Les notes de frais constituent un outil indispensable pour gérer les dépenses professionnelles. Ces pièces justificatives garantissent une transparence et une efficacité mutuelles pour les salariés et l’entreprise. Vous êtes à la recherche d’un modèle de note de frais gratuit ? Que vous soyez RH, DAF ou décideur, découvrez comment réaliser une note de frais grâce à notre exemple téléchargeable en PDF.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document comptable utilisé par les salariés pour demander le remboursement des frais engagés dans le cadre de leur mission. Concrètement, elle permet de justifier les dépenses et d’assurer la traçabilité des transactions financières liées aux activités professionnelles de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un modèle note de frais ?
Un modèle standardisé assure une meilleure organisation de vos documents et facilite le suivi de l’indemnisation de vos employés. Il inclut déjà les mentions obligatoires à compléter pour éviter les erreurs humaines. Utiliser un modèle note de frais PDF gratuit vous offre alors un gain de temps considérable. Après l’avoir téléchargé, vous n’avez qu’à le remplir avec les informations nécessaires.
Quels types de dépenses peuvent être remboursés ?
Les types de dépenses pris en charge par les notes de frais varient d’une organisation à l’autre. Mais généralement, ils incluent :
- Les frais de repas : déjeuners, dîners d’affaires.
- Les frais d’hébergement : hôtels, locations de vacances pour les voyages d’affaires.
- Les frais de transport : billets d’avion ou de train, essence pour les déplacements de service.
- Les autres dépenses : frais postaux, fournitures de bureau…
Quel est l’intérêt d’une note de frais ?
L’utilisation d’une note de frais présente plusieurs avantages pour les salariés et les employeurs.
Pour les employés
- Se faire indemniser.
- Simplifier le processus de demande de remboursement.
- Garder une trace des frais.
Pour les entreprises
- Suivre les dépenses des collaborateurs et s’assurer qu’elles sont conformes à la politique de la société.
- Identifier les domaines où les coûts peuvent être réduits.
- Gérer plus efficacement les budgets.
Téléchargez gratuitement notre kit de gestion des notes de frais au format PDF.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur votre note de frais ?
Alors, comment faire une note de frais ? D’abord, pour que ce document justificatif soit valide, il doit inclure différentes mentions obligatoires.
Identification des dépenses
- Un numéro unique pour chaque note de frais.
- La date de création.
Identité du travailleur
- Nom et prénom.
- Matricule.
- Service.
- Établissement.
- Nom du responsable hiérarchique.
- Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail.
Détails des dépenses engagées
- Date.
- Nature : repas, hôtel, transport.
- Montant TTC (toutes taxes comprises).
- Montant HT (hors taxes).
- Taux et montant de la TVA.
- Moyen de règlement.
- Justificatif : ticket, facture, reçu de paiement.
Informations complémentaires selon la nature de la dépense
- Frais d’hébergement : distance du domicile ou des transports en commun > 50 km ou 1 h 30.
- Frais de restaurant : motif de l’invitation, nom des invités.
- Indemnité kilométrique : objet du déplacement, distance parcourue (kilométrage), puissance fiscale du véhicule utilisé.
Validation et remboursement
- Somme remboursée.
- Date de paiement.
- Département responsable du remboursement.
- Signature du salarié.
Obligation de conserver les justificatifs originaux avec une note de frais
La conservation des tickets de caisse originaux pour les notes de frais est vivement conseillée. En effet, ils servent de preuve concrète des dépenses engagées par le salarié.
Les autres alternatives possibles
Conserver et trier les notes de frais papier est une tâche chronophage et fastidieuse. En plus de notre modèle de note de frais, il existe d’autres solutions pratiques pour gérer efficacement les charges de votre entreprise.
Logiciels de notes de frais : adieu les saisies manuelles et les erreurs
De nombreux logiciels de notes de frais sont disponibles pour vous simplifier la vie. Fini les saisies manuelles laborieuses et les erreurs de calcul ! Ces outils automatisent la plupart des tâches pour vous permettre de gagner un temps précieux.
Quelles sont les fonctionnalités des solutions de gestion des notes de frais ?
- Scan et reconnaissance automatique des justificatifs : technologie OCR (Reconnaissance de Caractères Optiques).
- Saisie simplifiée des informations de chaque dépense.
- Calcul automatique des montants TTC, HT et TVA.
- Respect des règles de gestion de votre entreprise.
- Suivi en temps réel de l’état d’avancement des notes de frais.
- Export des données vers votre logiciel de comptabilité.
Parmi les meilleures applications pour gérer des notes de frais figurent Spendesk, N2F, Zoho Expense, Jenji, Expensify.
Cartes bancaires professionnelles : pour une gestion centralisée des frais
Par exemple, la start-up Mooncard propose des cartes bancaires pour centraliser l’ensemble des frais professionnels. C’est aussi le cas de Cleemy Notes de frais. Cette alternative innovante facilite le suivi et le remboursement des dépenses. Elle offre une meilleure visibilité sur les flux financiers de l’entreprise. Parmi ses avantages :
- Paiement sans justificatif pour les petits montants.
- Suivi des dépenses en temps réel via une application mobile.
- Catégorisation automatique des dépenses.