Dans le cadre de la gestion financière de votre entreprise, il est important de contrôler les notes de frais de vos salariés. Cela assure d’abord la conformité des dépenses effectuées et prévient ensuite des fraudes. On vous explique comment contrôler et assurer la validité des notes de frais de vos salariés.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document détaillant une ou plusieurs dépenses payées par un salarié avec ses fonds personnels pour des raisons professionnelles. Une fois la dépense réalisée, le collaborateur remplit cette note et la soumet à l’employeur ou le chargé de l’administration, dans le but d’obtenir un remboursement des montants avancés. Il faut toutefois noter que le remboursement des frais est un processus soumis à trois conditions. Les dépenses doivent être :
- Engagées pour les nécessités de l’activité professionnelle du salarié.
- D’un montant raisonnable, faute de quoi elles pourraient être considérées par l’administration comme des « avantages en nature ».
- Justifiées par les factures et tickets de caisse correspondants.
L’entreprise peut aussi fixer des dates limites pour la soumission des notes de frais. Une simple note de service suffit alors pour en informer les collaborateurs. À noter que le remboursement des frais est exempté de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Généralement, une note de frais couvre des dépenses telles que les repas, les déplacements, l’hébergement, l’achat de petites fournitures de bureau ou divers consommables. Ces remboursements sont vérifiés par l’administration, ce qui peut souvent conduire à des redressements. Pour justifier ces dépenses en cas de contrôle, il est essentiel d’en formaliser la gestion dans le logiciel de l’entreprise.
Pourquoi est-ce important de contrôler les notes de frais de vos salariés ?
- Être aligné avec la politique de dépenses de l’entreprise. Il est de toute évidence essentiel que les notes de frais s’accordent en fonction des directives internes de l’entreprise. Parmi celles-ci, nous pouvons compter les limites budgétaires, les types de dépenses autorisées et les procédures de validation.
- Éviter les erreurs et les fraudes. Contrôler les notes de frais aide à identifier et corriger les erreurs courantes comme les doubles saisies ou les montants incorrects. De plus, une vérification rigoureuse réduit les risques de fraude à la note de frais.
- Être en conformité auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle. Les notes de frais doivent respecter les exigences de l’URSSAF pour éviter des sanctions (qui peuvent être : un redressement fiscal et des pénalités financières) lors des contrôles. À l’instar de toutes les dépenses et bénéfices réalisés, les notes de frais doivent apparaître au bilan comptable de l’entreprise chaque année.
Comment contrôler les notes de frais ?
Pour contrôler les notes de frais de vos salariés, il faut vérifier que toutes les mentions obligatoires sont remplies ! Chaque note de frais doit inclure les éléments suivants :
- Date de la dépense
- Nature de la dépense
- Montant total
- TVA applicable
- Justificatif (facture ou reçu)
- Vérifier la validité du justificatif
Assurez-vous que chaque justificatif soit authentique et correspond bien à la dépense déclarée. Cela inclut évidemment la vérification de tous les éléments cités ci-dessus.
Comment faire en cas d’erreur sur une note de frais ?
L’erreur est humaine ! En ce sens, il est tout à fait possible de faire face à des situations de perte de justificatif de dépense.
En cas de perte de justificatif
En tant que manager, il faut comprendre comment procéder au remboursement de notes de frais sans justificatif tout en respectant le cadre légal. Bien que la législation soit stricte sur ce point, plusieurs solutions vous aident à contourner ce problème.
Obtenir un duplicata auprès du fournisseur
Vous pouvez inviter votre collaborateur à contacter le fournisseur (restaurant, station essence, hôtel, magasin bureautique, etc) afin d’obtenir un duplicata du justificatif. Ce duplicata est reconnu par l’administration fiscale. Il est également possible de demander une nouvelle facture, notamment auprès de sites de tourisme comme la SNCF, Air France ou Uber Eats. Parfois, les factures sont envoyées directement par e-mail.
Utiliser une attestation sur l’honneur
En l’absence de justificatif, une attestation sur l’honneur peut être remplie par le collaborateur. Cette lettre doit contenir une déclaration affirmant que des dépenses ont été engagées dans le cadre de ses missions professionnelles. Les informations suivantes doivent être incluses :
- Prénom et nom du collaborateur
- Coordonnées complètes (adresse postale, téléphone et email)
- Détails des dépenses, y compris le montant de la TVA si elle est déductible
- Signature du collaborateur et mention : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »
Imposer ces procédures à vos employés, va vous assurer de leur rigueur pour la suite et va vous aider dans la comptabilisation des notes de frais et la gestion des remboursements. Le tout dans le respect des exigences légales.
Fournir un extrait de compte où la dépense apparaît
Vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs de fournir un extrait de compte bancaire où la dépense professionnelle apparaît. Cette méthode, bien que moins courante, peut servir de preuve complémentaire en l’absence de justificatif formel. Mais pourquoi utiliser un extrait de compte ? Un extrait de compte bancaire montre les transactions effectuées, de la date, au montant, et au nom du fournisseur ou de l’établissement. Bien que cela ne remplace pas un justificatif détaillé comme une facture, il offre néanmoins une trace tangible de la dépense. Cela peut être particulièrement utile lorsque le justificatif original est perdu et que l’obtention d’un duplicata est impossible.
Quoi qu’il en soit, il est recommandé de limiter la fréquence de ces occurrences pour éviter les abus !
Pour conclure, la gestion et le contrôle des notes de frais sont des aspects fondamentaux dans la gestion financière d’une entreprise. Si chaque dépense est justifiée et conforme par rapport aux politiques de l’entreprise, vous assurez la transparence et l’intégrité des processus financiers, et vous réduisez également les risques de fraudes et d’erreurs.
Communiquer avec vos salariés, renforce la rigueur de votre gestion administrative. En cas de perte de justificatif, des alternatives comme l’obtention de duplicatas, l’utilisation d’attestations sur l’honneur, ou la fourniture d’extraits de compte existent. Le tout est qu’elles soient authentiques afin d’apparaître dans un cadre légal.