Les déplacements professionnels impliquent souvent des séjours à l’hôtel et génèrent parfois des frais trop élevés pour les salariés en mission. Cependant, ces derniers peuvent obtenir le remboursement de leurs dépenses sous certaines conditions. Parmi celles-ci, l’émission d’une note de frais d’hôtel est indispensable. Comment créer ce type de document ? Est-ce que la TVA relative aux frais d’hébergement est récupérable ? On vous explique.
Dans quels cas un salarié peut-il émettre une note de frais d’hôtel ?
En France, un salarié peut émettre une note de frais d’hôtel dans les cas suivants :
- Voyage d’affaires : Le déplacement doit avoir un objectif professionnel clairement défini. Cela peut être une visite à un client, un fournisseur, un salon ou encore une formation. Qu’à cela ne tienne, le séjour doit avoir lieu en dehors du lieu de travail habituel du salarié.
- Distance minimale : La distance entre le domicile de l’employé et son lieu de travail ne doit pas être en dessous de 50 km. Cette distance est généralement définie par la politique interne de l’entreprise et peut varier selon les cas.
- Durée du trajet : Le trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail doit être supérieur à 90 minutes par les transports en commun. Ce critère vise à garantir que le salarié se trouve dans une situation où il lui est effectivement impossible de regagner son domicile chaque soir.
Et dans le cas du bleisure ?
Le bleisure, contraction de « business » et « leisure », consiste à prolonger le voyage d’affaires du salarié pour s’accorder du temps de détente personnel. Cette pratique, de plus en plus courante, soulève des questions particulières en matière de gestion des notes de frais, notamment d’hébergement.
Prise en charge des frais d’hébergement : En principe, les entreprises prennent en charge uniquement une partie des frais engagés qui correspondent aux jours de déplacement professionnel. Par exemple, un salarié en mission 5 jours à Londres décide de rester 2 jours de plus pour visiter la ville. Seuls les 3 premiers jours d’hôtel seront remboursés par l’entreprise.
Cas exceptionnel : Certaines entreprises peuvent accepter de prendre en charge une partie des frais d’hébergement liés au bleisure, mais sous certaines conditions.
- Une politique claire et transparente : l’entreprise doit définir les modalités de prise en charge des frais en cas de voyage mixte affaires-loisirs, en indiquant précisément la durée maximale du séjour personnel et les zones géographiques autorisées ;
- Une justification de l’intérêt professionnel : rencontre de clients potentiels, participation à un séminaire ou à une formation…
- Un accord préalable de l’employeur : le salarié doit obtenir l’accord préalable de son employeur.
Recommandations pour les entreprises : Pour encadrer le bleisure et gérer efficacement les notes de frais d’hôtel, les entreprises sont invitées à fixer des plafonds de prise en charge pour les frais d’hébergement liés à cette pratique. A mettre en place un système de validation des demandes de remboursement. Et à favoriser le dialogue avec les collaborateurs pour trouver un équilibre entre les intérêts de l’entreprise et les aspirations individuelles.
Comment remplir une note de frais d’hébergement ?
Établir une note de frais d’hôtel est une étape indispensable pour obtenir l’indemnité de remboursement des dépenses engagées lors d’un voyage d’affaires. Voici comment rédiger ce document de manière claire et complète.
Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent y figurer ?
Les mentions obligatoires à figurer sur une note de frais dépendent de la nature de la dépense comme les frais d’hébergement ou les frais de déplacement professionnel.
Frais d’hébergement
- Identité et coordonnées du salarié.
- Informations d’identification de l’établissement.
- Aspects financiers : coût total de la facture d’hébergement, détail des prestations incluses (petit-déjeuner, parking, blanchisserie…)..
- Justification : motif.
- Validation hiérarchique : identité du responsable hiérarchique (pour validation).
En plus des mentions obligatoires, il peut être utile de préciser : le nombre de nuitées passées, le numéro de chambre et les coordonnées téléphoniques et e-mail du salarié.
