Avec l’objectif d’améliorer les échanges et d’optimiser le processus d’achat par le biais de solutions digitales, l’e-procurement vise à numériser les échanges commerciaux entre entreprises et fournisseurs. C’est devenu un pilier essentiel pour les nombreuses entreprises qui cherchent à optimiser leur processus d’approvisionnement. On vous explique tout dans ce guide dédié en 3 parties.
L’e-procurement : en quoi ça consiste ? Définition
Le concept de « e-procurement » fait référence à la gestion centralisée des achats et des approvisionnements d’une entreprise par le biais d’une plateforme électronique. Cette expression formée à partir du préfixe « e » pour « électronique » et du terme « procurement » qui désigne l’approvisionnement, est couramment traduite en français de diverses manières, telles que : approvisionnement en ligne, approvisionnement électronique ou encore solutions d’achat électronique.
Les plateformes électroniques et la digitalisation jouent un grand rôle dans la transition vers l’e-procurement, en permettant la transformation des achats traditionnels en processus entièrement dématérialisés. Ce changement concerne l’intégralité ou une partie du cycle Procure-to-Pay (P2P), qui englobe trois étapes principales :
- La sélection des produits,
- L’envoi de la commande,
- La gestion de la facturation et du paiement.
Quelle est la différence entre les termes purchasing et procurement ?
Le Lean Purchasing est un processus stratégique qui vise à réduire le gaspillage et à optimiser les processus d’approvisionnement. Contrairement aux méthodes traditionnelles, le Lean Purchasing met l’accent sur la création de valeur pour le client tout en minimisant les coûts et les délais.
Tandis que cet acte d’achat se réfère à une transaction ponctuelle où des biens ou des services sont acquis, le concept de Procurement englobe une approche plus holistique et stratégique de la gestion des achats au sein d’une entreprise. Contrairement à un simple achat, le Procurement représente une solution qui vise à améliorer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Il implique généralement des méthodes comme des appels d’offres, où des fournisseurs potentiels sont évalués et sélectionnés sur des critères prédéfinis.
À qui s’adresse le e-procurement ?
L’e-procurement s’adresse aux entreprises de toutes tailles, dans le secteur Business to Business (B2B). Au sein des entreprises il y a quand même 4 secteurs à distinguer :
- Le département des achats, chargé de définir et de perfectionner les stratégies d’achat.
- Les utilisateurs finaux, qui expriment les besoins et passent les commandes.
- Le responsable de l’approbation des commandes.
- Les départements des finances et de la comptabilité, en charge du rapprochement entre les commandes et les factures ainsi que du processus de paiement.
Que ce soit pour l’acquisition de biens ou de services, cette pratique aide à gérer efficacement les transactions commerciales avec les fournisseurs.
Quelle différence entre l’e-procurement et l’e-sourcing ?
La principale différence entre l’e-procurement et l’e-sourcing réside dans leur objectif et leur portée, même si les deux solutions sont liées. Alors que l’e-procurement se concentre sur le processus d’achat proprement dit, de la sélection des fournisseurs à la passation de commande, l’e-sourcing (qui se passe en amont) regroupe l’ensemble du processus de recherche et de sélection des fournisseurs. L’e-sourcing couvre le secteur Source to Contrat (S2C).
De quelle manière fonctionne l’e-procurement ?
L’e-procurement comprend trois principales étapes, qui sont spécifiques au processus Procure-to-Pay.
Le choix des produits
Les entreprises consultent une plateforme désignée, qui peut prendre la forme d’un catalogue en ligne, d’un système Punch-Out ou d’une plateforme de commerce B2B, afin d’examiner l’ensemble de l’offre du fournisseur, y compris les conditions contractuelles telles que les produits disponibles et les remises. Après avoir choisi les articles, elles envoient leur demande d’achat d’un simple clic. Cette demande est ensuite intégrée dans leur système d’achat pour suivre le processus de validation préétabli.
La passation de commande
Une fois la demande d’achat approuvée, elle se transforme en commande et est automatiquement envoyée au fournisseur concerné. L’envoi de commande peut se faire de deux manières : soit sous forme de document électronique, soit via une plateforme de marché en ligne. Le fournisseur prépare ensuite les articles en vue de la livraison.
La réception de la facture
La facturation peut elle aussi être dématérialisée. Lorsqu’elle l’est, les entreprises reçoivent la facture certifiée par un tiers de confiance, sous forme de fichier PDF ou de document électronique. Ensuite, elle est automatiquement rapprochée de la commande pour déclencher le processus de paiement.
Quels sont les principaux avantages de l’e-procurement ?
Les avantages de l’e-procurement sont nombreux allant de la réduction des coûts au gain de temps.
Réduction des coûts
En automatisant et en rationalisant le processus d’achat, l’e-procurement réduit les coûts liés à la gestion manuelle des achats, ainsi que les dépenses inutiles.
Gain de temps et d’argent
En éliminant les tâches manuelles et répétitives comme l’envoi du bon de commande ou de la facture, l’e-procurement permet aux équipes d’achat de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la négociation avec les fournisseurs ou l’analyse des dépenses.
Meilleure visibilité et contrôle
Grâce à des outils de reporting et d’analyse intégrés, l’e-procurement offre une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise.
Optimisation des relations fournisseurs
En facilitant la communication et la collaboration avec les fournisseurs, l’e-procurement contribue à renforcer les relations commerciales et à garantir la qualité des produits et services fournis.
Conformité et gestion des risques
L’e-procurement centralise les processus d’achat et impose des règles et des workflows prédéfinis pour garantir la conformité aux politiques d’achat de l’entreprise et réduire les risques liés à la fraude ou à la non-conformité réglementaire. En fin de compte, l’e-procurement représente une évolution majeure dans la gestion des achats et des approvisionnements pour les entreprises. En adoptant des solutions digitales, les organisations peuvent optimiser leurs processus d’achat, réduire les coûts et gagner en efficacité.
De la sélection des fournisseurs à la réception des factures, en passant par l’envoi de commande, chaque étape du processus bénéficie des nombreux avantages de la dématérialisation et de l’automatisation. En outre, l’e-procurement offre une meilleure visibilité sur les dépenses, renforce les relations avec les fournisseurs et assure une conformité aux politiques d’achat de l’entreprise.