Le terme Source-To-Pay, ou S2P, désigne le processus d’approvisionnement. C’est une approche complète qui guide l’entreprise depuis la toute première étape de l’identification des besoins en biens et services, jusqu’à la finalisation du paiement. Dans cet article, vous découvrirez non seulement ses fondements, mais aussi les étapes pratiques pour le réaliser avec succès. Que vous soyez un professionnel aguerri ou nouveau dans le domaine, vous trouverez ici les clés pour comprendre et maîtriser ce processus indispensable à la prospérité de toute entreprise. Alors, prêt(e) à plonger au cœur de l’approvisionnement stratégique ?
Qu’est-ce que l’approvisionnement ou S2P ?
L’approvisionnement, ou S2P, c’est l’ensemble de toutes les opérations indispensables à l’acquisition des biens et services auprès des fournisseurs extérieurs. À savoir que ces produits ou prestations sont essentiellement nécessaires à la production de l’entreprise. Ce processus peut être assimilé au parcours d’un produit, depuis sa naissance jusqu’à son arrivée au sein de la société. Le procédé ne s’achève qu’au moment du règlement de la facture. À tort, le S2P est souvent confondu avec le P2P ou Procure-To-Pay. Mais qu’est-ce qui les différencie ?
Quelles différences entre le processus S2P et le P2P ?
Le Procure-to-pay (voir la définition dans cet article) constitue tout simplement une partie du processus S2P, la première section pour être exact. Elle englobe seulement les éléments qui touchent le processus d’achat de biens et services au sein d’une société (appel d’offres, commande, réception et traitement de facture.).
Avec le P2P, l’équipe se concentre uniquement sur l’efficacité opérationnelle. Ceci, en faisant en sorte d’acquérir des produits ou services à un meilleur rapport qualité-prix. Mais pour être pleinement efficaces, ces processus vont nécessiter l’utilisation de solutions technologiques telles que la gestion des achats en ligne. Utiliser un logiciel est une bonne idée puisqu’il va automatiser et rationaliser les processus d’approvisionnement. Je vous invite à lire la définition de l’e-procurement dans cet article si ce type d’outil ne vous est pas encore familier.
Quels en sont les avantages ?
Tout d’abord, sachez qu’une solution S2P adaptée à l’entreprise permet d’automatiser l’ensemble des opérations incluses dans ces deux processus. Et ce, en commençant par la demande d’achat, en passant par la facturation jusqu’à la réception des produits. Ceci permet un gain de temps considérable et limite les erreurs humaines. Mais les avantages tirés d’une telle solution ne s’arrêtent pas là. En effet, ils impliquent également :
- Une analyse efficace des activités : un logiciel P2P ou S2P permet la centralisation de toutes les données. Ces dernières peuvent être ensuite analysées afin d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur l’efficacité des activités de la société. Ces informations serviront ensuite à améliorer la gestion de l’ensemble des opérations (facilité à centraliser les informations, contrôle renforcé, etc.).
- Une réduction des coûts : ces solutions facilitent le contrôle des dépenses grâce à une meilleure visibilité sur la trésorerie de l’entreprise. C’est notamment à partir de ces données que l’entreprise pourra adopter une meilleure stratégie d’achat.
- De faciliter la collaboration : pour réaliser le processus P2P, de nombreux services de l’entreprise vont être impliqués. La centralisation des informations permet à chaque agent impliqué d’accéder aux informations dont il a besoin aisément et rapidement pour réaliser sa mission.
Quelles sont les étapes du processus Source-To-Pay ?
La demande d’achat
La demande d’achat est émise en interne pour initier la commande des articles ou des services dont l’entreprise a besoin. Son contenu peut légèrement varier selon l’entreprise. Néanmoins, il inclut généralement :
- Une description ainsi que la quantité des articles ou prestations,
- Le coût des biens ou services,
- Le fournisseur (informations concernant son identification).
Outre ces informations, d’autres pièces ou renseignements peuvent également y être ajoutés pour donner plus de détails (devis, devise, répartition des coûts…).
Le sourcing fournisseurs
Le sourcing fournisseurs, c’est la démarche qui permet de trouver des produits de qualité au meilleur prix. Il consiste essentiellement à rechercher, à localiser et à évaluer les fournisseurs. La comparaison se fait sur la base de plusieurs informations telles que : la zone géographique, le coût des produits, le délai et les frais de livraison, la technologie, la sécurité de l’approvisionnement…
La préparation de l’appel d’offres
Avant de faire un appel d’offres, l’entreprise doit réaliser quelques préparations en amont :
- Définition du projet : ceci comprend l’analyse des objectifs, des exigences et contraintes pour mener le projet à bien.
- Présentation de l’entreprise : statut, dirigeants, finances, moyens de contact, collaborateurs, domaines d’activité, moyens techniques et compétences, taille de l’entreprise et réalisations.
- Description de la problématique : description précise de la situation à l’origine de l’appel d’offres (objectif et raison qui motive la démarche).
- Rédaction du cahier de charge : c’est le cœur même de l’appel d’offres. Ce document inclut plusieurs informations indispensables à la réalisation du projet (besoins, contraintes et budget).
La société va également expliquer comment et quand les propositions doivent être soumises évaluées.
La sélection de l’offre
Chaque candidature sera scrupuleusement examinée. Utiliser un logiciel P2P permet de simplifier la comparaison et de trouver rapidement les postulants idéals. Ensuite, les fournisseurs sélectionnés peuvent présenter leurs offres en présentiel ou par visio-conférence.
La gestion des contrats
Lorsque l’entreprise fait son choix, le nom du candidat sélectionné peut ensuite être ajouté à la liste des fournisseurs de la société. Place ensuite à la négociation des prix ainsi qu’aux diverses conditions contractuelles. Dès lors que les deux parties parviennent à un accord, les contrats sont signés et soigneusement conservés.
L’approvisionnement
Cette étape est déléguée à la fonction d’achats. L’équipe va se charger de contrôler pour ensuite valider les demandes d’achats de biens ou de services. Un bon de commande devra être émis durant le processus pour autoriser l’approvisionnement auprès du fournisseur.
Le traitement des factures fournisseurs
Pour le traitement des factures fournisseurs, c’est au service comptabilité de se charger de la saisie et du traitement de ces documents. Cette étape inclut également quelques vérifications minutieuses : l’authentification de la facture des fournisseurs et la comparaison des factures et les bons de commande émis ainsi que les bons de livraison. Ce processus est souvent long et fastidieux. C’est pourquoi de nombreuses entreprises font le choix d’automatiser le processus grâce à des solutions d’automatisations. Cette alternative permet un gain de temps tout en réduisant les erreurs.
Les paiements
Le paiement des fournisseurs est effectué par le service comptabilité. Ce dernier se charge alors de régler les factures ou de tenir au courant les partenaires de l’avancement de leur paiement.