Bon à savoir : la preuve originale doit être jointe à la note de frais, à savoir la facture acquittée de l’hôtel.
Frais de repas au restaurant
- Montant de la note de restaurant.
- Nom des invités : clients, fournisseurs ou partenaires.
- Établissement où le repas a eu lieu.
- Motif de l’invitation : déjeuner d’affaires, rencontre client…
- Moyen de paiement utilisé.
Frais de déplacement
- Nombre de kilomètres effectués.
- Motif : conférence, colloque, formation…
- Frais de carburant.
- Trajet effectué : départ, arrivée et étapes intermédiaires.
- Puissance fiscale du véhicule : si utilisé dans le cas d’un déplacement professionnel à l’étranger.
Quel justificatif faut-il présenter pour se faire rembourser ?
Une demande de remboursement des notes de frais s’accompagne d’un certain nombre de pièces justificatives (format papier ou dématérialisé) pour être validée. Ces derniers permettent de vérifier l’authenticité et le montant de la dépense.
- Nature : La pièce justificative doit comporter les informations suivantes : date du séjour, nom et adresse de l’établissement hôtelier, montant total de la facture, détail des prestations incluses (petit-déjeuner, accès wifi, service d’étage, parking…).
- Types : Les justificatifs requis pour les notes de frais peuvent se présenter sous différentes formes (reçus, tickets de caisse, carnet de kilométrage, factures détaillées de chaque dépense).
- Format : Traditionnellement, les preuves de notes de frais étaient uniquement fournies sous format papier. Cela impliquait l’impression des tickets de caisse ou factures, puis leur remise physique au service comptable de l’entreprise. Cependant, avec l’évolution des technologies et la volonté de simplifier les processus administratifs, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais est devenue une pratique de plus en plus courante. Les salariés ont désormais la possibilité de transmettre leurs documents à leur employeur sous format numérique : scan ou photographie (à l’aide d’un scanner, d’un smartphone ou d’un appareil photo numérique), factures électroniques (au format PDF, JPG ou PNG), tickets électroniques (frais de transport en commun, péages autoroutiers).
En plus du récépissé, il peut être utile de joindre à la note de frais : la copie de l’ordre de mission, les billets d’avion ou de train, les preuves de paiement électronique : virements bancaires, paiements par carte de crédit, prestations de services en ligne…
Bon à savoir : Lors d’un contrôle effectué par l’administration fiscale ou l’URSSAF, les justificatifs des notes de frais d’hébergement peuvent être minutieusement examinés. L’absence des pièces peut remettre en cause la validité des dépenses et compromettre le remboursement. Pour faciliter la récupération de la TVA sur la note de frais d’hôtel, il est recommandé de conserver précieusement toutes les factures originales.
Est-il possible de récupérer la TVA sur les notes de frais d’hôtel ?
Généralement, le montant de la TVA sur les notes de frais hôtel n’est pas récupérable, que ce soit pour une note de frais Airbnb ou autre. Cela signifie que les entreprises ne peuvent pas déduire la taxe payée sur les dépenses d’hébergement de leurs salariés. Il existe des exceptions à cette règle :
- Les frais de restauration : la taxe sur la valeur ajoutée sur les repas consommés dans le restaurant de l’établissement hôtelier est récupérable ;
- Les nuitées d’hôtel pour un tiers : la TVA sur les frais d’hébergement engagés pour un prestataire, un fournisseur ou un client est également récupérable.
Quels sont les taux de TVA pour les frais d’hôtel ?
Différents taux de TVA peuvent s’appliquer :
- Hébergement et restauration à consommer sur place : 10% ;
- Repas à emporter : 5,5% ;
- Boissons sans alcool : 10% ;
- Boissons alcoolisées : 20%.
Dans le cadre d’un déplacement d’affaires, rédiger une note de frais d’hôtel permet au salarié de se faire rembourser ses dépenses. Pour l’entreprise, ce document facilite la maîtrise des dépenses de ses employés, conformément aux réglementations de l’URSSAF.