La facturation est un élément crucial de la comptabilité de votre entreprise et représente un outil de gestion précieux pour permettre le suivi des recettes de votre société. Plus qu’un simple document commercial : c’est LE justificatif comptable.
Comprendre la facturation : définition et enjeux
Qu’est-ce qu’une facture ?
Voici une définition simple de la facture : c’est un document commercial, comptable et juridique qui fait office de témoin d’une transaction entre deux parties, le fournisseur et le client. Elle fournit des détails sur les prestations données ou les marchandises vendues. Elle informe sur la nature, la quantité, les prix et les conditions d’achat et de vente.
À quoi sert-elle ?
La facturation assure de nombreuses fonctions au sein d’une entreprise. En effet, une facture représente une preuve légale d’une transaction. Elle assure :
- Une fonction juridique : Elle prouve qu’une prestation ou une marchandise a bien été effectuée ou vendue. Et elle prouve que le vendeur est en droit d’exiger un paiement de la part de l’acheteur.
- Une fonction commerciale : Elle permet un suivi financier précis des différentes opérations commerciales, détaille les conditions de négociations entre le fournisseur et le client et elle contient le montant à payer par le client.
- Un rôle comptable : C’est un justificatif comptable nécessaire pour établir les comptes annuels d’une entreprise. Et est essentielle à la prise de décision dans une entreprise et à la gestion financière.
- Une fonction fiscale : déclaration des revenus d’une entreprise et utilisation dans le calcul et la collecte de TVA.
Est-il obligatoire de fournir une facture ?
Dans le cadre d’une activité professionnelle, la facturation est obligatoire. Elle est établie lorsqu’il y a vente de biens ou de services entre clients et fournisseurs et est fournie au moment de la livraison de la marchandise ou lors de la réalisation de la prestation de service. Cependant, en raison d’une importante quantité de livraison, il est possible de l’envoyer au plus tard le 15 du mois suivant la livraison ou la prestation.
Par ailleurs, la facturation n’est pas obligatoire pour un particulier. Toutefois, elle peut l’être dans les cas suivants :
- À la demande du client
- Si la vente ou la prestation se fait à distance
- Quand la livraison est intracommunautaire et qu’elle est exonérée de TVA
- Lorsque la valeur totale de la marchandise ou de la prestation dépasse les 25 €, TVA comprise
Les différents types de factures
Il existe plusieurs types de factures, utilisées à des fins spécifiques.
Facture pro-forma
La facture pro-forma est émise avant la réalisation d’un service ou la livraison d’une marchandise. Elle est faite à la demande du client pour lui permettre d’avoir une idée des coûts de son futur achat. À noter qu’il s’agit d’une facture provisoire qui n’a aucune valeur comptable ou juridique. Cependant, elle peut s’avérer indispensable pour votre client :
- S’il souhaite contracter un crédit pour réaliser son achat
- S’il envisage d’importer ou d’exporter des envois non-commerciaux
Facture d’acompte
La facture d’acompte, lorsqu’une partie de la somme totale est versée avant le début de la livraison. Elle est dès lors obligatoire.
Facture de situation
La facture de situation est une facture intermédiaire. Elle est établie en fonction de l’avancement du traitement de la commande du client.
Facture de clôture
La facture de clôture est délivrée au moment de la livraison des marchandises ou à la fin d’une prestation de service. C’est la facture définitive qui prouve un achat.
Facture acquittée
La facture acquittée, dont le montant total est réglé par le client. Elle porte la mention « payée » ou « acquittée ».
Facture d’avoir
La facture d’avoir, qui est fournie lorsque la première facture doit être rectifiée ou si elle a été annulée.
Comment établir une facture ?
Une facture établie en France doit être écrite en langue française et utiliser la devise Euro.
Si votre client réside à l’étranger, vous pouvez lui envoyer une version traduite de la facture d’origine. Toutefois, cette démarche n’est pas obligatoire s’il ne vous le demande pas.
Par ailleurs, les factures doivent toujours être établies en deux exemplaires :
- Les factures fournisseurs, à destination de vos clients
- Les factures-clients, qui restent en votre possession
Les mentions obligatoires
Pour qu’une facture soit valable, certaines mentions sont obligatoires.
- La mention « facture » et son numéro, unique pour chaque facture
- La date de l’émission de la facture
- Les noms ou dénominations sociales du fournisseur et du client
- Leurs coordonnées respectives
- Les signatures des deux parties
- La forme juridique de l’entreprise
- Les numéros de TVA et SIREN de l’entreprise fournisseur et ceux du client (s’il y en a)
- Les détails des marchandises et/ou des prestations de service
- Les prix unitaires hors taxe
- Le montant total à payer par le client hors taxe
- Les taux et le montant de TVA
- La somme globale à payer toutes taxes comprises
- Les conditions de paiement
- Les pénalités en cas de retard de paiement
- Les rabais (s’il y en a)
- Assurance de responsabilité civile ou assurance décennale
En fonction de la situation juridique de votre entreprise, la mention de votre capital social peut être obligatoire. Pour un commerçant, le numéro RCS est obligatoire. Enfin, si vous êtes un artisan, vous devez ajouter votre numéro au répertoire des métiers et celui du département d’immatriculation.
Le format
Les factures peuvent être émises sous différents formats.
- Le format papier est la plus ancienne forme de facture. Celle-ci est imprimée puis envoyée via la Poste ou remise en mains propres au client. Cependant, ce format se fait de plus en plus rare.
- Le format électronique, le plus répandu, est plus efficace et pratique, permettant un traitement rapide de la facture
- Le format EDI, ou échange de données informatisé. Il permet d’établir une facture selon les normes spécifiques de votre entreprise, facilitant son édition, son traitement et son intégration.
- Le format dématérialisé qui permet de stocker les factures dans un cloud. La dématérialisation des factures permet un accès rapide et sécurisé aux documents.
- Le format mobile, qui est assez récent, et qui permet l’édition et l’envoi de facture directement via un appareil mobile.
Les délais de paiement
Les délais de paiements d’une facture sont fixés à :
- 30 jours après la réception de la marchandise ou la réalisation de la prestation de service
- 60 jours à compter de la date d’émission de la facture
- 45 jours fin du mois
Par ailleurs, pour éviter les pénalités, vous devez communiquer avec vos clients vos termes et conditions de ventes.
La facturation peut être ardue pour votre entreprise. En effet, la gestion et le traitement de ces documents comptables demandent du temps. Ce qui impacte parfois la performance de votre société. Mais, la dématérialisation des factures, qui sera obligatoire à partir du 1ᵉʳ janvier 2026, pourra faciliter l’opération.
