La note de frais de restaurant consiste en un justificatif concernant uniquement les frais de restauration lors d’un repas du salarié avec un client (repas d’affaires) et sert à rembourser le salarié. Il faut savoir que ce document fait souvent l’objet de vérifications et de contrôles par l’URSSAF. Vous souhaitez tout savoir sur la note de frais de restaurant ? On vous explique.
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– Barèmes URSSAF à respecter : Pour 2025-2026, les plafonds de remboursement sont de 21,10€ TTC par repas au restaurant (déplacement professionnel) et 10,30€ pour un repas hors restaurant. Tout dépassement devient un avantage en nature soumis aux cotisations sociales.
– Justificatifs obligatoires : Facture, addition ou reçu au nom de l’entreprise mentionnant la TVA, complétés obligatoirement par les noms et qualités des invités en cas de déjeuner d’affaires. Sans justificatif, le remboursement est refusé ou redressé par l’URSSAF.
– Récupération de TVA conditionnée : La TVA est récupérable uniquement si le justificatif porte le montant TTC/HT, que le restaurateur n’est pas micro-entrepreneur, et que le repas répond aux critères professionnels. Les taux varient selon le type de repas.
Note de frais de restaurant : ce qu’il faut savoir
Il n’est pas rare qu’un salarié se rende au restaurant pour déjeuner avec un client très important pour une réunion professionnelle. La note de frais de restaurant est utile dans un cadre professionnel puisqu’elle va permettre aux salariés d’avancer le montant du repas avant de se faire rembourser.
Attention toutefois, les sommes avancées par le salarié sont remboursées sous condition. Le montant des repas doit être raisonnable et justifié. Les dépenses non justifiées et abusives peuvent entraîner des amendes pour les entreprises de la part de l’URSSAF. Des règles strictes entourent donc les dépenses de note de frais de restaurant.
Les frais du repas sont pris en charge par l’entreprise, quel que soit le nombre de convives invités. Il en est de même pour les salariés bénéficiant de repas à l’extérieur de l’entreprise, si cette dernière n’est pas dotée de cantine sur le lieu de travail.
Point crucial : il est obligatoire d’établir une note de frais de restaurant pour justifier cette dépense auprès de l’administration fiscale. Le remboursement exonéré des charges sociales signifie que :
- ✅ Le montant n’est pas soumis aux cotisations sociales
- ✅ La TVA de la note peut être récupérée par l’entreprise
Le justificatif est indissociable de chaque note de frais de restaurant. Il peut être représenté par une facture établie au nom de l’entreprise, une addition du restaurant ou une fiche de restaurant (relevé détaillé). A noter que la facture doit impérativement mentionner le taux actuel de la TVA pour permettre sa récupération.
Un point important à ne pas oublier : le titre-restaurant ou le ticket-restaurant ne doit pas être confondu avec la note de frais de restaurant, qui sont deux choses distinctes.
Quel est le barème de remboursement des frais de repas ?
Comme pour les frais kilométriques lors d’un déplacement professionnel avec véhicule privé, il est essentiel de connaître les barèmes fixes pour calculer les frais de remboursement. Chaque année, l’administration fiscale et l’URSSAF fixent un barème des frais de repas pour guider l’employeur vers un montant raisonnable et proportionné.
Tableau Comparatif : Barèmes URSSAF 2025-2026
| Situation | Plafond 2025-2026 | Conditions | Cotisations sociales | TVA récupérable |
|---|---|---|---|---|
| Repas au restaurant (déplacement) | 21,10€ TTC | Salarié obligé de manger au restaurant | Exonérées | Oui (10%) |
| Repas hors restaurant (déplacement) | 10,30€ TTC | Collation/plat rapide à emporter | Exonérées | Oui (5,5%) |
| Repas sur lieu de travail (contrainte d’horaires) | 7,50€ TTC* | Travail continu, nuit, horaires décalés | Exonérées | Non |
| Dépassement des barèmes | Au-delà des montants ci-dessus | N’importe quelle situation | Cotisées | Variables |
| Repas d’affaires (avec invités) | 21,10€ TTC par personne | Justification obligatoire des invités | Exonérées | Oui (10%) |
*Montant révisé en 2026 par rapport à 7,30€ en 2024 (https://entreprendre.service-public.gouv.fr/actualites/A17991).
Comment faire une note de frais de restaurant ?
La rédaction d’une note de frais de restaurant n’est soumise à aucun formalisme administratif obligatoire. Chaque entreprise est libre de choisir son format (papier, Excel, logiciel). Cependant, des mentions obligatoires doivent impérativement être présentes.
Remplir les mentions obligatoires
| Catégorie | Éléments à renseigner |
| Identification du salarié | • Nom et prénom • Fonction/poste • Matricule ou numéro d’employé |
| Détails du repas | • Date du repas • Horaire du repas • Détail des plats/boissons consommés |
| Établissement | • Nom du restaurant • Adresse du restaurant • Éventuellement : numéro SIRET |
| Montants | • Montant TTC (toutes taxes comprises) • Montant HT (hors taxes) • Montant de la TVA • Taux de TVA appliqué |
| Cas de déjeuner d’affaires | • Identité complète des invités • Qualité/fonction des invités • Motif du repas (réunion, négociation, etc.) |
Joindre le justificatif de la dépense
- Si le salarié a mangé seul : L’addition, le reçu ou la facture du restaurant suffisent.
- En cas de déjeuner d’affaires : Vous devez impérativement identifier et mentionner les clients et leurs entreprises, les fournisseurs et leurs entreprises, les autres salariés (noms), les partenaires commerciaux et le nombre de convives total.
Sans ces informations, l’URSSAF peut contester le remboursement lors d’un contrôle.
Comment récupérer la TVA sur une note de frais de restaurant ?
Les employés en déplacement qui fournissent une note de frais de restaurant dans le cadre d’un déjeuner d’affaires ou d’un repas professionnel bénéficient d’un remboursement intégral TVA incluse. Cependant, l’entreprise peut récupérer la part de TVA et la déduire du montant global reversé à l’État, sous certaines conditions strictes.
La note de frais d’alcool est possible selon la politique interne de l’entreprise. Cependant… attention. Un abus (multiples alcools haut de gamme) peut être redressé par l’URSSAF comme dépense non raisonnable.
- Les boissons alcoolisées sont soumises au taux standard de 20% de TVA.
- Elles doivent figurer séparément sur la facture pour justifier la dépense.
- TVA récupérable sauf si dépassement des barèmes.
Pour information, afin de faciliter la gestion comptable, la note de frais de restaurant doit être accompagnée de l’addition du restaurant servant de justificatif. À noter également que la note de frais d’alcool est possible selon la politique interne de l’entreprise. Tout cela servira à rembourser le salarié en bonne et due forme.