Les supports en papier se dégradent et se perdent facilement. Mais à l’ère du numérique, cela ne constitue plus un réel problème pour la plupart des entreprises. Après tout, les professionnels ont accès à une solution bien plus pratique : l’archivage électronique. Il se trouve que cette nouvelle alternative est plus rapide et plus efficace. Seul hic ? Les documents numériques sont faciles à modifier. Le risque de fraude est donc très élevé. Mais là encore, ce n’est plus un souci insurmontable. Pour lutter contre les falsifications, vous pouvez désormais recourir à ce qu’on appelle : l’archivage à valeur probante. Dans les grandes lignes, c’est une technique qui permet de sécuriser les documents électroniques et de garantir leur intégrité. Vous voulez en savoir plus ? On vous explique.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante, c’est avant tout un ensemble de méthodes technologiques et organisationnelles. Elle est appliquée lors de : l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques. Et tout cela, dans un cadre parfaitement légal. Son utilité ?
- Assurer l’intégrité des documents électroniques pour faire office de preuve.
- Garantir une bonne conservation des fichiers dans l’espace Cloud pendant des années.
Et pour les professionnels, une telle solution peut être extrêmement pratique.
C’est l’un des piliers de la transformation digitale
Pour réussir la digitalisation, la numérisation des documents est une étape incontournable. Cela implique, par exemple, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais, de documents comptables, des dossiers clients, et autres documents critiques. Une solution qui aide à gagner du temps et facilite le processus métier. Mais cette nouvelle approche s’accompagne également d’autres risques et problématiques. D’un côté, il y a les problèmes de conformités. D’un autre, vous devez faire face au vol, falsification et piratage de données. L’archivage à valeur probante permet de surmonter tous ces obstacles. Mais comment ?
Conformité à la loi
Les documents stockés conservent leur valeur juridique et respectent les normes, grâce à l’archivage probant. En cas de contrôles, les services fiscaux ou l’Urssaf les acceptent comme justificatifs. C’est très pratique lorsque vous devez présenter de nombreux documents comme les factures, les notes de frais et les contrats. Plus encore, cette méthode permet de répondre à des enjeux réglementaires futurs. Sachez notamment que les factures numériques vont devenir une obligation pour les entreprises.
Prévention des falsifications et des piratages
Adopter l’archivage à valeur probante permet de tracer l’authenticité d’un document grâce à son historique. Ainsi, vous êtes en mesure de vérifier sa provenance (la source). De plus, les documents ne peuvent être modifiés ni altérés.
Les avantages de l’archivage à valeur probante sont nombreux
En tant que professionnel, les avantages à tirer de l’archivage à valeur probante sont nombreux. Les voici.
- Plus de papier : Adieu la gestion de piles de documents, grâce à la dématérialisation. L’archivage est moins risqué et plus facile. De plus, cette technique vous aide à réduire vos émissions de CO2.
- Classement et recherche facile : Lorsque le personnel a besoin d’un document spécifique, plus besoin de se déplacer physiquement. Il suffit de chercher le fichier dans la base de données de l’entreprise. En prime, cette méthode d’archivage permet un énorme gain de place. Vous dépensez moins de ressources pour le classement, le rangement et la conservation.
- Contraintes administratives réduites : La validation ainsi que le traitement de demandes telles que les notes de frais sont contraignantes. L’archivage à valeur probante permet de les simplifier. Couplé avec un logiciel de gestion de note de frais, l’archivage à valeur probante permet un traitement et contrôle simplifié. La collecte et la soumission des dépenses sont automatisées grâce au logiciel. La méthode d’archivage permet de conserver la valeur juridique des documents. Ainsi, la vérification prend moins de temps. Enfin, un enregistrement comptable efficace. Les informations contenues dans les documents peuvent être exportées de manière fluide. Les risques d’erreurs sont réduits à pratiquement zéro.
Les principes fondamentaux de l’archivage à valeur probante
Comment l’archivage à valeur fonctionne ?
L’authenticité des documents
L’authenticité des documents se vérifie aisément grâce à des métadonnées. Ces dernières précisent :
- La source : la provenance des documents est mentionnée. Ainsi, les fichiers doivent comporter une signature identifiable (une empreinte électronique unique).
- L’horodatage : l’heure et la date de la création du fichier sont enregistrées avant le scellement.
L’intégrité des documents
Grâce à cette approche, vous pouvez vous assurer que le contenu des documents n’a pas été changé. Et ceci, tout au long de son cycle de vie (création, réception, consultation ou contrôle). C’est possible grâce à plusieurs technologies :
- La détection en cas de modifications : des systèmes permettent de repérer les modifications non autorisées. Parmi les techniques utilisées figurent les sommes de contrôle ou checksome. Même une modification minime est très vite repérée.
- Le chiffrement : ceci permet de coder les fichiers. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent les consulter.
- Stockage sécurisé : les documents doivent être conservés dans un environnement sécurisé à l’abri des piratages dans le cloud.
- Traçabilité : vous pouvez consulter l’historique de toutes les actions réalisées sur le document.
L’intelligibilité des documents
L’intelligibilité des documents implique que les fichiers soient conservés dans un format facile à comprendre pour le lecteur : PDF, TIFF, XML, etc.
Quelles sont les étapes de l’archivage numérique à valeur probante ?
Pour appliquer l’archivage numérique à valeur probante, vous devez respecter plusieurs étapes.
La numérisation du document
La première phase consiste d’abord à obtenir le document. Ensuite, ce dernier doit être numérisé. Le document en papier peut être scanné afin d’obtenir une image numérique de chaque page. Les paramètres comme le format ou encore la résolution sont pris en considération. Autrement, une simple photographie est possible (par smartphone ou par une tablette). Ensuite, le fichier est numérisé grâce à une technologie de détection (généralement l’OCR ou reconnaissance optique des caractères).
Vérification de la valeur probante
Pour assurer la valeur probante des fichiers dématérialisés, plusieurs conditions doivent être remplies. Ainsi, l’article A102 B-2 exige le respect de plusieurs critères.
- La conformité à l’original : La structure, la couleur et le contenu du document ne doivent pas être modifiés. Même si le fichier est compressé, le procédé doit se faire sans aucune perte d’informations.
- Un format adapté : Pour garantir l’interopérabilité et la pérennisation des données, le format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) sont acceptés.
- Un système d’authentification efficace : Pour prévenir les éventuelles falsifications, plusieurs mesures de sécurité minimales sont exigées : un cachet serveur fondé sur un certificat, conforme au moins au niveau d’entrée du RGS destiné à valider l’identité d’une personne physique ou morale. C’est une sorte de tampon digital. Une signature électronique, également conforme au minimum au niveau étoile du RGS. Enfin, un horodatage, pour que les différentes opérations réalisées sur le document soient datées.
Classement et indexation des documents
L’indexation implique de créer des métadonnées. Ces dernières vont mentionner la nature et le type de contenu. Elles expliquent brièvement le contenu et sa raison d’être. Ceci va permettre de faciliter l’extraction des informations lorsque c’est nécessaire.
Conservation des documents
Les documents doivent être stockés dans un espace de stockage sécurisé. Ils doivent aussi faire l’objet d’une gestion attentive et transparente jusqu’à leur destruction (en moyenne six ans selon le type de document).