Il arrive que le processus d’approvisionnement contienne des failles. Cela génère plus de coûts, et parfois, vos relations avec les fournisseurs se dégradent. Vous voilà à la recherche d’une solution pour améliorer votre efficacité et favoriser votre levier de croissance. Découvrez le processus de Procure-to-Pay, sa définition et les avantages de son utilisation pour votre entreprise.
En quoi consiste le Procure-to-Pay (P2P) ?
Avant d’entrer dans les détails concernant le Procure-to-Pay et son fonctionnement, voici les principaux objectifs de la fonction achats :
- La réduction des coûts d’achat des produits afin d’accroître la marge de l’entreprise.
- L’augmentation de la qualité de la marchandise achetée.
- La prévention des problèmes d’approvisionnement.
Le Procure-to-Pay, aussi appelé Purchase-to-Pay ou P2P, est un processus d’achats dans une entreprise qui va de la demande d’achats au paiement de ces derniers. C’est un processus important car :
- Pour fonctionner, une entreprise a besoin de matières premières et de services.
- Ces derniers vont ensuite déterminer la qualité des produits vendus.
- En même temps, leur prix joue un rôle fondamental dans la rentabilité de la société.
Le processus de gestion des achats s’étend alors sur plusieurs démarches. Il va de la recherche et de l’identification des besoins, au paiement des fournisseurs ou des prestataires de services.
Quelle est la différence entre le Procure-to-Pay et Source-to-Pay ?
Si le Procure to Pay est en vogue, le Source-to-Pay fait également parler de lui. Ce processus, plus ou moins similaire au premier, commence cependant à la source des besoins de l’entreprise. En ce sens, le P2P est une des stratégies du Source-to-Pay. Le Source-to-Pay englobe ainsi le cycle de vie des achats. Il commence dès la sélection des fournisseurs à la gestion des contrats. Il touche à la fois :
- L’analyse des dépenses
- L’achat stratégique
- La gestion des contrats
- Les processus de demande
- L’approvisionnement et les achats ponctuels
- Le paiement
Les avantages de ce processus sont une économie de coûts et une efficacité accrue dans l’ensemble de l’organisation, au sein du service des achats et dans l’entreprise elle-même. Cependant, le Source-to-Pay peut être difficile à mettre en place et il ne convient pas à toutes les entreprises. Le Procure-to-Pay, quant à lui, est plus facile à adopter et répond aux besoins spécifiques de l’entreprise. Mais contrairement au Source-to-Pay, il se concentre uniquement sur :
- Le processus d’approvisionnement
- L’identification des besoins
- La sélection des fournisseurs.
À cet effet, il peut être moins efficace que le modèle Source-to-Pay. Toutefois, le choix du processus dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Actuellement, le Source-to-Pay est celui qui est le plus utilisé.
Quelles sont les différentes étapes du processus Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay se réalise en plusieurs étapes. La première consiste à faire une demande d’achats, dans laquelle :
- Vous recherchez les produits
- Vous créez votre panier
- Vous créez votre demande d’achat
- Vous traitez et vous autorisez la demande.
La seconde étape du processus Procure-to-Pay est l’approvisionnement :
- Transmission au fournisseur du bon d’achat ou du bon de commande
- Suivi et réception des marchandises à l’entreprise
- Évaluation de la conformité de la commande effectuée.
La troisième étape du processus est la gestion des factures fournisseurs :
- Réception et tris des factures
- Validation
- Traitement des factures
Enfin, la dernière étape consiste en la génération des écritures comptables :
- Paiement
- Mise à jour du compte du fournisseur
Par ailleurs, un bon suivi est nécessaire pour s’assurer qu’il n’y ait aucun malentendu. Cela éviterait non seulement des coûts supplémentaires à l’entreprise, mais aussi les litiges.
Quels sont les avantages de l’autonomisation du processus Procure-to-Pay ?
Les processus d’achats demandent du temps, de la vigilance et parfois, mettent la pression aux grands responsables. À cet effet, de nombreuses entreprises optent pour l’automatisation du processus Procure-to-Pay. Les avantages sont nombreux. La digitalisation vise à simplifier, accélérer les processus et à répondre aux besoins de l’entreprise à temps. Elle permet aussi de gérer le budget, de faciliter la communication entre les interlocuteurs et à sécuriser les opérations.
L’amélioration du contrôle des dépenses
En théorie, l’approvisionnement semble facile. Et pourtant, connaître ce qui manque à l’entreprise et passer commande à temps demande plus qu’une simple connaissance. Effectivement, faire des achats implique des coûts, et si ces derniers ne sont pas maîtrisés, vous générez des dépenses inutiles et inconsidérées. À cet effet, l’automatisation du processus Procure-to-Pay aide à mieux contrôler ces dépenses :
- Vous procédez à des achats avec des budgets pré-approuvés
- Vous choisissez les fournisseurs les plus adaptés
Cette automatisation vous indique également les détails concernant vos fournisseurs, vous permettant de connaître en avance les frais de paiements. Cela vous donne l’occasion de :
- Négocier les prix
- Empêcher les fournisseurs de surfacturer vos commandes
- De prévoir une stratégie efficace en matière de dépenses.
Par ailleurs, cette automatisation a un réel impact sur la performance de vos activités. Une majorité du temps alloué à la fonction achats peut en effet être utilisée dans d’autres domaines. De cette manière, d’une part vous augmentez votre productivité et vous avez la garantie que les erreurs liées aux chiffres sont limitées. D’un autre côté, cela vous évitera d’engager une personne supplémentaire pour effectuer ces tâches.
Une communication simplifiée entre les différents interlocuteurs
L’approvisionnement passe par de nombreux acteurs et, parfois, des malentendus peuvent avoir lieu. Heureusement, grâce à la digitalisation du processus Procure-to-Pay, la communication passe mieux. Cette automatisation implique la communication des informations et des données utiles de chaque partie.
Entre autres, vous avez une meilleure visibilité. Cela vous donne l’opportunité d’entrer directement en contact avec vos fournisseurs. De plus, selon le processus P2P choisi, il est possible de travailler en temps réel. Cette option réduit le temps consacré à la fonction achats, mais améliore vos relations avec les fournisseurs.
L’accélération et la sécurisation des opérations
L’automatisation du processus Procure-to-Pay réduit les risques d’erreurs. Cela permet :
- Un meilleur suivi des commandes et des livraisons
- La réduction des risques de rupture dans la chaîne d’approvisionnement
- Une anticipation et une meilleure gestion à temps des démarches nécessaires pour remplir les stocks.
En plus de cela, les fournisseurs sont payés à temps et en bonne et due forme. Effectivement, l’erreur est humaine et la digitalisation du processus évite :
- Le paiement d’un montant incorrect
- La duplication de factures
- Les litiges entre vous et vos fournisseurs.
Par ailleurs, la digitalisation des opérations protège vos données, rendant difficile le vol en entreprise.
