Quel est le délai légal pour le remboursement des notes de frais ?

Les salariés peuvent faire une demande de remboursement de leurs dépenses professionnelles. Mais qu’en est-il du délai de remboursement de leurs notes de frais ? On vous explique tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.

𝑳’𝒂𝒓𝒕𝒊𝒄𝒍𝒆, 𝒓𝒆́𝒔𝒖𝒎𝒆́ 𝒆𝒏 𝒖𝒏𝒆 𝒎𝒊𝒏𝒖𝒕𝒆.
– Aucun délai maximum légalement imposé, mais un délai raisonnable s’impose. La loi française n’établit pas de délai précis pour le remboursement. Cependant, l’employeur doit respecter un délai considéré comme « raisonnable », généralement estimé à 30 jours après réception de la note de frais.
– Vous pouvez imposer un délai de remise aux salariés : L’employeur a le droit d’exiger que les salariés soumettent leurs notes de frais dans un délai déterminé (par exemple, un mois). Passé ce délai, l’employeur peut refuser le remboursement.
– La numérisation accélère considérablement le processus : L’utilisation de logiciels de gestion des notes de frais permet de réduire les délais de traitement, d’améliorer la conformité et de simplifier la gestion administrative des remboursements.

Quelles sont les règles en matière de remboursement d’une note de frais ?

Vos salariés sont amenés à faire des dépenses au cours de leurs missions. Ils vous présentent dès lors une note de frais à leur retour pour demander un remboursement de leurs dépenses, qui pourra être partiel ou total.

Quel est le délai légal de remboursement d’une note de frais ?

D’abord, il faut savoir qu’en France la loi fixe des règles pour la recevabilité d’une note de frais. Entre autres :

• La note de frais de restauration où apparaît le nom de l’établissement.
• La demande de remboursement des frais kilométriques doit indiquer le motif du déplacement, le trajet et la distance, les caractéristiques du véhicule engagé.
• La note de frais de logement doit faire mention de la distance et du trajet.

L’employeur doit respecter un délai de remboursement raisonnable

Ensuite, aucun délai maximum ou minimum de remboursement d’une note de frais n’est imposé par la loi française. Cependant, celui-ci doit se faire dans un délai raisonnable. En principe, l’employeur dispose de 30 jours après la réception de la note de frais de votre salarié pour effectuer le remboursement. En général, celui-ci a lieu en fin du mois en même temps que la date de paiement de son salaire. Bien entendu, ce délai peut encore être discuté, notamment en fonction de votre convention collective et/ou de vos accords de branche. 

Par ailleurs, le Code du Travail mentionne un délai maximal de 3 ans pour rembourser les frais professionnels de votre salarié. Pourtant, cette durée peut générer des problèmes de gestion et de comptabilité au sein de votre entreprise. Il est donc conseillé de procéder au remboursement des frais professionnels dans le délai d’un mois.

Le remboursement des notes de frais est-il obligatoire ?

Seules les dépenses professionnelles comptent, et elles sont encore soumises à quelques conditions. En effet, toutes les notes de frais n’ont pas un caractère professionnel. Autrement dit, certaines dépenses ne sont pas remboursables. Seules les dépenses liées au cadre du travail et avec justificatif sont prises en compte et peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement.

Outre le caractère professionnel du remboursement demandé, certaines exceptions peuvent être faites. C’est le cas du remboursement des frais de logement, mais uniquement si ces points entre en jeu :

• Le domicile du salarié est à plus d’une heure et trente minutes du lieu de travail.
• Le salarié effectue une mission à plus de 50 km de son domicile.

Cependant, même malgré cela, vous pouvez refuser de procéder à un remboursement. Certaines conditions sont à respecter pour pouvoir l’obtenir :

• Les dépenses effectuées doivent être en lien avec l’activité professionnelle.
• Elles doivent être accompagnées de factures ou de pièces justificatives du montant dépensé.
• Elles doivent être raisonnables et proportionnées.

Rappelons toutefois que le délai de remboursement des notes de frais n’est pas défini.

Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?

Afin de couvrir les déplacements professionnels de vos employés, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• Verser une indemnité forfaitaire à vos employés, ou des avances financières, notamment durant les missions à l’étranger ou loin du domicile et du lieu de travail de vos employés.
• Prévoir des cartes d’entreprise accessibles à ces derniers ou des cartes de paiement.
• Procéder à un remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre du travail.

Souvent, les entreprises ont à choisir entre les frais réels ou le remboursement au forfait.

