Gestion et traitement des factures fournisseurs : tout ce qu’il faut savoir

Les factures fournisseurs représentent de réels enjeux pour toute entreprise. Zoom sur les techniques pour les gérer et les traiter avec efficacité.

La gestion des factures fournisseurs est une tâche fastidieuse. Et pourtant, en plus de garantir une bonne relation entre fournisseur et client, elle contribue aussi à la croissance de l’entreprise. Un bon suivi et un bon contrôle des factures sont dès lors nécessaires pour éviter les erreurs humaines.

Comprendre la gestion des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs est un processus clé au sein d’une entreprise. Elle impacte la chaîne de production, la relation commerciale et la trésorerie. Il est donc normal de bien maîtriser ce domaine pour gagner en efficacité.

C’est quoi une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur, aussi appelée facture d’achats, est un document officiel qui matérialise la dette contractée par une entreprise envers un fournisseur de produits ou de services. Les principaux éléments qui doivent y figurer sont les suivants :

  • L’identité du fournisseur et ses coordonnées principales
  • L’identité du client et ses coordonnées (entreprise ou particulier)
  • Le numéro de facture, qui est unique
  • La date de l’édition de la facture
  • L’adresse de la facturation
  • La description du produit livré par le fournisseur ou du service octroyé
  • La date de livraison du produit ou la date de la fin de la prestation
  • La date limite du paiement et les pénalités en cas de retard
  • Les montants des produits HT et TTC
  • Le taux de la TVA
  • Une éventuelle réduction de prix en cas de rabais

Si ces éléments ne sont pas présents sur la facture réceptionnée, celle-ci est non conforme et par conséquent, elle est non valide.

Et un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document qui accompagne la livraison des produits ou des services. Il donne des précisions quant au contenu de ladite livraison. En même temps, il atteste le transfert de la possession des marchandises. Les mentions obligatoires de ce document sont les suivantes :

  • L’identité et les coordonnées du fournisseur et celles de l’entreprise qui achète
  • La description détaillée des produits livrés et leur quantité
  • La date de la livraison
  • La signature du réceptionniste

Contrairement à la facture d’achat, le bon de livraison n’a aucun pouvoir comptable. Il s’agit uniquement d’un document qui facilite la gestion des achats. Il atteste que les produits ne sont plus la propriété du fournisseur, mais désormais celle de l’acheteur.

En quoi consiste le rapprochement de facture ?

Le rapprochement de facture est une opération qui consiste à comparer les différents documents justificatifs concernant une commande : la facture fournisseur, le bon de commande et le bon de livraison. Le rapprochement de facture permet de s’assurer que les informations mentionnées sur ces documents sont exactes et que la livraison a bel et bien été effectuée. Il permet de constater d’éventuels écarts.

Quelles sont les étapes du traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs se fait en plusieurs étapes. Il va de la réception des factures jusqu’à l’archivage de ces derniers.

Réceptionner une facture fournisseur

Tout commence par la réception de la facture d’achats. Cette étape est cruciale, car elle évite la perte d’une facture ou les retards dans le traitement. Étant donné que vos fournisseurs n’ont pas le même fonctionnement, il faut considérer les différents modes de facturation. Celle-ci peut se faire de deux manières :

  • Par voie électronique : scan, photo, échange de données informatisé
  • Sous forme papier : par voie postale ou autre

Enregistrer en comptabilité une facture fournisseur

Une fois la facture approuvée, elle est classée et comptabilisée, et ce, avant même sa vérification. Pour ce faire, on lui attribue le code de compte approprié : frais de fournitures, frais de transport, matières premières… Une fois codifiée, elle est enregistrée dans le système comptable de l’entreprise pour un traitement ultérieur.

Contrôler la facture

Le contrôle de la facture examine plus en détail les informations qui figurent sur la facture. Contrairement à la réception, cette étape consiste à s’assurer de la conformité de la facture. Il permet dès lors de corriger des erreurs, de rectifier des omissions ou de s’assurer que les bons de livraison et/ou de commande correspondent aux éléments de la facture réceptionnée. Une fois la certitude que la facture correspond aux produits et/ou services commandés et que la livraison a été réceptionnée, elle est définitivement validée. Elle vaut ensuite un bon à payer.

Si vous remarquez une erreur sur la facture, il faudra demander une facture d’avoir au fournisseur. La première facture ayant déjà été enregistrée, votre fournisseur est dans l’obligation de vous en fournir une nouvelle.

Payer et archiver la facture fournisseur

C’est la dernière étape du traitement de la facture d’achats. Une facture validée entre dans la chaîne des paiements et doit être réglée dans les délais impartis. Autrement, l’entreprise est exposée à des pénalités de retard, une amende administrative ou d’autres frais (retard, dédommagement…).

Une fois payée, la facture est enregistrée en comptabilité et archivée. Cette dernière étape représente un réel enjeu pour l’entreprise. En effet, elle est importante pour retrouver plus facilement une facture en cas de problèmes ultérieurs.

Factures fournisseurs : les obligations légales à respecter

Une facture conforme et valide ne suffit pas. En effet, vous êtes soumis à d’autres obligations légales pour une facture fournisseur.

Combien de temps faut-il garder les factures ?

Selon l’article L123-22 du Code de Commerce : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans ». En d’autres termes, vos factures doivent être accessibles durant ce délai minimum. Le non-respect de cette loi vous expose à des amendes. Au-delà de cette période, vous pouvez choisir de les conserver ou de les détruire.

Le délai de conservation fiscale d’une facture, cependant, est de 6 ans. Ainsi, si le service des impôts vous la réclame au cours de ces 6 premières années, et que vous ne l’avez pas, vous risquez également des sanctions.

Comment classer les factures fournisseurs ?

Classer les factures fournisseurs peut se faire de deux manières : soit par ordre alphabétique, soit par ordre chronologique. Mais, pour faciliter les recherches et leur traitement, il est recommandé de les classer d’abord par nature. Vous pouvez suivre cet exemple de chemin pour une meilleure gestion des fournisseurs et de leurs factures :

  • Année
  • Achats
  • Nom
  • Numéro de pièce de la facture

Que vous ayez opté pour un classement numérique ou papier, cet ordre est le plus simple à suivre.

Peut-on dématérialiser les factures ? Et si oui, quelles sont les règles ?

Depuis quelques années, de nombreuses entreprises optent pour la dématérialisation des factures qui va bientôt devenir obligatoire. À partir du 1ᵉʳ juillet 2024, toutes les grandes entreprises doivent émettre leurs factures sous forme électronique. Cette obligation s’appliquera aux entreprises de taille intermédiaire à partir du 1ᵉʳ janvier 2025. Elle est imposée aux PME et TPE à partir du 1ᵉʳ janvier 2026.

La dématérialisation des factures comprend de nombreux avantages :

  • La fiabilité, notamment en réduisant les risques d’erreurs humaines
  • La conformité, ce qui réduit des risques de redressement fiscal
  • La traçabilité, pour retrouver plus facilement et plus rapidement une facture 
  • La productivité de l’entreprise
  • L’économie, tant sur le temps que sur les dépenses

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