La gestion des notes de frais du dirigeant non salarié

Comment se passe le remboursement des frais du dirigeant non salarié ? Voici un guide complet pour bien gérer vos notes de frais.

Au cœur de l’entreprise, le dirigeant joue un rôle central. Il est souvent le principal émetteur de notes de frais car il est le représentant de l’entreprise auprès des tiers, des partenaires commerciaux et des clients. Ses dépenses reflètent la vitalité de l’entreprise et la responsabilité qui lui incombe. Il est donc logique que les règles de remboursement des notes de frais du dirigeant, qu’il soit salarié ou non, diffèrent des règles standard. En tant que responsable RH ou décideur, voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion des notes de frais du dirigeant.

Dirigeants : attention à vos notes de frais

L’associé d’entreprise peut choisir entre deux statuts : celui de salarié ou de non-salarié. Selon son statut, les règles de remboursement des notes de frais diffèrent. Toutefois, le dirigeant ou l’associé d’entreprise, qu’il soit salarié ou non, a le droit au remboursement de ses frais professionnels. À cet effet, il doit établir une note de frais, comme n’importe quel autre collaborateur. Ce document comptable permet en effet de justifier des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Cette note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives, telles que des factures, des reçus ou des tickets, afin d’être valide.

Un dirigeant salarié peut-il se faire rembourser des notes de frais ?

Les dirigeants salariés peuvent se faire rembourser leurs frais professionnels, comme tous les autres salariés. Les dépenses remboursables comprennent : les frais d’hébergement, de restauration, de déplacement ou de communication. Les associés salariés doivent également respecter la politique interne de l’entreprise en matière de notes de frais.

Un dirigeant non-salarié peut-il se faire rembourser des notes de frais ?

Les dirigeants non-salariés peuvent aussi se faire rembourser leurs notes de frais, mais uniquement sur la base de la valeur réelle des frais engagés. Les frais de déplacement, de représentation, de communication, de formation et de santé sont remboursables. En ce qui concerne les frais de déplacement, ils peuvent être remboursés forfaitairement, en fonction du barème de l’administration fiscale, si les déplacements sont effectués avec la voiture personnelle du dirigeant. Les autres frais doivent être justifiés par des pièces justificatives.

Ces règles s’appliquent aux associés de toutes les formes juridiques d’entreprise, y compris :

  • Les sociétés anonymes (SA),
  • Les sociétés par actions simplifiées (SAS),
  • Les sociétés à responsabilité limitée (SARL).

Quels frais peut-il se faire rembourser ?

Les dépenses professionnelles qui peuvent être remboursées sous forme de notes de frais sont variées.

Les frais de déplacement

Les frais liés aux déplacements professionnels sont remboursables, qu’ils soient effectués pour une visite fournisseur, un congrès, une livraison ou toute autre raison professionnelle. Les dépenses remboursables comprennent les indemnités kilométriques, les frais de transport (billets de train, notes de taxis, etc.), les frais de péage et de stationnement, ainsi que les frais supplémentaires liés aux repas ou à l’hébergement engagés pendant ces déplacements. Dans le cas de l’utilisation du véhicule personnel pour des raisons professionnelles, vous pouvez choisir de vous faire rembourser les frais au réel ou au forfait.

Les dépenses liées à la restauration

Ces frais sont remboursables, mais uniquement dans le cadre de repas d’affaires. Les repas d’affaires sont ceux qui sont organisés dans le cadre de l’activité professionnelle et qui ont pour objectif de rencontrer un partenaire, de conclure un contrat ou de développer des relations commerciales. Dans le cadre d’un repas d’affaires, les frais engagés sont intégralement remboursés par l’entreprise. Ils sont également déductibles fiscalement. En revanche, les frais engagés pour des repas « normaux », c’est-à-dire des repas pris seul ou avec des collaborateurs, ne sont pas remboursables. Toutefois, lorsque le dirigeant est en déplacement et appartient à une entreprise à revenu sur sociétés, il a la possibilité de se faire rembourser.

Les frais d’hébergement

Les dépenses d’hébergement sont remboursables sous deux conditions :

  • Vous habitez trop loin du lieu d’hébergement. La distance minimale entre votre domicile et le lieu d’hébergement doit être de 50 km.
  • Le trajet pour y accéder en transports en commun est trop long. Le temps de trajet doit être d’au moins 1 h 30.

Les frais de formation

Les frais de formation des associés sont remboursables par l’entreprise, sous réserve que les formations soient dispensées par un organisme agréé.

Les frais dédiés à la communication

Les abonnements aux services de téléphonie mobile ou à Internet peuvent être remboursés par l’entreprise, même s’ils sont souscrits à titre privé. Cependant, le remboursement doit correspondre à la proportion des abonnements utilisés pour l’activité professionnelle.

En dehors de ces dépenses, d’autres frais comme ceux liés à la création d’entreprise, à l’habillement, aux cadeaux commerciaux, au loyer ou à la réception sont remboursables.

Quelles conditions respecter pour le remboursement des notes de frais ?

Afin de bénéficier d’un remboursement de la part de votre entreprise via les notes de frais, voici les conditions à respecter :

Comment comptabiliser les notes de frais d’un dirigeant ?

Pour comptabiliser une note de frais d’un associé, l’employeur doit effectuer les opérations suivantes :

  • Enregistrer la note de frais dans le journal des achats de l’entreprise,
  • Débiter les comptes de charges correspondants au type de dépense (compte 6251 pour les déplacements, compte 6234 pour les cadeaux clients, etc.),
  • Débiter le compte de TVA si nécessaire,
  • Créditer le compte du dirigeant qui est le compte 108 (Compte de l’exploitant) ou 4551 (Compte courant d’associé).
Thomas C.
Thomas C.
Articles: 36

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *