Repas d’affaires : quels sont ceux pris en charge par l’entreprise ?

Repas d'affaires : découvrez quels frais sont pris en charge par l'entreprise et optimisez vos invitations clients.

Convier un prospect, un client ou un partenaire à partager un repas constitue une pratique courante dans le monde des affaires. Ce geste vise à favoriser les échanges et encourager la croissance de son activité. Si certains repas d’affaires sont à vos frais, d’autres peuvent être intégralement assumés par l’entreprise, sous réserve du respect de certaines directives. Point sur les critères à remplir pour bénéficier de la prise en charge de vos repas d’affaires.

Les déjeuners d’affaires : à ne pas confondre avec les repas sur le lieu de travail

Les frais de repas sont les dépenses engagées par l’entreprise pour la restauration de ses salariés et de ses clients. Ils comprennent les repas pris sur le lieu de travail, lors d’un déplacement professionnel ou lors des déjeuners d’affaires. Ces dépenses sont considérées comme des dépenses professionnelles et peuvent être déductibles de l’assiette de l’impôt sur les sociétés pour l’entreprise. Elles peuvent aussi être exonérées de cotisations sociales pour les salariés.

Néanmoins, il convient de différencier le traitement fiscal des frais de repas d’affaires de celui appliqué aux repas pris individuellement sur le lieu de travail. En effet, un travailleur indépendant assujetti à l’impôt sur le revenu, relevant des catégories du BIC ou des BNC, a la possibilité, sous certaines conditions, de déduire les frais additionnels liés aux repas de son résultat imposable. Ces conditions comprennent les éléments suivants :

  • Les dépenses doivent être indispensables à l’exercice de la profession et ne pas découler de préférences personnelles,
  • Ces dépenses doivent être justifiées par la distance entre le lieu de travail et le domicile,
  • La validation de ces dépenses nécessite la présentation d’une pièce justificative attestant de la réalité de ces dépenses.

Par ailleurs, cette déduction est soumise à des limitations. La partie des dépenses correspondant aux coûts que le contribuable aurait supportés s’il avait pris son repas chez lui est considérée comme une dépense personnelle et ne peut être déduite du résultat imposable. Seuls les frais additionnels de repas, jugés indispensables à l’exercice de la profession, peuvent être pris en considération.

Quelles sont les conditions de déduction des frais ?

Les dépenses liées aux repas d’entreprise peuvent être déduites dès lors qu’elles sont dûment justifiées. En d’autres termes, les frais occasionnés lors d’une invitation officielle à dîner avec un client ou un prospect sont considérés comme déductibles en tant que frais professionnels. Toutefois, quelques règles doivent être respectées.

La dépense doit être d’ordre professionnel

Le repas ou le déjeuner d’affaires doit avoir lieu dans le cadre de votre travail, par exemple lors d’une rencontre avec un client, un prospect ou un collaborateur. En cas de vérification fiscale, il est crucial que les dépenses soient directement liées aux activités ou aux objectifs de l’entreprise. Il est donc nécessaire de pouvoir démontrer leur nature strictement professionnelle. En l’absence de justificatifs fournis par l’entreprise, ces frais ne pourront pas être déduits.

La dépense doit être justifiée

Cette condition implique que vous devez pouvoir prouver que les repas étaient liés à votre activité professionnelle. Ainsi, vous devez conserver soigneusement les notes de restaurant ou les factures en tant que pièces à l’appui (les relevés de paiement par carte bancaire ne suffisent pas pour justifier la nature des dépenses en question).

Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est recommandé d’y inclure la date, la raison, ainsi que l’identité et la qualité des participants afin de démontrer le caractère professionnel de l’invitation. Cette précaution est conseillée pour anticiper les questions d’un vérificateur lors d’un contrôle fiscal.

Le montant de la dépense doit être raisonnable

Il n’existe aucun texte limitant le montant déductible de vos frais de repas d’affaires. Par conséquent, ces dépenses sont a priori déductibles dans leur intégralité. Toutefois, l’administration fiscale pourrait partiellement refuser cette déduction si elle estime que ces frais sont disproportionnés par rapport à votre chiffre d’affaires et sans lien avec la nature de votre activité ou les objectifs poursuivis. Dans ce cas, il revient à l’administration fiscale de prouver que la charge ne relève pas d’une gestion normale.

Comment sont remboursés les frais de repas d’invitation client ?

Les frais de repas d’affaires sont généralement avancés par le dirigeant ou le salarié, qui se fait ensuite rembourser par l’entreprise, avec des conséquences fiscales variant en fonction du mode de remboursement.

Pour le dirigeant

Pour les dirigeants, les frais de repas avancés pour l’invitation d’un client peuvent être remboursés au réel, avec une obligation de détail basée sur les justificatifs originaux (factures, reçus, etc.), soit par option forfaitaire.

Le remboursement selon les frais réels implique que l’entreprise rembourse les dépenses de repas effectivement supportées par le salarié. En ce qui concerne l’option forfaitaire, l’entreprise attribue aux salariés une somme fixe déterminée par l’URSSAF, censée couvrir les dépenses à prévoir. Cependant, le fisc peut réintégrer au résultat de l’entreprise la déduction pratiquée si des allocations excessives sont prouvées. Pour les dirigeants, le remboursement au réel des frais est préconisé, car les indemnités forfaitaires constituent un complément de rémunération imposable.

Dans le cas d’un salarié

Pour les salariés, le remboursement des frais peut également se faire selon le montant réel ou sous forme d’indemnité forfaitaire. Cependant, les dépenses engagées doivent être liées à l’exercice de leurs fonctions et à l’intérêt de l’entreprise. Le salarié doit pouvoir démontrer que les dépenses ont été réellement supportées et que les remboursements ont été utilisés conformément à leur objet.

La TVA est-elle récupérable ?

Par principe, la TVA sur les frais de repas d’affaires est récupérable pour les entreprises. Cependant, certaines conditions doivent être remplies :

  • Le repas doit être pris dans le cadre d’une activité professionnelle et pour l’intérêt de l’entreprise.
  • Les dépenses doivent être justifiées par une facture ou un reçu. Ledit document doit mentionner la date, le lieu, le nombre de couverts, les détails des repas et la TVA.
  • Les dépenses engagées doivent être raisonnables.
  • La facture doit être établie au nom de l’entreprise et non à celui du salarié.

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