Plus l’entreprise se développe, plus la gestion des achats devient complexe. Des commandes en cours aux dépenses associées, la multitude de détails à superviser peut rapidement devenir ingérable. C’est là que la demande d’achat (DA) prend toute son importance. À ne pas confondre avec un bon de commande, ce document particulier joue un rôle capital dans la rationalisation et l’optimisation des achats au sein d’une organisation. Mais qu’entend-on exactement par demande d’achat ? Quels avantages offre-t-elle ? Et comment mettre en place des demandes d’approvisionnement automatisées ?
Demande d’achat : définition
Lorsqu’un employé identifie un besoin spécifique au bon fonctionnement de l’entreprise, il émet une demande d’achat pour procéder à l’acquisition du bien ou du service nécessaire. Ce document atteste que l’entreprise effectue les achats de manière efficace, ordonnée et conforme à ses réglementations internes. La DA fournit aux approbateurs les informations nécessaires à l’évaluation de la pertinence de la demande telles que :
- La nature du besoin : description du produit ou du service
- Le poste budgétaire et le département concernés
- Les justifications requises : accords connexes, fichiers…
Une fois la demande d’achat approuvée, le processus d’approvisionnement entre dans sa phase opérationnelle. Cette étape implique la création de la commande et l’envoi de celle-ci au fournisseur ou au prestataire de services choisi.
Quelles différences entre une demande d’achat et un bon de commande ?
La demande d’achat est souvent confondue au bon de commande alors qu’il s’agit de deux concepts distincts.
Particularités d’une demande d’achat
- Document interne : un employé émet la demande d’achat pour exprimer un besoin d’achat.
- Formulaire structuré : elle est généralement établie via un système de gestion d’achats, précisant la nature du besoin, les articles requis et les justifications.
- Étape préliminaire : elle précède la création d’un bon de commande.
Spécificités d’un bon de commande
- Document officiel et juridique : après validation de la demande d’achat, l’entreprise émet un bon de commande pour s’engager envers le fournisseur.
- Détails de l’achat : il spécifie les produits ou services commandés, les quantités, les prix, les conditions de livraison et de paiement.
- Engagement contractuel : un bon de commande formalise l’accord entre l’acheteur et le fournisseur.
- Suivi et traçabilité : ce document permet de suivre l’état de la commande et les paiements.
Pourquoi est-il important de mettre en place un processus de demande d’achat en entreprise ?
Le processus de demande d’achat constitue un pilier majeur dans le cycle d’approvisionnement Procure-to-Pay (P2P). Ce document permet de suivre les approbations, les autorisations et les contrats. Il vise à protéger l’entreprise contre les risques financiers et juridiques.
- Une prise de décision éclairée : La demande d’achat fournit des informations importantes sur la nécessité réelle de l’achat, les spécifications des produits ou services requis, et le budget alloué.
- Une collaboration efficace : La DA implique plusieurs parties prenantes telles que le demandeur, les approbateurs, les services informatiques, financiers et juridiques.
- Optimisation des coûts et des ressources : Le processus de demande d’achat permet de comparer les prix et de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. Les coûts administratifs et les erreurs humaines sont minimisés grâce à des processus d’achat standardisés et rationalisés.
- Transparence et visibilité accrues : Les collaborateurs peuvent suivre l’état des demandes et l’utilisation des fonds. Cela favorise la confiance, la responsabilisation et une meilleure gouvernance d’entreprise. La centralisation des achats en ligne facilite la gestion des ressources de l’entreprise et l’aide à identifier les opportunités d’achat groupé.
Le processus de demande d’achat : en quoi ça consiste ?
Les demandes d’approvisionnement sont une procédure formalisée qui garantit que les achats sont autorisés, contrôlés et respectent les politiques établies.
Quels en sont les principaux avantages ?
Le processus de demande d’achat est essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur cycle approvisionnement. Cette démarche leur permet également de réduire les risques et d’améliorer leurs performances globales. Elles présentent de nombreux atouts :
- Responsabilisation : chaque partie prenante assume pleinement sa responsabilité dans le processus d’achat.
- Protection contre la fraude : les demandes d’achat réduisent les risques de fraude, de corruption et de dépenses non autorisées.
- Meilleur contrôle des dépenses : elles permettent la centralisation des demandes d’achat pour une gestion plus efficace et une anticipation des dépenses à venir.
- Gain de temps : le processus de DA facilite la comparaison des différentes offres, la négociation des meilleurs prix et la conclusion d’accords plus rentables.
- Traçabilité accrue : les documents constituent une preuve claire des décisions prises et des dépenses engagées.
Quelles sont les étapes du processus de demande d’achat ?
La mise en place d’un processus de demande d’achat comprend les étapes suivantes :
1. Création de la demande d’achat
L’employé initie le processus en remplissant un formulaire de demande d’achat électronique ou papier. Le formulaire doit inclure des informations détaillées sur : le bien ou le service requis, la quantité, la justification de l’achat, le coût estimé, le fournisseur concerné…
2. Analyse et validation hiérarchiques
La demande d’achat est soumise au responsable hiérarchique de l’employé pour examen et approbation initiale. Lors de cette étape, le responsable :
- Vérifie l’exactitude des informations, la validité de la demande et la disponibilité du budget.
- Peut apporter des modifications à la demande si nécessaire.
- Ne peut pas ajouter de nouveaux éléments ou modifier les prix.
3. Pré-approbation (service des achats)
La requête est transmise au service des achats pour une pré-approbation plus approfondie. Un spécialiste examine la demande, vérifie les conditions de remise et la disponibilité des articles et s’assure que le fournisseur répond aux exigences de l’entreprise.
4. Traitement de la commande
La demande d’achat est finalisée et la commande passe auprès du fournisseur sélectionné. Dès lors, le service des achats émet un bon de commande officiel et l’envoie au fournisseur, assure le suivi de la commande auprès du fournisseur et vérifie qu’elle est livrée conformément aux délais et aux spécifications convenus.
5. Réception et utilisation des produits
Après la vérification et le paiement des factures du fournisseur, les produits sont remis aux employés ou aux services demandeurs. Ces différentes démarches peuvent varier d’une entreprise à l’autre en fonction de sa taille, de sa structure organisationnelle et de ses politiques d’approvisionnement.
Comment automatiser le processus de demande d’achat ?
Un processus de demande inefficace entraîne une perte de budget d’achat d’environ 18%. L’utilisation d’un outil de gestion des achats est une solution efficace pour gagner en efficacité et en performance. L’automatisation des demandes peut se faire à l’aide d’un logiciel de workflow en ligne. Celui-ci permet de digitaliser et de rationaliser les tâches manuelles en simplifiant la création, la gestion et le suivi du processus de demande d’achat. L’investissement dans une solution de gestion des achats performante et conviviale peut faciliter les démarches d’approvisionnement et minimiser les frustrations des employés.