Après deux années de turbulences dues à la pandémie, le voyage d’affaires rebondit de manière spectaculaire en 2023. Les estimations d’Epsa indiquent que les dépenses dans ce secteur ont atteint 28,5 milliards d’euros. Soit un retour à 95% du niveau de 2019. Divers leviers favorisent cette tendance, en particulier la nécessité de renforcer les relations commerciales internationales et de nouer des partenariats stratégiques. Mais qu’entend-on réellement par voyage d’affaires ? Quelles sont les obligations de l’employeur pour les déplacements professionnels à l’étranger ? En contrepartie, le salarié bénéficie-t-il d’une indemnisation dans le cadre d’une mission dans un pays éloigné de son domicile ?
Déplacement professionnel à l’étranger : de quoi parle-t-on ?
Un déplacement professionnel à l’étranger consiste à effectuer une mission pour le compte d’une entreprise. Le travail du salarié peut être de différentes natures : gestion de projet, relations avec les clients, conclusion d’accords commerciaux…
Est-ce considéré comme du temps effectif de travail ?
Un déplacement professionnel à l’étranger n’est pas automatiquement considéré comme du temps de travail effectif. Ni la loi ni le Code du travail ne le disent clairement et cela dépend de la situation particulière de l’employé. Attention donc à ne pas confondre ces deux notions. Voici les éléments à prendre en compte pour les distinguer :
- Le salarié est-il obligé de travailler pendant le trajet ? Par exemple, répondre à des e-mails, participer à des visioconférences…
- A-t-il droit à un temps de repos durant le trajet ?
- Le temps de trajet est-il particulièrement long et fatigant ?
Plus les contraintes sont importantes, plus il est probable que le temps de déplacement soit comptabilisé comme du temps de travail. Dans tous les cas, il est important de se référer à la convention collective applicable ou de contacter un représentant des salariés pour avoir une réponse précise.
Quelle est la durée maximale d’un voyage d’affaires à l’étranger ?
Un voyage d’affaires à l’étranger, aussi appelé « mission » ou « séjour professionnel », ne doit pas dépasser 3 mois consécutifs. Autrement dit, le salarié ne peut pas rester plus de 90 jours d’affilée en mission professionnelle loin de son lieu de travail habituel. Sur une année civile, le délai de séjour légal à l’étranger pour des missions ponctuelles telles que des séminaires ou des formations professionnelles ne doit pas dépasser 6 mois. Si le salarié dépasse ces durées, il sera considéré comme étant en expatriation ou en détachement. Dès lors, lui et son employeur seront soumis à des statuts et des obligations différents.
Bon à savoir : pour une période de plus de 121 jours et moins d’un an, on parle d’une affectation de courte durée.
Les obligations de l’employeur envers ses salariés
Votre entreprise organise une mission à l’étranger et vous souhaitez y envoyer un représentant ? En tant qu’employeur, vous avez des obligations importantes à respecter pour assurer le bon déroulement du voyage de votre salarié et pour votre propre protection.
Faire une déclaration à la Sécurité Sociale
Avant le départ de votre employé, vous êtes tenu d’informer la Sécurité Sociale de son travail à l’étranger. Cette démarche obligatoire permet de garantir une couverture optimale en cas de problème de santé lors de l’exécution de sa mission.
- Comment faire ? C’est très simple : il suffit de télécharger gratuitement le formulaire Cerfa suivant et de le compléter : https://www.ameli.fr/sites/default/files/formualires/113/s9203.pdf
- Pourquoi est-ce important ? Négliger cette déclaration peut avoir des conséquences fâcheuses pour votre salarié. Pour le paiement des frais médicaux, il devra les assumer lui-même pendant sa mission. Il aura aussi une perte de la couverture professionnelle et ne pourra donc pas bénéficier des avantages offerts par la Sécurité sociale pour les déplacements professionnels à l’étranger.
