Pour le bon fonctionnement d’une société, certains déplacements sont primordiaux. Il peut s’agir de rencontrer des clients, de participer aux conférences ou aux événements pour le compte de l’entreprise. Généralement, ils sont effectués par le biais d’un véhicule professionnel. Cependant, il n’est pas exclu d’effectuer ces déplacements professionnels avec un véhicule privé. Que prévoit le Code du travail dans les cas d’utilisation d’un véhicule personnel pour le travail ? Est-il possible d’établir des clauses en rapport avec les déplacements professionnels dans les contrats ?
Comment est formalisé l’usage d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel ?
D’abord, il est capital de définir ce qu’est un déplacement professionnel. Il s’agit d’un voyage qui remplit les 3 conditions suivantes :
- qu’il soit effectué par un employé et salarié de l’entreprise ;
- qu’il soit effectué sur la demande de l’employeur ;
- qu’il soit effectué dans le cadre de son activité professionnelle.
Ils prennent diverses formes à savoir : dîner d’affaires, rendez-vous avec des investisseurs, une formation dans une ville étrangère… La durée de ce type de déplacement varie souvent de plusieurs heures à des jours. Elle varie suivant la circonstance et la demande de l’employeur. Toutefois, la durée totale d’un déplacement professionnel est inférieure à 90 jours consécutifs. Elle doit également être inférieure à 180 jours par an.
L’usage d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel peut être réglementé ou non par des clauses contractuelles. Qu’en est-il de chacun de ces cas ?
La clause est inscrite dans le contrat de travail
Pour un déplacement professionnel, l’employeur ne peut exiger qu’un salarié utilise son véhicule privé. En principe, il doit proposer un tiers moyen de transport procurant assurance et sécurité durant le trajet à son employé. Mais dans les cas où une clause stipule que l’employé sera amené à utiliser son véhicule, il ne pourra s’y opposer. Bien évidemment, il sera du ressort de l’employeur d’assurer l’intégralité des frais entourant le voyage.
Les déplacements sont particulièrement réglementés. Avant d’initier tout mouvement, l’employeur devra veiller au respect des obligations inscrites dans le contrat, à savoir :
- prévenir l’employé 2 jours à l’avance ;
- assurer la sécurité du collaborateur ;
- assumer le remboursement du calcul des frais kilométriques ;
- les déplacements professionnels sont intégrés dans le temps de travail ;
- Non-imposition de l’usage du véhicule privé.
Il est possible pour l’entreprise de contractualiser une clause de mobilité. Et pour cause, cela peut être dû à la fréquence des déplacements.
La clause n’est pas inscrite dans le contrat de travail
L’employeur ne peut exiger à son employé d’utiliser son véhicule privé pour des déplacements professionnels. Cette décision revient au salarié. Si ce dernier décide d’utiliser son propre moyen, le supérieur doit le valider. Il doit également s’apprêter à régler les différents frais entourant le déplacement.
Toutefois, il faut dire que dans la pratique, l’employé peut difficilement refuser d’utiliser son véhicule privé. Surtout dans les cas où l’entreprise ne dispose pas de véhicules de service. Pour cela, certaines entreprises essaient de soumettre des avenants au contrat afin de couvrir les frais liés aux déplacements professionnels. Reste au salarié de vérifier à la fin si toutes les dépenses effectuées ont été remboursées.
Un compromis peut également être trouvé entre les deux entreprises pour les imprévus. Les deux parties peuvent déterminer les conditions d’utilisation du véhicule du salarié à des fins professionnelles. Pour la validité de cet accord, il doit être écrit. Puis, la vérification du remboursement des frais de déplacements doit se faire au fur et à mesure. Enfin, les taxes, les assurances et certains amortissements doivent être pris en charge en cas d’utilisation régulière du véhicule personnel.
Quelles sont les indemnisations possibles pour cet usage ?
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur est censé couvrir les frais du voyage. Les frais payés par celui-ci sont appelés frais kilométriques. Ils font l’objet d’une exonération et de contributions sociales. Ils sont fixés par les barèmes de l’administration fiscale.
Le remboursement des frais kilométriques
Les frais kilométriques peuvent également être désignés par : Barème kilométrique. Comme son nom l’indique, il ne dépend absolument pas du temps de trajet du déplacement professionnel. Il se détermine en fonction de la distance totale parcourue. L’administration fiscale établit les barèmes en fonction de la puissance du véhicule. Elle va de 3 CV ou moins à 7 CV ou même plus.
Généralement, les principaux véhicules en cause sont ceux automobiles. D’autres types de véhicules à l’instar des deux roues et des cyclomoteurs sont aussi concernés. Outre ces types de moyens de déplacements, il est également possible d’y inclure les véhicules électriques.
Cependant, pour les véhicules électriques, le calcul du barème se fait autrement. Pour commencer, le montant des frais de déplacement est déterminé grâce au barème fiscal. Puis, le montant total trouvé est majoré de 20% afin de trouver le montant total de remboursement.
Le paiement des contraventions en cours de trajet lors des missions professionnelles
De façon générale, la contravention est prise en charge par le titulaire du certificat d’immatriculation. Le paiement de toutes les infractions ou contraventions liées au véhicule lui incombe. Toutefois, il est possible que l’entreprise bénéficiaire des services prenne en charge les amendes lors des trajets professionnels.
Ce remboursement sera considéré comme un simple avantage en nature soumis aux cotisations sociales. Clairement, les amendes dont le paiement revient à l’entreprise sont uniquement celles liées au service professionnel.
Celles relevant de l’usage privé du salarié sont assurées par lui-même.
Le salarié doit-il souscrire une assurance pour l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles ?
Plusieurs vérifications doivent être effectuées par le salarié au niveau de l’assurance du véhicule. En effet, il doit vérifier les conditions établies par l’assurance pour un usage professionnel de son véhicule personnel. Diverses options sont possibles afin de couvrir l’employé en cas d’accident sans engager la responsabilité de l’employeur.
Le trajet domicile travail comme déplacement professionnel ?
En effet, le trajet domicile-travail n’est pas considéré comme un déplacement professionnel. Pour cette raison, il faudra vérifier avec l’assurance auto si ce type de prestation est couvert. Ce type de prestation n’est pas toujours mentionné dans les contrats d’assurance. Procéder à la vérification et l’ajouter au contrat si possible peut-être une garantie spécifique.
Les déplacements professionnels avec une voiture personnelle
Il convient de faire le point avec son assurance afin d’être indemnisé en cas d’accident. L’assureur peut refuser la mise en application du contrat si les déplacements professionnels n’avaient pas été prévus dans le contrat. L’employeur peut décider de prendre en charge l’assurance pour un déplacement professionnel avec un véhicule privé. Pour cela, deux options sont exploitables :
- La souscription à une extension de garantie du véhicule à usage professionnel ;
- L’adhésion à un contrat d’assurance mission.
Le premier permet de couvrir la majoration de la prime d’assurance. À contrario, le second couvre les salariés pour les déplacements professionnels à bord de leur véhicule personnel.