Lors d’un voyage d’affaires, un salarié peut engager diverses dépenses qui, sous certaines conditions, peuvent être remboursées par l’entreprise. Ces dépenses, regroupées sous le terme de « notes de frais », comprennent les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration, entre autres. Certaines d’entre elles sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée. Beaucoup se demandent s’il est possible de récupérer la TVA sur les notes de frais. Pour répondre à cette question, il est important de connaître les conditions générales de remboursement de la TVA. Ce guide vous explique comment bénéficier de la déduction d’impôt sur vos dépenses professionnelles.
Règles générales relatives à la récupération de la TVA sur les notes de frais
En tant qu’entreprise, vous avez la possibilité de vous faire rembourser la TVA sur certains frais, soit par vos collaborateurs, soit par vous-même. Mais attention, car pour en bénéficier, il est impératif de se conformer à certaines exigences.
Les conditions à respecter
La récupération de la TVA sur les notes de frais repose sur 4 règles de base.
- Nature des dépenses : La TVA déductible sur les notes de frais s’applique uniquement aux dépenses directement liées à l’activité et au développement de l’entreprise.
- Justification conforme : La note de frais doit être accompagnée d’une facture en bonne et due forme, précisant clairement le montant de la TVA.
- Facture au nom de l’entreprise : La facture doit être exclusivement établie au nom de l’entreprise. En termes clairs, la taxe ne sera pas remboursable si elle est libellée au nom de l’employé ou du dirigeant.
- Le fournisseur est assujetti à la TVA : Enfin, assurez-vous que le fournisseur du bien ou du service acheté est lui-même redevable de la taxe sur la valeur ajoutée.
En cas de doute sur la récupération de la TVA sur les frais professionnels, ne foncez pas tête baissée. Prenez le temps de solliciter l’expertise d’un comptable. Il vous expliquera comment comptabiliser une note de frais de manière adéquate.
Les exceptions à la déductibilité de la TVA
Certaines dépenses ne permettent pas de déduire l’impôt.
- Frais de déplacement : Sont exclus les billets d’avion, de train et de bateau. En effet, ces frais de transport ne sont pas imposables au même titre que les indemnités kilométriques pour un véhicule. Bon à savoir : la taxe liée aux frais de péages d’autoroute est déductible.
- Frais d’hébergement : Concernant les dépenses liées au logement des collaborateurs ou du dirigeant lors de leur voyage professionnel, la TVA est exigible et n’est pas déductible. Attention : cette exclusion concerne également les locations de type Airbnb, gîtes ruraux…
- Repas lors d’un voyage d’affaires : Par contre, la TVA sur les repas pris dans les restaurants des établissements d’hébergement peut être déduite. Elle doit être indiquée sur le compte d’hôtel.
Dans quels cas est-il possible de récupérer la TVA sur les notes de frais ?
La TVA sur les frais de déplacement
Rappelons que seuls les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel pour le compte de l’entreprise ouvrent droit à la récupération de la TVA. Dans le détail, les dépenses concernent :
- Les frais de transport : la TVA sur les billets d’avion, de train, de taxi, etc., n’est pas remboursable.
- Les frais de péage et de parking (stationnement) : la TVA à 20% est récupérable, sous réserve qu’elle soit clairement indiquée sur les justificatifs correspondants.
- Les notes d’hôtel : la TVA sur ces dépenses (10% ou 20%) est remboursable.
- Les notes de restaurant personnelles : aucune déduction possible. Par exemple, pour une dépense de 40€ TTC, la comptabilisation serait : HT = 40€, TVA = 0€.
- Les repas pris dans le cadre de repas d’affaires : la TVA peut être remboursée dans la limite de 70% du prix du repas.
La TVA sur les frais de carburant
Le remboursement d’impôt sur les frais de carburant dépend du type de véhicule utilisé et de la date d’immatriculation. Pour les véhicules personnels, les indemnités kilométriques (définies par l’URSSAF) ne sont pas soumises à l’imposition. Il n’y a donc pas de récupération de TVA possible. En revanche, il est tout à fait possible de réclamer la TVA sur le carburant des véhicules de société. Pour l’essence et le gazole, le taux d’imposition déductible (depuis 2022) s’élève à : 80% pour les voitures de tourisme et 100% pour les véhicules utilitaires.
La TVA sur les frais de réception
Quels sont les frais de réception ? Ce sont les dépenses engagées lors d’événements organisés pour des clients tels que les frais de restaurant, les cocktails, les séminaires… Heureusement pour les entreprises, ces frais peuvent donner droit à la déduction d’impôt, mais sous certaines conditions :
- Mention de la TVA sur les justificatifs : facture, ticket de caisse.
- Identification des invités et de leur société au dos des notes de frais.
- Factures établies au nom de l’entreprise et non du dirigeant ou du salarié.
Même si aucun convive n’est présent, la TVA sur les frais de réception est récupérable. Dans ce cas, le salarié doit pouvoir justifier le caractère professionnel de la dépense.
La TVA sur les autres types de dépenses
Il existe d’autres dépenses liées aux voyages d’affaires, dont l’impôt peut être déduit. C’est par exemple le cas de :
- La taxe sur l’hébergement : cas par cas. Les entreprises ne peuvent pas récupérer la TVA sur les frais de logement et de locations Airbnb. Cela inclut la nuitée, les frais de ménage et les prestations annexes. Quant aux missions de longue durée, la taxe sur les frais d’hébergement est déductible. Dans ce cas, ce sont les conditions de l’URSSAF qui s’appliquent.
- Cadeaux d’entreprise : attention aux limites ! Stylos, clés USB, T-shirts, casquettes, agendas personnalisés, … Offrir des cadeaux d’affaires est un excellent moyen de fidéliser ses clients et de promouvoir son image de marque. Mais saviez-vous que la TVA sur ces cadeaux peut être récupérée ? C’est vrai, mais à certaines conditions. Le cadeau doit être considéré comme un « cadeau d’entreprise ». Cela signifie qu’il doit être utile à l’activité professionnelle du client et porter le logo ou le nom de l’entreprise. Ensuite, la valeur totale des cadeaux offerts à un même client au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 60 euros HT. Enfin, les cadeaux doivent être distribués à titre gracieux.
- Autres types de dépenses. Certains frais peuvent également figurer dans une note de frais et donner droit à la déduction d’impôt : factures de téléphone et internet, prestations de services (comptabilité, conseil juridique), location de matériel, assurance…
La gestion de la TVA sur les notes de frais peut s’avérer complexe et sujette à erreurs. C’est pourquoi votre entreprise doit comprendre et appliquer correctement les règles en vigueur afin de limiter les risques fiscaux. Lors d’un contrôle des notes de frais, de lourdes sanctions peuvent s’appliquer en cas de non-respect des dispositions légales. Nous vous recommandons de faire le point avec votre expert-comptable dès le départ.