Après deux années de turbulences dues à la pandémie, le voyage d’affaires rebondit de manière spectaculaire en 2023. Les estimations d’Epsa indiquent que les dépenses dans ce secteur ont atteint 28,5 milliards d’euros. Soit un retour à 95% du niveau de 2019. Divers leviers favorisent cette tendance, en particulier la nécessité de renforcer les relations commerciales internationales et de nouer des partenariats stratégiques. Mais qu’entend-on réellement par voyage d’affaires ? Quelles sont les obligations de l’employeur pour les déplacements professionnels à l’étranger ? En contrepartie, le salarié bénéficie-t-il d’une indemnisation dans le cadre d’une mission dans un pays éloigné de son domicile ?
𝑳’𝒂𝒓𝒕𝒊𝒄𝒍𝒆, 𝒓𝒆́𝒔𝒖𝒎𝒆́ 𝒆𝒏 𝒖𝒏𝒆 𝒎𝒊𝒏𝒖𝒕𝒆.
– Un déplacement professionnel à l’étranger n’est pas un bloc unique : selon la durée et le pays, il peut relever d’une mission de courte durée, d’un détachement ou d’une expatriation, avec des règles sociales différentes.
– L’employeur doit anticiper les formalités de couverture sociale avant le départ : avis de mission pour certaines missions courtes, certificat de détachement / attestation A1 selon le cas.
– Le salarié peut être indemnisé de ses frais professionnels : remboursement au réel et, dans certains cas, indemnités forfaitaires de grand déplacement, dans la limite des barèmes Urssaf en vigueur.
Déplacement professionnel à l’étranger : de quoi parle-t-on ?
Un déplacement professionnel à l’étranger consiste à effectuer une mission pour le compte d’une entreprise. Le travail du salarié peut être de différentes natures : gestion de projet, relations avec les clients, conclusion d’accords commerciaux…
| Situation | Ce qu’il faut retenir | Formalités / impact RH |
| Mission courte à l’étranger | Le salarié reste en mission temporaire pour son employeur d’origine | Selon le cas, un avis de mission professionnelle à l’étranger peut être utilisé pour les séjours de moins de 3 mois |
| Salarié détaché dans l’UE / EEE / Suisse | Le salarié reste rattaché à l’employeur d’origine et continue, en principe, à relever de la protection sociale française | Demande d’un certificat de détachement et remise de l’attestation A1 ; durée en principe limitée à 24 mois |
| Salarié détaché hors UE / hors Suisse | Le détachement reste temporaire, avec un cadre spécifique selon le pays | Pour un détachement de plus de 3 mois, l’employeur demande un certificat de détachement via les démarches prévues ; durée en principe 3 ans maximum, renouvelable une fois |
| Frais professionnels | Transport, hébergement, repas, déplacements locaux peuvent être remboursés au réel | Prévoir une note de frais et conserver les justificatifs |
| Indemnités forfaitaires | Elles existent pour certains déplacements et sont plafonnées par le barème Urssaf | Les montants doivent être vérifiés chaque année avant publication |
Est-ce considéré comme du temps effectif de travail ?
Un déplacement professionnel à l’étranger n’est pas automatiquement considéré comme du temps de travail effectif. Ni la loi ni le Code du travail ne le disent clairement et cela dépend de la situation particulière de l’employé. Attention donc à ne pas confondre ces deux notions. Voici les éléments à prendre en compte pour les distinguer :
- Le salarié est-il obligé de travailler pendant le trajet ? Par exemple, répondre à des e-mails, participer à des visioconférences…
- A-t-il droit à un temps de repos durant le trajet ?
- Le temps de trajet est-il particulièrement long et fatigant ?
Plus les contraintes sont importantes, plus il est probable que le temps de déplacement soit comptabilisé comme du temps de travail. Dans tous les cas, il est important de se référer à la convention collective applicable ou de contacter un représentant des salariés pour avoir une réponse précise.
Quelle est la durée maximale d’un voyage d’affaires à l’étranger ?
La durée d’un déplacement professionnel à l’étranger ne répond pas à une règle unique valable dans tous les cas. Il faut distinguer la mission de courte durée du détachement et de l’expatriation. En matière de protection sociale, un salarié détaché dans l’Union européenne, l’Espace économique européen ou en Suisse est en principe couvert pendant 24 mois ; hors UE/Suisse, un détachement peut aller en principe jusqu’à 3 ans, renouvelable une fois. our certaines missions professionnelles de courte durée, des formalités spécifiques existent, notamment l’avis de mission professionnelle à l’étranger pour les séjours de moins de 3 mois. Avant tout départ, il est donc indispensable de vérifier le régime applicable selon la durée et le pays concerné.
Les obligations de l’employeur envers ses salariés
Votre entreprise organise une mission à l’étranger et vous souhaitez y envoyer un représentant ? En tant qu’employeur, vous avez des obligations importantes à respecter pour assurer le bon déroulement du voyage de votre salarié et pour votre propre protection.
Faire une déclaration à la Sécurité Sociale
vant le départ, l’employeur doit vérifier le régime social applicable au salarié. Pour certaines missions professionnelles de moins de 3 mois, un avis de mission professionnelle à l’étranger peut être nécessaire. n cas de détachement dans l’Union européenne, l’Espace économique européen ou en Suisse, l’employeur doit demander un certificat de détachement et remettre au salarié l’attestation A1. Pour un détachement hors UE / hors Suisse, des démarches spécifiques doivent également être effectuées auprès de l’Urssaf selon la durée et le pays concerné. Il est donc essentiel de sécuriser la formalité avant le départ pour éviter toute rupture de couverture sociale.
