Les frais professionnels sont toutes les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur travail. Ils sont généralement renseignés sur une note de frais. Pour éviter les fraudes, il est indispensable pour l’entreprise d’avoir une bonne gestion des frais professionnels et de leur remboursement. Nous vous expliquons dans cet article tout ce que vous devez savoir sur les frais professionnels et sur leur remboursement.
Quels sont les principaux frais professionnels ?
Fréquents en entreprise, les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié à des fins professionnelles. Ces derniers font généralement l’objet d’un remboursement par l’employeur. Entre les frais de repas et les frais de mobilité professionnelle ou de voyages d’affaires, nous décryptons aujourd’hui les différents types de frais professionnels remboursables.
Les frais de repas
Le remboursement des frais de repas, ou de restauration, intervient dans deux cas précis. D’une part, ces frais sont remboursés en cas de déplacement professionnel, ou lorsque le salarié a l’obligation d’être présent et actif sur un terrain de travail. D’autre part, l’employeur est tenu de les restituer lorsque le collaborateur est amené à prendre ses repas sur son lieu de travail.
Dans le premier cas, l’indemnité versée au salarié est exonérée de la TVA et des cotisations sociales jusqu’à 18,80€ par repas. Elle n’excède pas cependant la limite de 9,20€ par repas quand il s’agit de repas pris sur des chantiers.
Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles
Le salarié est dédommagé de toutes les dépenses engagées lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour rendre service en entreprise. Dans le présent contexte, il est indemnisé sur la base du barème kilométrique indiqué par l’administration fiscale.
À noter que ce critère varie selon le type de véhicule utilisé : une automobile, une moto, etc. Le nombre de kilomètres parcourus est aussi concerné. Pour éviter de se tromper dans le suivi de ces frais, il peut être intéressant de recourir à un logiciel de gestion des notes de frais.
Les frais de grands déplacements ou voyages d’affaires
Les grands déplacements correspondent aux voyages professionnels en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger. Lorsqu’il prend départ pour ces différentes destinations, l’employé est remboursé de tous les frais professionnels avancés, à savoir :
- Les frais de taxi,
- Les billets de transports (aller-retour),
- L’hébergement,
- La restauration individuelle ou d’affaires,
- Les frais de visa ou de dédouanement.
À ces différents remboursements, s’ajoutent le plus souvent les allocations forfaitaires, surtout lors de déplacements en Outre-mer et à l’étranger.
Les frais de mobilité professionnelle
Le remboursement des frais de mobilité professionnelle dépend de deux principaux critères. Pour qu’il soit appliqué, la distance entre le domicile de l’employé et son lieu de travail doit être égale ou supérieure à 50 km. Aussi, elle doit entraîner un temps de trajet (aller-retour) égal ou supérieur à 1 h 30.
Généralement, les frais de mobilité professionnelle sont inhérents à l’emploi et interviennent le plus souvent en cas de mutation du salarié. C’est pourquoi, en plus de rembourser les dépenses dues au trajet entre le domicile et le nouveau lieu de travail au salarié, l’employeur peut recourir aux allocations forfaitaires.
Les frais liés au télétravail et à l’utilisation de matériel informatique
Le remboursement des frais professionnels liés au télétravail et au matériel informatique utilisé concerne les entreprises qui ont un accord pour ce mode d’organisation. En effet, si vos employés sont tenus de faire du télétravail, ils devront être dédommagés aussi bien pour le travail effectué que pour l’utilisation du local et le matériel d’activité. Parlant de local, le remboursement peut prendre en compte une partie du loyer du salarié, par exemple.
Les frais d’habillage – dans certains secteurs
Les frais d’habillage sont remboursables dans les secteurs d’activité où mettre un uniforme ou un vêtement spécial est une obligation. Ces frais peuvent prendre en compte non seulement l’achat de la tenue, mais aussi les dépenses liées à son nettoyage et à son entretien.
Les autres frais pouvant être pris en charge par l’employeur
Outre les frais professionnels énumérés précédemment, il en existe d’autres bien particuliers qui sont remboursables sous certaines conditions. Celles-ci font généralement partie intégrante de l’organisation interne des entreprises elles-mêmes. Au nombre de ces frais figurent :
- Les frais de documentation professionnelle,
- Les frais liés à la double résidence,
- Les frais de stage,
- Les frais liés à la formation, l’obtention d’un diplôme ou d’une qualification.
L’employeur peut également être amené à verser au salarié des indemnités liées au déménagement de bureau et/ou de domicile. Tout dépend de l’implication de l’entreprise dans chacune de ces actions et dépenses.
Pourquoi mettre en place une solution de gestion des notes de frais ?
Les frais d’une entreprise peuvent représenter une somme importante. Pour éviter les fraudes et les pertes inutiles, il est indispensable de mettre en place une politique de gestion efficace. Tout d’abord, choisissez le type de remboursement qui convient le plus à votre entreprise. Si les frais professionnels qu’engendre votre activité sont nombreux et variés, il est préférable d’opter pour un système d’allocation forfaitaire. En revanche, si les frais ne sont pas fréquents et ne concernent qu’un type de dépense, optez plutôt pour le remboursement des frais réels. Sachez que de nos jours, il existe un logiciel de note de frais pour faciliter la saisie des dépenses. Ces derniers sont très efficaces et assurent un contrôle plus poussé des frais professionnels.
Construire sa politique de remboursement des frais professionnels
Maintenant que vous savez tout sur les frais professionnels et leur remboursement, vous pouvez élaborer la politique de note de frais qui vous convient le mieux. Pour ce faire, suivez ces 4 étapes :
Identifier les différents profils de voyageurs et leurs problématiques
La majorité des frais professionnels proviennent des déplacements des employés. Il vous faut donc analyser leur besoin pour proposer une politique de remboursement qui conviendra aux deux parties. Posez-vous donc ces questions :
- Quels types de dépenses courantes peuvent effectuer les employés ?
- Comment les employés avancent-ils les frais ?
- Les voyageurs auront-ils des dépenses exceptionnelles ?
- Quelles sont les distances que les voyageurs ont l’habitude de parcourir ?
- Quels types de transports ils utilisent ?
Choisir une option de remboursement
Comme nous vous l’expliquions dans les paragraphes précédents, il est possible de rembourser vos employés de deux façons : l’allocation forfaitaire ou le remboursement des frais réels.
- L’allocation forfaitaire. L’allocation forfaitaire est soumise à l’impôt sur le revenu. Elle présente toutefois l’avantage de limiter les dépenses. Les employeurs peuvent octroyer des cartes bancaires plafonnées à leurs salariés et utiliser des logiciels qui permettent le contrôle des dépenses.
- Les frais réels. L’avantage du remboursement des frais réels est le fait qu’ils sont exonérés de l’impôt sur le revenu. Cependant, toutes les dépenses engagées doivent être accompagnées de justificatif. Le calcul des frais peut parfois être très compliqué, et c’est pourquoi nous vous conseillons d’utiliser des logiciels qui faciliteront ce décompte.
Établir la liste des types de dépenses qui seront remboursées
Avant toute chose, pensez à analyser les types de dépenses que votre établissement est susceptible de faire. Si, par exemple, votre entreprise emploie des commerciaux qui sont souvent en déplacement, elle sera surtout sujette aux frais kilométriques et aux frais de déplacement. Analysez vos besoins pour savoir quels types de frais vous devrez rembourser.
Définir les plafonds de remboursement pour chaque type de dépenses
Selon les types de dépenses, le montant des frais peut varier. C’est pourquoi il vous faut définir un plafond pour chaque type de frais engagé.
Pour les repas d’affaires
Les repas d’affaires sont fréquents dans le milieu de l’entrepreneuriat. Sachez qu’en dessous d’un certain plafond, les frais seront exonérés de prélèvements sociaux. Les repas d’affaires se font généralement au restaurant. Dans ce cas, l’exonération des cotisations sociales est de 19,10€. Nous vous conseillons donc de fixer votre plafond à ce prix.
Pour les déplacements
De nombreuses entreprises ont besoin que leurs employés se déplacent pour diverses missions. Le plafond que vous fixerez dépendra des distances que votre employé devra parcourir. Plus les distances sont grandes, plus votre plafond sera élevé.