etc.)
Les frais présentés dans cette liste sont les plus récurrents. Sachez toutefois qu’il existe d’autres types de dépenses : frais d’habillage, frais de déménagement, frais de stage, etc.
L’employeur doit-il prendre en charge toutes les dépenses de ses salariés ?
Comme nous vous le disions, les dépenses d’une entreprise peuvent être liées à différents facteurs. L’employeur se doit de rembourser tous les frais professionnels. Les clauses qui stipulent que les frais professionnels sont à la charge du salarié sont illégales.
L’employeur peut cependant choisir entre deux types de remboursements :
- Le remboursement des frais réels : chaque frais engagé par le salarié doit être recensé sur une note de frais, puis remboursé par l’employeur. Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif.
- Le remboursement via une allocation forfaitaire : l’employeur verse à son salarié une prime correspondant au montant des dépenses. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de joindre un justificatif.
Pourquoi mettre en place une solution de gestion des notes de frais ?
Les frais d’une entreprise peuvent représenter une somme importante. Pour éviter les fraudes et les pertes inutiles, il est indispensable de mettre en place une politique de gestion efficace.
Tout d’abord, choisissez le type de remboursement qui convient le plus à votre entreprise. Si les frais professionnels qu’engendre votre activité sont nombreux et variés, il est préférable d’opter pour un système d’allocation forfaitaire.
En revanche, si les frais ne sont pas fréquents et ne concernent qu’un type de dépense, optez plutôt pour le remboursement des frais réels.
Sachez que de nos jours, il existe un logiciel de note de frais pour faciliter la saisie des dépenses. Ces derniers sont très efficaces et assurent un contrôle plus poussé des frais professionnels.
Construire sa politique de remboursement des frais professionnels
Maintenant que vous savez tout sur les frais professionnels et leur remboursement, vous pouvez élaborer la politique de note de frais qui vous convient le mieux. Pour ce faire, suivez ces 4 étapes :
Identifier les différents profils de voyageurs et leurs problématiques
La majorité des frais professionnels proviennent des déplacements des employés. Il vous faut donc analyser leur besoin pour proposer une politique de remboursement qui conviendra aux deux parties. Posez-vous donc ces questions :
- Quels types de dépenses courantes peuvent effectuer les employés ?
- Comment les employés avancent-ils les frais ?
- Les voyageurs auront-ils des dépenses exceptionnelles ?
- Quelles sont les distances que les voyageurs ont l’habitude de parcourir ?
- Quels types de transports ils utilisent ?
Choisir une option de remboursement
Comme nous vous l’expliquions dans les paragraphes précédents, il est possible de rembourser vos employés de deux façons : l’allocation forfaitaire ou le remboursement des frais réels.
L’allocation forfaitaire
L’allocation forfaitaire est soumise à l’impôt sur le revenu. Elle présente toutefois l’avantage de limiter les dépenses. Les employeurs peuvent octroyer des cartes bancaires plafonnées à leurs salariés et utiliser des logiciels qui permettent le contrôle des dépenses.
Les frais réels
L’avantage du remboursement des frais réels est le fait qu’ils sont exonérés de l’impôt sur le revenu. Cependant, toutes les dépenses engagées doivent être accompagnées de justificatif. Le calcul des frais peut parfois être très compliqué, et c’est pourquoi nous vous conseillons d’utiliser des logiciels qui faciliteront ce décompte.
Établir la liste des types de dépenses qui seront remboursées
Avant toute chose, pensez à analyser les types de dépenses que votre établissement est susceptible de faire. Si, par exemple, votre entreprise emploie des commerciaux qui sont souvent en déplacement, elle sera surtout sujette aux frais kilométriques et aux frais de déplacement. Analysez vos besoins pour savoir quels types de frais vous devrez rembourser.
Définir les plafonds de remboursement pour chaque type de dépenses
Selon les types de dépenses, le montant des frais peut varier. C’est pourquoi il vous faut définir un plafond pour chaque type de frais engagé.
Pour les repas d’affaires
Les repas d’affaires sont fréquents dans le milieu de l’entrepreneuriat. Sachez qu’en dessous d’un certain plafond, les frais seront exonérés de prélèvements sociaux. Les repas d’affaires se font généralement au restaurant. Dans ce cas, l’exonération des cotisations sociales est de 19,10€. Nous vous conseillons donc de fixer votre plafond à ce prix.
Pour les déplacements
De nombreuses entreprises ont besoin que leurs employés se déplacent pour diverses missions. Le plafond que vous fixerez dépendra des distances que votre employé devra parcourir. Plus les distances sont grandes, plus votre plafond sera élevé.