La note de frais de restaurant consiste en un justificatif concernant uniquement les frais de restauration lors d’un repas du salarié avec un client (repas d’affaires) et sert à rembourser le salarié. Il faut savoir que ce document fait souvent l’objet de vérifications et de contrôles par l’URSSAF. Vous souhaitez tout savoir sur la note de frais de restaurant ? On vous explique.
Note de frais de restaurant : ce qu’il faut savoir
Il n’est pas rare qu’un salarié se rende au restaurant pour déjeuner avec un client très important pour une réunion professionnelle. La note de frais de restaurant est utile dans un cadre professionnel puisqu’elle va permettre aux salariés d’avancer le montant du repas avant de se faire rembourser. Attention toutefois, car les sommes avancées par le salarié sont remboursées sous condition. Le montant des repas doit être, en effet, raisonnable. Les dépenses non justifiées et abusives peuvent faire les frais d’amendes pour les entreprises de la part de l’URSSAF. Néanmoins, il est à noter que des règles strictes entourent les dépenses de la note de frais de restaurant.
Les frais du repas sont pris en charge par l’entreprise, et ce, quel que soit le nombre de convives invités. Il en est de même pour les salariés bénéficiant de repas à l’extérieur de l’entreprise, si cette dernière n’est pas dotée de cantine sur le lieu de travail. Toutefois, il est crucial d’établir une note de frais de restaurant. Ce justificatif permet de comptabiliser cette dernière dans le but de respecter les exigences légales. Aussi, le remboursement de la note de frais de restaurant est totalement exonéré des charges sociales. Cela signifie que le montant de la TVA de la note de frais de restaurant pourra être récupéré par l’entreprise.
Le justificatif est, par ailleurs, associé à chaque note de frais de restaurant. Il peut être représenté par une facture, ou encore par une addition, voire une fiche établie par le restaurant. De plus, la facture doit être établie au nom de l’entreprise ou de l’employeur et doit mentionner le taux actuel de la TVA. Ces données vont permettre de récupérer la TVA, elles ne doivent donc pas être omises.
Un point important à ne pas oublier : le titre-restaurant ou le ticket-restaurant ne doit pas être confondu avec la note de frais de restaurant, qui sont deux choses distinctes.
Quel est le barème de remboursement des frais de repas ?
Comme lors d’un déplacement professionnel avec un véhicule privé, il est essentiel de savoir comment calculer les frais kilométriques pour un futur remboursement. Pour tout savoir sur les frais de déplacements professionnels, il est utile de se référer aux réglementations locales et aux règles spécifiques concernant les dépenses liées au travail. Il en est de même pour la note de frais de restaurant. Chaque année, l’administration fiscale ainsi que l’URSSAF fixent ainsi un barème des frais de repas. Ceci sert à guider l’employeur à déterminer le montant raisonnable et proportionné.
Le barème des salariés en situation de déplacement pour l’année 2024 est fixé à :
- 20,70€ pour chaque repas et par personne, à condition que le salarié doive prendre son repas au restaurant.
- 10,10€ par repas et par personne, au cas où le salarié ne soit pas obligé de prendre son repas au restaurant.
Dans le premier cas, c’est en l’absence d’une alternative de représenter la société ou l’entreprise dans le cadre d’un déjeuner d’affaires. Le second cas est l’achat d’une collation, ou bien d’un plat rapide à emporter hors des locaux de son lieu de travail. On cite l’exemple des chantiers.
D’autre part, l’administration fiscale prévoit une indemnité de restauration sur le lieu de travail. Cette dernière concerne les salariés qui doivent y prendre leur repas, en raison des spécificités de leur poste imposées par l’employeur. On parle ici d’un travail en continu ou en poste, d’horaires de nuit ou d’horaires décalés. Le montant est fixé ici à 7,30 € par repas.
La politique interne de remboursement des frais professionnels permet à l’employeur de proposer des indemnités beaucoup plus importantes à chaque repas dans le cadre du travail de ses collaborateurs. Dans ce cas, on parle d’avantage en nature pour le salarié de l’URSSAF. Le montant sera, lui, soumis aux cotisations sociales et sera également intégré au revenu imposable du salarié. Le remboursement de la note de frais de restaurant qui ne dépasse pas ces barèmes est ainsi justifié et limite les risques de redressement par l’administration ainsi que par les contrôles. Dans le cas contraire, les justificatifs de notes de frais fournis doivent obligatoirement être pertinents.
Comment faire une note de frais de restaurant ?
La rédaction d’une note de frais de restaurant établie par le salarié ou par l’employé ne doit suivre aucun formalisme. C’est pour cela que chaque entreprise ou société est libre de choisir son format. Toutefois, des mentions obligatoires doivent être présentes sur la note de frais de restaurant. Ces dernières sont essentielles au bon déroulement de la gestion du remboursement.
Remplir les mentions obligatoires
Les notes de frais de restaurant doivent obligatoirement comporter :
- le nom du salarié, du chef d’entreprise, de l’employeur ou du bénévole ainsi que sa fonction ;
- la date et l’horaire du repas ;
- le détail du repas ;
- le nom de l’établissement de restauration ;
- le montant TTC de l’addition ;
- le montant de la TVA.
Le justificatif doit être joint à la note de frais de restaurant.
Joindre le justificatif de la dépense
Le justificatif est un document joint à la note de frais de restaurant. Si l’employé a pris son repas seul, alors l’addition, le reçu ou la facture de l’établissement de restauration suffisent. Dans le cadre d’un déjeuner d’affaires, il est utile de mentionner et d’identifier les personnes présentes au repas tels que les clients, les fournisseurs, les autres salariés, ou bien les partenaires commerciaux en sus du justificatif.
Comment récupérer la TVA sur une note de frais de restaurant ?
Les employés en déplacement qui fournissent une note de frais de restaurant dans le cadre d’un déjeuner d’affaires ou d’un repas bénéficient d’un remboursement intégral du montant du repas sans omettre la TVA. Cependant, l’entreprise ou la société peut récupérer la part de la TVA et la déduire du montant global reversé à l’État sous certaines conditions.
- La facture de l’établissement de restauration, ou bien du livreur de repas mentionne le montant TTC et le montant de la TVA.
- Le prestataire qui a fourni le repas est redevable de la TVA. Cela est donc impossible, si le restaurateur est un microentrepreneur.
Rappelons que la TVA est soumise à des taux différents et s’applique en fonction de la nature du repas pris dans le cadre du travail par le salarié. Ainsi :
- Un repas pris à table dans un restaurant bénéficie d’un taux de TVA réduit de 10% ;
- Les plats de restauration rapide à emporter sont soumis, quant à eux, à un taux de TVA de 5,5% ;
- Les boissons alcoolisées sont soumises à un taux standard de 20%, elles accompagnent souvent un repas.
Pour information, afin de faciliter la gestion comptable, la note de frais de restaurant doit être accompagnée de l’addition du restaurant servant de justificatif. À noter également que la note de frais d’alcool est possible selon la politique interne de l’entreprise. Tout cela servira à rembourser le salarié en bonne et due forme.