Est-ce une obligation de conserver les justificatifs originaux avec une note de frais ?

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Lorsqu’un salarié engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, il peut demander leur remboursement à son employeur. Pour ce faire, il doit remplir une note de frais, qui doit être accompagnée des justificatifs correspondants. Cette démarche, bien que courante, soulève cependant une interrogation cruciale : est-il impératif de conserver les justificatifs originaux pour que la note de frais soit validée et le remboursement effectué ? Entre ce que dit la loi, les nouvelles technologies de dématérialisation et la réglementation sur les justificatifs, voici ce qu’il faut retenir.

Que dit la loi à ce sujet ?

Une note de frais est un document comptable qui permet à un salarié de demander le remboursement des dépenses qu’il a engagées dans le cadre de son activité professionnelle (voir ici la liste des frais professionnels pris en charge par l’employeur).

Obligation de conserver les justificatifs

Les justificatifs associés à ces dépenses doivent être ajoutés aux notes de frais, car les entreprises peuvent être contrôlées par l’administration fiscale et l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales). En effet, ils permettent de prouver la réalité des dépenses et leur conformité aux règles fiscales. La conservation des justificatifs est donc essentielle en cas de contrôle, notamment pour pouvoir récupérer la TVA. Ils peuvent être originaux ou numérisés, à condition qu’ils soient lisibles et complets.

Durée de conservation des justificatifs

En ce qui concerne le temps de conservation, la réglementation n’est pas réellement unanime. Selon les dispositions des articles L102 B et L13 du livre des procédures fiscales, le délai de rétention des documents susceptibles d’être soumis à un contrôle de l’administration est fixé à 6 ans pour les pièces physiques. Ce délai est de 3 ans pour celles en format numérique depuis l’arrêté du 23 mai 2019 de la loi de financement de la Sécurité sociale.

Cette période de 6 ans est également évoquée par l’article L243-16 du Code de la sécurité sociale, régulièrement invoqué par l’URSSAF. En parallèle, le Code du Commerce établit une exigence de conservation de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, conformément à l’article L123-22.

Reçu ou facture : comment faire la différence dans les justificatifs de note de frais ?

Lorsqu’il s’agit de constituer une note de frais, la question des justificatifs demeure cruciale. Divers documents peuvent être joints à une note de frais, tels que les reçus de caisse, les factures, les tickets de carte de crédit, ou encore les relevés bancaires. Il est primordial de comprendre la distinction entre un reçu et une facture. En effet, chacun remplit un rôle spécifique dans le processus de remboursement.

  • Un reçu est généralement une preuve de paiement. Il indique la somme réglée et les articles achetés, sans détailler nécessairement la TVA ou d’autres informations fiscales. En revanche…
  • Une facture est un document plus détaillé, émis par le fournisseur. Elle spécifie les biens ou services fournis, le coût unitaire, la TVA et les coordonnées de l’entreprise.

In fine, le choix du justificatif à joindre à une note de frais dépend de la nature de la dépense. Si cette dernière est simple, un reçu peut suffire. En revanche, si elle est plus complexe, une facture est préférable.

Que faire en cas de perte de justificatifs ?

La perte ou l’absence d’un justificatif de note de frais constitue l’une des situations délicates auxquelles de nombreux professionnels des RH sont fréquemment confrontés. Face à ce scénario, inutile de céder à la panique. Bien que la législation soit précise sur cette question, il est tout à fait envisageable de remédier à cette problématique tout en demeurant dans le cadre légal. Vous avez la possibilité de :

  • Inviter le collaborateur à solliciter un duplicata ou une copie du justificatif auprès du fournisseur. Ce duplicata, qu’il s’agisse d’une facture ou d’un reçu, bénéficie d’une reconnaissance légale de la part de l’administration fiscale.
  • Demander au collaborateur de rédiger une attestation sur l’honneur, détaillant les éléments de la note de frais. Si vous optez pour cette alternative, assurez-vous que des informations essentielles telles que le nom, le prénom, les coordonnées, les détails des dépenses, et la signature soient consciencieusement mentionnés.

N’hésitez pas à solliciter un relevé de son compte bancaire ou de la carte personnelle qu’il a utilisée pour effectuer le paiement. Ce document justificatif constitue une preuve tangible de la date et du montant réglé.

En cas de dématérialisation des justificatifs : quelles sont les règles ?

La dématérialisation des justificatifs des notes de frais est autorisée en France depuis le 1ᵉʳ juillet 2019. Elle permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer la gestion des notes de frais, tout en réduisant les coûts de stockage et de conservation des documents papier. Pour que les justificatifs dématérialisés soient considérés comme valides, ils doivent respecter certaines règles. Ces règles sont définies par l’arrêté du 23 mai 2019.

  • La version électronique des pièces justificatives doit être fidèle à l’original, préservant à la fois son apparence et son contenu sans perte d’informations.
  • Les informations doivent être facilement identifiables et compréhensibles.
  • La numérisation doit être réalisée au format PDF ou PDF/A-3 afin d’assurer la pérennité des données contenues dans le document.
  • Pour garantir l’authenticité de la note de frais dématérialisée, il est impératif qu’elle soit dotée d’une signature électronique.

Dans le but de garantir l’intégrité des justificatifs dématérialisés, il est recommandé de les numériser en utilisant un scanner ou un appareil photo numérique. Les documents doivent être numérisés en haute résolution, pour préserver la qualité des informations. Il est possible de dématérialiser les justificatifs en les téléchargeant depuis une plateforme en ligne. Ces dernières proposent pareillement des modèles de note de frais à télécharger dans le but de vous simplifier la tâche.

Thomas C.
Thomas C.
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