Souscrire une assurance voyage professionnel
Si la Sécurité Sociale offre une couverture de base pour les soins de santé en France, elle est souvent moins efficace et moins complète à l’étranger. D’où l’intérêt d’opter pour une assurance supplémentaire qui couvre les risques liés aux voyages d’affaires.
| Les avantages pour l’employé | Un investissement rentable pour l’entreprise |
| Couverture étendue : elle prend en charge une large gamme de services (hospitalisation, rapatriement, assistance 24h/24…). Plafonds élevés : les garanties proposées sont généralement plus importantes qu’avec la Sécu. Votre salarié pourra ainsi profiter d’une prise en charge plus complète en cas de maladie ou d’accident. Avance de fonds : l’assureur peut proposer l’avance des frais médicaux en cas de besoin. Ainsi, le voyageur n’aura pas à régler des sommes importantes de sa propre poche, ce qui réduit le stress financier lié à une situation d’urgence médicale. Prestations complémentaires : il est possible de souscrire des options pour couvrir des besoins spécifiques tels que l’assurance bagages, l’assistance juridique ou la protection contre les retards de vol. | Protection des salariés : en assurant la sécurité et le bien-être de vos collaborateurs en mission, vous renforcez leur motivation et leur implication. Limitation des risques financiers : en cas de problème de santé grave à l’étranger, le contrat d’assurance permet de réduire les charges de l’entreprise. Responsabilité de l’employeur : la clause de contrat vous permet de vous protéger des potentielles poursuites judiciaires en cas de non-respect de vos obligations en matière de sécurité et de santé des salariés en déplacement. Atout RH : proposer une assurance voyage à vos salariés constitue un avantage non négligeable pour attirer et fidéliser les talents. |
Le niveau de garantie d’une assurance voyage professionnel doit être choisi en fonction du pays de destination, de la durée de la mission, du type d’activités exercées et des risques couverts (rapatriement, assistance médicale, responsabilité civile, annulation, bagages, etc.). Plutôt que de retenir un prix moyen, il est préférable de demander un devis personnalisé et de comparer les garanties incluses.
Quel est le montant des indemnités de déplacement à l’étranger ?
Avant d’organiser un séjour professionnel dans ou en dehors de l’Union Européenne, vous devez vous informer sur le montant des compensations auxquelles vos salariés ont droit. En effet, il est important de bien connaître les modalités de remboursement des frais professionnels engagés afin de limiter les dépenses personnelles de vos collaborateurs.
Le remboursement des frais réels
Lorsque vous envoyez votre collaborateur à l’étranger, vous avez l’obligation de rembourser les frais réels liés à son voyage. Ceux-ci peuvent inclure : les billets d’avion ou de train, les notes de frais d’hôtel, les notes de frais de restaurant, les déplacements locaux, les autres dépenses professionnelles.
Les allocations forfaitaires journalières
En outre, l’entreprise doit prévoir des allocations journalières pour les déplacements professionnels à l’étranger, aussi appelées « indemnités de grand déplacement ». Leur montant varie en fonction du pays de destination pour tenir compte du coût de la vie local. Lorsque le salarié est en déplacement professionnel à l’étranger, l’entreprise peut rembourser ses frais réels (transport, hébergement, repas, déplacements locaux) et, dans certains cas, verser des indemnités forfaitaires de grand déplacement. Ces indemnités sont plafonnées par le barème Urssaf en vigueur, mis à jour chaque année. Il est donc préférable de ne pas figer des montants dans l’article et de renvoyer le lecteur au barème officiel au moment de la publication.
Comment bénéficier des remboursements des frais avancés à l’étranger ?
Pour que votre salarié puisse bénéficier des remboursements, il devra être en mesure de rédiger une note de frais. Celle-ci récapitule l’ensemble de ses dépenses professionnelles. Des justificatifs sont également nécessaires tels que la liste des frais de déplacement professionnels, les factures d’hébergement…
Pour être remboursés correctement, les frais engagés à l’étranger doivent être rattachés à une mission professionnelle identifiée et documentés dans une note de frais détaillée. Il est recommandé d’y faire figurer la date, le lieu, l’objet professionnel de la dépense, la devise utilisée et les justificatifs associés. Cette rigueur facilite le contrôle interne, le remboursement et la justification comptable.
FAQ
Une mission est généralement temporaire et réalisée pour le compte de l’employeur d’origine. Le salarié détaché reste lié contractuellement à son employeur français pendant la mission. L’expatriation correspond à une situation plus durable ou à un changement de rattachement social et contractuel, avec un régime différent.
Selon la destination et la durée, il peut être nécessaire de préparer un avenant au contrat de travail, un certificat de détachement, une attestation A1 ou un avis de mission professionnelle à l’étranger. Le bon réflexe est de vérifier la situation avant le départ, car les formalités varient selon le pays.
Oui, mais dans certaines limites. L’Urssaf prévoit un cadre spécifique pour les frais professionnels et les indemnités de grand déplacement à l’étranger ; l’exonération dépend du respect du barème en vigueur et des conditions de versement.