Souscrire une assurance voyage professionnel
Si la Sécurité Sociale offre une couverture de base pour les soins de santé en France, elle est souvent moins efficace et moins complète à l’étranger. D’où l’intérêt d’opter pour une assurance supplémentaire qui couvre les risques liés aux voyages d’affaires.
| Les avantages pour l’employé | Un investissement rentable pour l’entreprise |
| Couverture étendue : elle prend en charge une large gamme de services (hospitalisation, rapatriement, assistance 24h/24…). Plafonds élevés : les garanties proposées sont généralement plus importantes qu’avec la Sécu. Votre salarié pourra ainsi profiter d’une prise en charge plus complète en cas de maladie ou d’accident. Avance de fonds : l’assureur peut proposer l’avance des frais médicaux en cas de besoin. Ainsi, le voyageur n’aura pas à régler des sommes importantes de sa propre poche, ce qui réduit le stress financier lié à une situation d’urgence médicale. Prestations complémentaires : il est possible de souscrire des options pour couvrir des besoins spécifiques tels que l’assurance bagages, l’assistance juridique ou la protection contre les retards de vol. | Protection des salariés : en assurant la sécurité et le bien-être de vos collaborateurs en mission, vous renforcez leur motivation et leur implication. Limitation des risques financiers : en cas de problème de santé grave à l’étranger, le contrat d’assurance permet de réduire les charges de l’entreprise. Responsabilité de l’employeur : la clause de contrat vous permet de vous protéger des potentielles poursuites judiciaires en cas de non-respect de vos obligations en matière de sécurité et de santé des salariés en déplacement. Atout RH : proposer une assurance voyage à vos salariés constitue un avantage non négligeable pour attirer et fidéliser les talents. |
Le coût d’une assurance voyage professionnel est relativement faible en comparaison avec les avantages offerts. Selon les garanties choisies, la cotisation annuelle varie entre 500€ et 1000€ pour 10 employés. En plus d’être exonérée de charges sociales et de fiscalité, elle est également déductible du résultat imposable de l’entreprise.
Quel est le montant des indemnités de déplacement à l’étranger ?
Avant d’organiser un séjour professionnel dans ou en dehors de l’Union Européenne, vous devez vous informer sur le montant des compensations auxquelles vos salariés ont droit. En effet, il est important de bien connaître les modalités de remboursement des frais professionnels engagés afin de limiter les dépenses personnelles de vos collaborateurs.
Le remboursement des frais réels
Lorsque vous envoyez votre collaborateur à l’étranger, vous avez l’obligation de rembourser les frais réels liés à son voyage. Ceux-ci peuvent inclure : les billets d’avion ou de train, les notes de frais d’hôtel, les notes de frais de restaurant, les déplacements locaux, les autres dépenses professionnelles.
Les allocations forfaitaires journalières
En outre, l’entreprise doit prévoir des allocations journalières pour les déplacements professionnels à l’étranger, aussi appelées « indemnités de grand déplacement ». Leur montant varie en fonction du pays de destination pour tenir compte du coût de la vie local. Par exemple, pour une mission en Allemagne, votre collaborateur a le droit à une compensation de 164€/jour. C’est beaucoup plus élevé aux Émirats arabes unis, car il bénéficie d’une compensation de 754 dirhams. Ces compensations lui permettent de couvrir ses besoins quotidiens : nourriture, transports en commun locaux, petites courses… Leur montant peut être réduit selon les frais réels engagés.
En Outre-Mer
Si votre collaborateur effectue des déplacements professionnels en Outre-Mer, il percevra des indemnités forfaitaires variables.
| Barème général en une journée | Repas : 17,50€Hôtel (incluant le petit-déjeuner) : 70€. |
| Spécificités pour la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française et Wallis-et-Futuna | Dîner : 21€Hôtel (incluant le petit-déjeuner) : 90€. |
| Durée de la mission et abattement | < 3 mois : abattement de 15%< 24 mois : abattement de 30% |
| Indemnité journalière logement pour les salariés handicapés | Montant : 120€Condition :employé reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite |
À l’étranger
Pour les missions professionnelles à l’étranger, le montant des allocations est plafonné par le barème des indemnités journalières des personnels civils de l’État en déplacement temporaire à l’étranger (annexe 1, arrêté du 3 juillet 2006).
| Réductions possibles | Logement gratuit : l’indemnité du salarié est réduite de 65%Nourriture : 17,5% pour un repas, 35% pour les deux repas offerts (modifié par Arrêté du 26 février 2019, article 3). |
| Durée de la mission et abattement | < 3 mois : abattement de 15%< 24 mois : abattement de 30% |
Pour que votre salarié puisse bénéficier des remboursements, il devra être en mesure de rédiger une note de frais. Celle-ci récapitule l’ensemble de ses dépenses professionnelles. Des justificatifs sont également nécessaires tels que la liste des frais de déplacement professionnels, les factures d’hébergement…