Tableau comparatif : Remboursement forfaitaire vs. Remboursement au réel

Critère	Remboursement forfaitaire	Remboursement au réel
Définition	Somme fixe prédéfinie pour chaque type de dépense	Remboursement du montant réel dépensé
Justificatifs	Moins exigeants	Obligatoires et détaillés
Simplicité administrative	Élevée	Modérée à complexe
Avantage pour l’employeur	Budgétisation prévisible	Coûts réels maîtrisés
Avantage pour le salarié	Rapidité de traitement	Couverture complète des dépenses
Risque de déséquilibre	Risque de sous-compensation	Faible si justificatifs complets
Types de frais couverts	Déplacements, repas, logement, grand déplacement	Transport, repas, formation, etc
Durée de mission idéale	Courtes missions	Missions longues

Le remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire consiste à :

• Fixer une somme forfaitaire pour chaque dépense de l’employé
• La déduction forfaitaire de 10% ne s’applique pas directement au remboursement par l’employeur, mais au niveau fiscal pour le salarié
• Couvrir les dépenses professionnelles

Cette option peut faciliter la gestion des frais professionnels. Cependant, elle peut être désavantageuse pour vos employés. En effet, le remboursement n’est pas forcément équivalent aux dépenses réelles des salariés.

Les différents types de frais concernés sont les suivants :

• Frais de déplacement professionnels ou pour se rendre au travail, sous présentation d’une pièce justificative.
• Frais de repas de mission ou sur le lieu de travail, mais uniquement sous contraintes, notamment lorsque le salarié ne peut se rendre chez lui à cause des horaires et des soucis de gestion.
• Achats personnels, mais dans le cadre du travail, tels que les documentations ou équipements nécessaires au travail.
• Frais kilométriques et d’entretien du véhicule, mais à condition d’avoir un caractère professionnel.

Les frais de grand déplacement sont aussi inclus dans les notes de frais forfaitaires. Ce sont les dépenses engagées par vos salariés lors des missions, et plus précisément les notes de transport, de repas et d’hébergement.

Le remboursement au réel

Ce second type de remboursement consiste à rembourser les dépenses réelles de vos salariés. Il n’est cependant valable que sous la présentation de documents justifiant les montants. En plus de cela, pour pouvoir en bénéficier, vos salariés doivent avoir été payés durant toute l’année de fonction. Différents frais sont concernés, par exemple :

• Les frais de transport et de déplacements professionnels
• Les frais de repas
• Les frais de formation

Les salariés perçoivent de plus grands avantages dans ce second type de remboursement. En effet :

• La durée des missions peut être longue
• Un remboursement forfaitaire ne couvrira donc pas tous les frais engagés

Comment réduire le délai de remboursement ?

Il arrive que des notes de frais arrivent en retard et perturbent la comptabilité de votre entreprise. Et pourtant, la déclaration et le traitement des dépenses professionnelles peuvent être longs et complexes. À cet effet, il est essentiel de prendre des mesures pour faciliter le processus.

Du côté de l’employé, celui-ci doit envoyer rapidement ses documents comptables :

• Cela réduira le temps nécessaire pour les traiter et procéder ainsi rapidement au remboursement.
• Certes, vos employés peuvent garder leurs factures pendant environ 3 ans.
• Mais incitez-les à vous présenter dans les plus brefs délais les documents comptables nécessaires.
• De cette manière, vous pouvez procéder rapidement au remboursement de leurs frais professionnels.

Le délai de remboursement des notes de frais par l’employeur peut cependant être accéléré.  Cela se fait au moyen d’un système de gestion des frais professionnels.

Opter pour un logiciel de gestion des notes de frais

Gérer les notes de frais n’est certainement pas une tâche facile. À cet effet, il est conseillé de consulter et recourir à un logiciel de gestion. Les avantages de ce dernier sont nombreux :

• Facilitation des traitements comptables
• Fluidification du processus de dépenses professionnelles
• Accessibilité à tout le personnel et rapidité de l’exécution des tâches administratives

Vous pouvez choisir parmi une panoplie de logiciels pour simplifier cet aspect du service RH :

• Un outil de gestion dématérialisé des notes frais, qui consiste à remplir les informations nécessaires pour bénéficier d’un remboursement
• Un outil de traitement automatique des factures
• Un logiciel connecté aux cartes de paiement

En alliant le numérique à votre système de gestion des frais professionnels, vous devenez ainsi plus performant. De cette manière, le traitement des notes de frais est non seulement plus rapide, mais il est également facilité.

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