Les employés sont parfois amenés à faire des déplacements pour le compte de l’entreprise. Cela peut être des visites chez le client, un voyage d’affaires, un rendez-vous ou un repas avec un client… Et tout le temps que durent ces trajets et ces activités, le salarié doit être rémunéré. Mais dans ce cas, quelle partie du temps qu’il a passé dehors sera considérée comme un temps de travail effectif ? On vous explique.
Temps de travail effectif : de quoi parle-t-on ?
Ce qu’on appelle du temps de travail effectif (selon l’article L3121-1 du Code du Travail), c’est le temps consacré à des activités professionnelles et durant lequel le salarié ne peut pas vaquer librement à ses propres occupations. Il sert de base de calcul pour la rémunération, les droits au congé… Pour faire simple, ce temps de travail englobe la durée des missions accomplies sous la supervision de l’employeur : sur le lieu de travail, en dehors de l’entreprise et en dehors des horaires habituels du salarié.
Distinction entre temps de travail effectif et temps de repos
Voici quelques explications supplémentaires et cas concrets pour mieux comprendre.
- Lorsque le salarié est présent dans le local de l’entreprise, les pauses repas ne sont pas incluses dans son temps de travail effectif. Et donc, elles ne sont pas rémunérées. Pourquoi ? Parce que, durant ces quelques heures ou minutes, l’employé peut décider librement de ce qu’il veut faire.
- Au contraire, la pause-café est comprise dans les horaires de travail. En effet, durant ce laps de temps, l’employeur peut encore interrompre son personnel pour exécuter une mission.
Mais alors, comment comptabiliser les heures de travail pendant les déplacements professionnels à l’étranger ? Et lorsque l’employé effectue un trajet de son domicile jusqu’au travail, est-ce que ça compte ?
Trajet domicile-travail : est-ce du temps de travail effectif ?
Et bien non, le trajet entre le domicile jusqu’au lieu du travail n’est pas pris en compte pour l’estimation du temps de travail. Il n’est donc pas rémunéré. Et seuls les frais de déplacement sont versés au salarié.
Il existe tout de même des exceptions. Par exemple, lorsque l’employé doit rallonger son trajet pour se rendre chez un client, il a droit à une compensation (article L 3121-7 et L.3121-8). Cette contrepartie est octroyée sous la forme d’un repos supplémentaire ou d’une compensation financière. La rétribution dépend de la convention collective établie ou encore de l’accord collectif de la société (s’il y en a). En l’absence d’un accord, c’est à l’employeur de fixer la compensation à accorder au salarié. Pour décider de la nature de la rémunération, il va consulter le comité social et économique de l’entreprise (CSE).
Le temps passé à un team building ou à un séminaire, c’est payé ?
Un team-building implique essentiellement de pratiquer des activités ludiques entre collègues. Ce genre de réunion organisé par l’entreprise est destiné à améliorer la cohésion de l’équipe. Il est donc lié directement au travail et peut être organisé durant les horaires de travail ou en dehors. Sachez qu’une journée dépensée pour participer à un team building est comptabilisée comme du temps de travail effectif. En outre, le temps passé à un séminaire en dehors des heures de travail habituel est aussi calculé. Mais seulement si l’événement est lié au travail (présentation d’un projet, formation…).
Quels déplacements professionnels comptent comme du temps de travail effectif ?
Pour les déplacements professionnels, le temps de travail se calcule comme les heures cumulées en local. Il en est de même pour les rendez-vous clients ainsi que les temps des trajets (lorsqu’ils sont pris en considération). En effet, durant ces intervalles, les salariés ne sont pas libres de vaquer à leurs affaires personnelles. Mais alors, comment les heures sont-elles estimées ?
Les temps de trajets
Vous vous demandez quand et comment comptabiliser la durée des trajets professionnels en temps de travail effectif ?
- Déplacement d’un site de travail à un autre : Dans ce cas, la durée du trajet entre les lieux de destination est calculée. Ce genre de situation peut concerner le chef de chantier comme les ouvriers, les techniciens en maintenance ou en installation… À savoir que ces salariés bénéficient également des indemnités de petits déplacements qui incluent : les frais de déplacement professionnel, les repas…
- Déplacement pour une formation ou durant les astreintes : Les déplacements pour les formations obligatoires sont aussi inclus dans les heures de travail (dans le cadre du développement de compétence). Et il en est de même pour les trajets et interventions pendant les astreintes. En effet, ces derniers impliquent de rester à disposition de l’employeur en dehors de ses heures de travail habituelles (durant les week-ends, les jours fériés ou les nuits).
Les rendez-vous clients
Ces rendez-vous impliquent : la préparation (changement de vêtement), le déplacement et la rencontre. Le temps consacré à ces activités est inclus dans les heures de travail du salarié. En effet, ce dernier doit se concentrer exclusivement à ces tâches sans possibilité de gérer ses affaires personnelles.
Les voyages d’affaires
Lors des déplacements professionnels, le temps de travail est plus difficile à comptabiliser. Les employés ne travaillent pas 24h/24. De plus, ils doivent déjeuner, dormir, se reposer… Pour comptabiliser les heures travaillées, il y a quelques critères de base auxquels se référer.
- Le temps passé dans les transports : Pour calculer le temps de travail pendant les voyages d’affaires, le dirigeant doit prendre en considération : le trajet pour l’aller, la réalisation du travail et le voyage du retour. À chaque déplacement, l’employeur doit tenir compte du temps d’attente à l’aéroport, à la gare, sur les quais… Mais aussi, la durée des déplacements professionnels avec un véhicule privé, en train, en bateau…
- La durée des missions : Lorsque le salarié part en voyage, difficile de s’assurer qu’il travaille réellement. Ainsi, le dirigeant peut spécifier quelques consignes et directives concernant la durée du travail (le nombre de jours nécessaires à la réalisation de la tâche à accomplir) et les heures maximales de travail (le nombre d’heures que l’entreprise va rémunérer).
Sachez que pendant ces déplacements professionnels, l’employé peut faire des heures supplémentaires. Néanmoins, l’entreprise est libre de ne pas les payer.
Un salarié peut-il recevoir des primes pour ses déplacements professionnels ?
Oui, un salarié peut recevoir des primes pour les déplacements professionnels. Mais seulement si c’est mentionné dans les conventions collectives de la société ou encore dans sa politique de voyage. Dans ce cas, le montant de cette compensation est estimé selon plusieurs critères :
- La distance : calculée à partir du lieu de domicile
- La durée du déplacement : tout le temps que durera le travail
- Le transport : avion, voiture, train…
- Le statut du salarié : cadre ou non
Cette rémunération doit respecter les barèmes fixés par l’URSSAF. En cas de dépassement des conditions imposées, impossible de bénéficier de l’exonération des cotisations sociales. Ces primes sont accompagnées par les indemnités de grand déplacement. Ces dernières désignent les sommes destinées à rembourser l’employé pour l’argent qu’il a dépensé pendant le voyage comme : les frais de déplacement, les frais d’hébergement, les repas, la communication…