L’approvisionnement est essentiel pour toutes les entreprises. Elles ont diverses options pour gérer leurs achats et améliorer leurs profits. Cependant, cette tâche est plus compliquée qu’on ne le pense, nécessitant une gestion efficace et la mise en place de différentes stratégies. La centralisation des achats est l’une de ces stratégies. Zoom sur ses avantages et inconvénients.
Center Led Procurement: de quoi parle-t-on ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, place à un peu de définitions.
- La centralisation des achats est le processus qui vise à gérer tous les achats à partir d’une seule direction.
- La décentralisation des achats consiste à déléguer à chaque branche de l’entreprise la gestion de leurs activités d’achats. Elle est souvent rencontrée dans l’industrie. En d’autres termes, chaque business possède son propre système.
- Le Center Led Procurement permet de trouver un équilibre dans le processus d’approvisionnement d’une entreprise.
C’est là que ce dernier tire son avantage. Le Center Led Procurement est une approche stratégique de la gestion des achats qui combine à la fois la centralisation et la décentralisation des achats. Les décisions sont centralisées et coordonnées, tandis que l’exécution des tâches se fait au niveau régional ou local.
Les décisions stratégiques du Center Led Procurement nécessitent avant tout la mise en place d’une centralisation stratégique des achats. Celle-ci est intégrée dans le Supply-Chain Management et permet :
- La planification de l’approvisionnement, en partant de l’identification des besoins de l’entreprise à l’élaboration de la meilleure pratique.
- La sélection et la négociation des contrats avec les fournisseurs en vue d’obtenir des produits et/ou des services de haute qualité.
- L’analyse des achats et de la performance des fournisseurs, ce qui conduit à une optimisation de la fonction d’achats de la société.
- La gestion des stocks et des commandes pour un meilleur suivi et contrôle de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
Les avantages d’une gestion centralisée des achats
Centraliser les achats apporte de nombreux avantages à une entreprise.
Réduction des coûts de stockage
La réduction des dépenses de l’entreprise est l’un des principaux bénéfices de cette approche : il n’y a plus besoin de répartir les budgets et cela diminue les coûts liés au transport et au stockage. Cette centralisation permet aussi de standardiser les approvisionnements, ce qui réduit les erreurs : les ruptures de stocks ou, au contraire, les stocks excédentaires sont évités. Également, les erreurs liées aux demandes d’achats, la facturation ou encore la livraison sont réduites.
Optimisation de la prise de décision stratégique
La centralisation des achats est un exemple de politique d’achat. Elle consiste à concentrer les décisions d’achat d’une entreprise dans un seul département ou dans une seule équipe. Du sourcing à la gestion de l’approvisionnement, cette dernière tient compte de l’organisation pilotée de la procédure d’achat, des risques liés au processus, des responsabilités. La centralisation des achats améliore donc aussi l’efficacité de l’entreprise en termes de gestion des approvisionnements, de recherche de fournisseurs, de négociation et conclusion de contrats et en matière de gestion et de contrôle sur le déroulement du processus.
Négociation des contrats
Négocier les contrats des fournisseurs n’est pas toujours une tâche facile. En effet, une entreprise cherche à faire un maximum de profit et à offrir des produits et/ou des services de qualité à sa clientèle. C’est là que la centralisation des achats joue un rôle crucial.
- Elle permet de négocier des prix plus avantageux avec les fournisseurs,
- Elle génère plus de profits et d’économies,
- Elle permet de discuter avec les fournisseurs des termes et des conditions des contrats.
Mettre en place un cycle complet qui englobe les différentes étapes d’un achat est dès lors une nécessité. Il s’agit là du procure-to-pay. Cette approche commence dès l’identification des besoins de l’entreprise. Elle tient compte de toutes les démarches utiles du cycle d’approvisionnement et se termine au moment de payer les fournisseurs.
D’autres avantages de la centralisation des achats sont également à noter. comme l’amélioration des intérêts des fournisseurs, le fait de contribuer à un meilleur suivi comptable ou encore de décharger les acheteurs ou l’équipe achats des tâches à faible valeur ajoutée.
Les inconvénients d’une gestion centralisée des achats
Bien que la centralisation des achats apporte de nombreux avantages à l’entreprise, elle a ses limites. Comme tout processus, elle possède des inconvénients.
Opération complexe
D’abord, il faut savoir que la centralisation des achats est un processus complexe à mettre en place. D’un point de vue administratif, elle nécessite la mise en place d’une structure bien définie et une gestion à grande échelle. De plus, il est difficile de garder un œil sur toutes les nécessités des unités locales et régionales. Cela peut également retarder certains achats, car les dossiers à traiter et à valider au sein de l’équipe centrale sont nombreux. La flexibilité est dès lors remise en cause, tandis que la rigidité du processus peut entraver des perspectives d’innovation.
Expertise locale non exploitée
La gestion centralisée des achats ne permet pas de profiter de l’expertise locale. En effet, l’équipe d’achats ne possède pas forcément les compétences nécessaires pour répondre aux besoins de chaque unité. Ce manque de connaissances ne permet pas de répondre aux attentes spécifiques des localités, pouvant engendrer des erreurs irréparables.
Manque de réactivité
Les procédures sont souvent longues, ce qui ralentit le processus d’approvisionnement. Les unités régionales doivent effectuer une demande d’achat auprès de l’équipe centrale. Elles attendent ensuite une approbation avant de pouvoir passer à l’achat. Dans certains cas, celui-ci est effectué dans la région centrale.
Les risques de tomber en rupture de stock ou de ne pas disposer des matériels nécessaires pour fonctionner ne sont donc pas à ignorer. Pourtant, sans l’accord du centre, elle ne peut pas agir. Cette situation est assez problématique en cas d’une prise de décision rapide ou pour des achats urgents.
Risque de dépendance
La recherche de fournisseurs est plus simple dans le cas d’une gestion centralisée des achats. Toutefois, cela peut entraîner une dépendance à certains d’eux. Cela réduit ainsi les possibilités d’innovation. De plus, cette approche limite l’autonomie et la flexibilité des unités opérationnelles. En effet, ne pouvant pas répondre d’elles-mêmes à leurs besoins, les prises d’initiatives diminuent. Dans certains cas, cela affecte leur performance.
Des investissements plus importants
Une gestion centralisée réduit les dépenses liées au stockage, au transport et à l’effectif du personnel. Toutefois, ce système peut s’avérer plus coûteux que prévu. Les investissements nécessaires sont plus élevés. Cela s’explique par les besoins d’optimisation et de qualité du service fourni. L’entreprise est contrainte d’investir dans la formation des acheteurs/négociateurs, une technologie de pointe pour une gestion à grande échelle, le recrutement de personnel qualifié. Il est dès lors important de bien évaluer le retour sur investissement avant de se lancer dans la centralisation des achats.