Politique de note de frais : 5 exemples d’éléments à intégrer

Plusieurs éléments doivent être déterminés et renseignés dans une politique de note de frais. Voici les cinq principaux.

La mise en place d’une politique de note de frais permet une harmonisation des processus liés au remboursement des frais dépensés par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle. Pour bien la définir, il faut prendre en compte plusieurs aspects. Voici les principaux.

Pourquoi mettre en place une politique de note de frais dans son entreprise ?

Une politique de note de frais est bénéfique pour votre entreprise puisqu’elle vous aide à réduire les coûts en limitant le nombre et le montant des dépenses qui pourraient être effectuées. C’est une excellente façon de garantir la gestion des frais professionnels, la gestion efficace des finances et l’optimisation des ressources.

Structurer l’organisation et définir un cadre clair

La mise en place d’une politique de notes de frais permet de structurer votre organisation. Elle vous aide également à définir un cadre clair pour le remboursement des dépenses professionnelles de vos employés. Grâce à la politique de notes de frais, il est possible de définir celles qui sont éligibles pour un remboursement et de fixer les limites de dépenses. Plus encore, vous pourrez établir un processus de soumission et de vérification des notes de frais. Cela vous permettra d’éviter les retards et les erreurs de remboursement.  

Assurer un meilleur contrôle et une meilleure gestion des dépenses professionnelles

La politique de note de frais permet de suivre et de contrôler les dépenses de l’entreprise. Cela peut être particulièrement utile pour les sociétés qui doivent gérer un budget limité ou pour celles qui souhaitent optimiser leurs coûts. Mieux encore, elle permet de rendre les dépenses de l’entreprise transparentes. Vous pouvez même créer un historique de ces frais. Cela peut être utile pour justifier les dépenses auprès des actionnaires ou de l’administration fiscale.

Quels éléments faut-il prendre en compte ?

Pour qu’elle soit pertinente, certains éléments doivent être ajoutés dans votre politique de note de frais. Vous devez mentionner les dépenses à rembourser, définir un plafond pour chaque catégorie de dépense et opter pour un support de saisie des notes de frais.

Déterminer les dépenses qui seront remboursées

Il est important de déterminer les différents types de dépenses dans une politique de note de frais. Il faut lister les catégories remboursables de manière exhaustive et également celles qui ne sont pas valides. Voici quelques dépenses qui peuvent justifier un remboursement :

  • Les déplacements professionnels : frais de transport, frais d’hébergement…
  • Les dépenses liées à l’exécution du travail : frais de communication, les frais de matériel, les frais de formation…
  • Les dépenses exceptionnelles : les frais de déplacement pour assister à une conférence professionnelle, les frais de garde d’enfants liés à un déplacement professionnel…

Bon à savoir : Les dépenses remboursées doivent être justifiées par des factures et des justificatifs.

Définir un plafond pour chaque catégorie de dépenses

Afin de contrôler les coûts et d’éviter les abus, vous devez prévoir un plafond pour chaque catégorie de dépenses. Pour y arriver, vous devez considérer les frais de transport, les frais d’hébergement ainsi que les frais de restauration. Notez que les plafonds de dépenses doivent être raisonnables et adaptés aux besoins de l’entreprise. Ils peuvent être ajustés en fonction des circonstances et des évolutions de l’entreprise.

Choisir le support de saisie des notes de frais

Le traitement et le contrôle des notes de frais sont souvent un casse-tête. Rendre vos salariés autonomes en leur proposant un outil de saisie des notes de frais leur permettra de gagner du temps au quotidien. Pour faire le bon choix, car les supports sont nombreux, voici quelques critères que vous devez considérer :

  • La simplicité d’utilisation : choisissez un support de saisie qui est simple à utiliser pour les employés.
  • La sécurité des données : veillez à la sécurité des données lorsque vous choisissez un support de saisie.
  • La possibilité de numériser les justificatifs : vous pouvez choisir un support qui permet aux employés de numériser et de télécharger leurs justificatifs directement dans leur note de frais. Cela peut simplifier leur gestion et réduire les erreurs de saisie.
  • Les coûts associés : prenez en compte les coûts associés au support de saisie choisi.

Établir le circuit de validation : qui valide quoi et à quel moment ?

Vous devez aussi établir un circuit de validation clair et efficace. Cela vous permettra d’être certain que les notes de frais sont correctement alimentées et remboursées. Cela passe par le fait de déterminer quel est le collaborateur qui devra valider chaque étape du circuit. Par exemple, le collaborateur choisi peut être chargé de vérifier que sa note de frais est complète et la soumettre à son supérieur hiérarchique. Ce dernier peut se charger de la validation et de la transmission au service comptable. 

Bon à savoir : Il est indispensable de notifier dans la politique de note de frais à quel moment chaque étape du circuit de validation sera effectuée.

Construire un calendrier et le communiquer en interne

Il peut être utile de construire un calendrier et de le communiquer en interne dans le cadre de la mise en place d’une politique de note de frais. Ainsi, vous pouvez vous assurer que tout le monde est au courant des différentes étapes du processus de gestion des notes de frais. Pour ce faire, vous devez définir les étapes du processus de gestion des notes de frais, déterminer les délais associés et construire le calendrier. Une fois toutes ces étapes en place, vous pouvez amorcer la communication en interne.

Thomas C.
Thomas C.
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