Lorsqu’un salarié engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, il peut demander leur remboursement à son employeur. Pour ce faire, il doit remplir une note de frais, qui doit être accompagnée des justificatifs correspondants. Cette démarche, bien que courante, soulève cependant une interrogation cruciale : est-il impératif de conserver les justificatifs originaux pour que la note de frais soit validée et le remboursement effectué ? Entre ce que dit la loi, les nouvelles technologies de dématérialisation et la réglementation sur les justificatifs, voici ce qu’il faut retenir.
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– Le justificatif est indispensable : une note de frais doit être appuyée par une preuve de la dépense pour être remboursée et pouvoir résister à un contrôle fiscal ou URSSAF.
– L’original papier n’est plus obligatoire dans tous les cas : depuis le 1er juillet 2019, une copie numérisée fidèle, lisible et complète peut remplacer le papier si le processus respecte les règles de numérisation prévues par l’arrêté du 23 mai 2019.
– La durée de conservation la plus sûre est de 10 ans : même si le droit fiscal prévoit un délai de conservation de 6 ans pour les documents contrôlables par l’administration, les pièces comptables et justificatives doivent être conservées 10 ans au titre du Code de commerce.
Que dit la loi à ce sujet ?
Une note de frais est un document comptable permettant à un salarié de demander le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Pour être valable, elle doit être accompagnée de justificatifs, car ceux-ci permettent de prouver la réalité de la dépense et sa conformité en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.
Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises peuvent conserver leurs justificatifs sous forme dématérialisée, à condition que la copie numérique soit fidèle à l’original, lisible, complète et archivée dans des conditions garantissant son intégrité
Aller plus loin sur le sujet : Comment faire une note de frais ? Explications et étapes
Obligation de conserver les justificatifs
Les justificatifs de frais professionnels doivent être conservés pour répondre à deux exigences :
- Le contrôle fiscal, qui repose notamment sur l’article L102 B du Livre des procédures fiscales,
- La conservation comptable, prévue par l’article L123-22 du Code de commerce, qui impose une conservation de 10 ans des documents comptables et des pièces justificatives.
En pratique, la règle la plus prudente est donc de conserver les justificatifs pendant 10 ans. C’est d’autant plus recommandé que les notes de frais peuvent également servir à justifier certains traitements de TVA ou à répondre à une demande de l’administration.
Reçu ou facture : comment faire la différence dans les justificatifs de note de frais ?
Lorsqu’il s’agit de constituer une note de frais, la question des justificatifs demeure cruciale. Divers documents peuvent être joints à une note de frais, tels que les reçus de caisse, les factures, les tickets de carte de crédit, ou encore les relevés bancaires. Il est primordial de comprendre la distinction entre un reçu et une facture. En effet, chacun remplit un rôle spécifique dans le processus de remboursement.
- Un reçu est généralement une preuve de paiement. Il indique la somme réglée et les articles achetés, sans détailler nécessairement la TVA ou d’autres informations fiscales. En revanche…
- Une facture est un document plus détaillé, émis par le fournisseur. Elle spécifie les biens ou services fournis, le coût unitaire, la TVA et les coordonnées de l’entreprise.
In fine, le choix du justificatif à joindre à une note de frais dépend de la nature de la dépense. Si cette dernière est simple, un reçu peut suffire. En revanche, si elle est plus complexe, une facture est préférable.
| Justificatif | Ce qu’il prouve | Niveau de détail | Quand il est utile |
| Reçu | Le paiement a bien eu lieu | Moyen | Petites dépenses simples |
| Facture | La nature de la dépense, son montant et souvent la TVA | Elevé | Dépenses plus sensibles ou récupérables |
| Ticket CB | Le paiement par carte | Faible | Ne suffit pas toujours seul |
| Relevé bancaire | Le débit bancaire | Faible | Appui complémentaire, mais pas une preuve complète de la dépense |
Que faire en cas de perte de justificatifs ?
La perte ou l’absence d’un justificatif de note de frais constitue l’une des situations délicates auxquelles de nombreux professionnels des RH sont fréquemment confrontés. Face à ce scénario, inutile de céder à la panique. Bien que la législation soit précise sur cette question, il est tout à fait envisageable de remédier à cette problématique tout en demeurant dans le cadre légal. Vous avez la possibilité de :
- Inviter le collaborateur à solliciter un duplicata ou une copie du justificatif auprès du fournisseur. Ce duplicata, qu’il s’agisse d’une facture ou d’un reçu, bénéficie d’une reconnaissance légale de la part de l’administration fiscale.
- Demander au collaborateur de rédiger une attestation sur l’honneur, détaillant les éléments de la note de frais. Si vous optez pour cette alternative, assurez-vous que des informations essentielles telles que le nom, le prénom, les coordonnées, les détails des dépenses, et la signature soient consciencieusement mentionnés.
N’hésitez pas à solliciter un relevé de son compte bancaire ou de la carte personnelle qu’il a utilisée pour effectuer le paiement. Ce document justificatif constitue une preuve tangible de la date et du montant réglé.
En cas de dématérialisation des justificatifs : quelles sont les règles ?
La dématérialisation des justificatifs des notes de frais est autorisée en France depuis le 1ᵉʳ juillet 2019. Elle permet aux entreprises de simplifier et d’accélérer la gestion des notes de frais, tout en réduisant les coûts de stockage et de conservation des documents papier. Pour que les justificatifs dématérialisés soient considérés comme valides, ils doivent respecter certaines règles. Ces règles sont définies par l’arrêté du 23 mai 2019.
- La version électronique des pièces justificatives doit être fidèle à l’original, préservant à la fois son apparence et son contenu sans perte d’informations.
- Les informations doivent être facilement identifiables et compréhensibles.
- La numérisation doit être réalisée au format PDF ou PDF/A-3 afin d’assurer la pérennité des données contenues dans le document.
- Pour garantir l’authenticité de la note de frais dématérialisée, il est impératif qu’elle soit dotée d’une signature électronique.
Dans le but de garantir l’intégrité des justificatifs dématérialisés, il est recommandé de les numériser en utilisant un scanner ou un appareil photo numérique. Les documents doivent être numérisés en haute résolution, pour préserver la qualité des informations. Il est possible de dématérialiser les justificatifs en les téléchargeant depuis une plateforme en ligne. Ces dernières proposent pareillement des modèles de note de frais à télécharger dans le but de vous simplifier la tâche.
À retenir sur la facturation électronique
a réforme de la facturation électronique va également impacter une partie des justificatifs de dépenses. À partir du 1er septembre 2026, l’émission et la réception des factures électroniques deviendront obligatoires pour les entreprises concernées en France. Cela peut avoir un effet direct sur certains achats professionnels, notamment lorsque la dépense donne lieu à une facture émise par un fournisseur français assujetti à la TVA.
FAQ
Non, pas toujours. Un ticket de carte bancaire prouve surtout qu’un paiement a été effectué, mais il ne détaille pas forcément la nature exacte de la dépense. Pour sécuriser le remboursement, il est préférable d’ajouter un reçu ou une facture.
Oui, si la numérisation respecte les conditions fixées par l’arrêté du 23 mai 2019 : copie fidèle, lisible, complète et archivée dans un système sécurisé.
La durée la plus prudente est 10 ans, car c’est celle prévue pour les pièces justificatives comptables par le Code de commerce. Même si le droit fiscal prévoit aussi des délais de contrôle spécifiques, la conservation sur 10 ans reste la référence la plus sécurisante.