Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais est un enjeu essentiel. Il est important de mettre en place une politique bien définie sur ces notes de frais à communiquer à ses employés. Nous vous expliquons ici les risques associés à l’absence de justificatifs, donnons les méthodes pour traiter ces situations, et les solutions pour éviter de rencontrer ce problème à l’avenir.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document détaillant un ou plusieurs paiements effectués par un salarié avec sa carte personnelle pour des raisons professionnelles. Une fois la dépense réalisée, le collaborateur est tenu de demander un reçu avec TVA et de le soumettre à l’employeur ou le chargé de l’administration, dans le but d’obtenir un remboursement des montants avancés. Les notes de frais peuvent correspondre à des dépenses liées aux déplacements, aux repas, etc. Il faut toutefois noter que le remboursement des frais est un processus soumis à trois conditions. Les dépenses doivent être :
- Engagées pour les nécessités de l’activité professionnelle du salarié.
- D’un montant « raisonnable », faute de quoi elles pourraient être considérées par l’administration comme des « avantages en nature ».
- Justifiées par les factures et tickets de caisse correspondants.
Quels sont les risques liés à l’absence de pièces justificatives pour l’entreprise ?
Problèmes de conformité fiscale
En France, une entreprise doit être en mesure de justifier toutes les dépenses enregistrées dans sa comptabilité. En effet, les autorités fiscales comme l’URSSAF exigent des justificatifs pour vérifier toutes les dépenses professionnelles. En cas de contrôle des autorités administratives, l’absence de ces pièces peut entraîner des redressements fiscaux et des pénalités financières.
À titre informatif, une pièce justificative doit être conservée pendant au moins 10 ans, car en cas de contrôle, tous les documents prouvant les dépenses engagées doivent être accessibles.
Erreurs comptables
Les justificatifs sont essentiels pour valider les transactions comptables et assurer la conformité légale et fiscale. Sans justificatif, il devient difficile de prouver la réalité des dépenses, ce qui peut entraîner des erreurs comptables. Il existe plusieurs types d’erreurs comptables. Sans justificatifs, les montants enregistrés peuvent être incorrects, les dates inexactes, et les dépenses mal catégorisées. Cela complique l’analyse financière et la gestion budgétaire.
Non-Conformité aux Règles Fiscales
Les dépenses sans justificatifs ne permettent pas de récupérer la TVA et peuvent aussi entraîner des redressements fiscaux, des amendes ou des pénalités en cas de contrôle fiscal.
Risques de fraude
L’absence de pièces justificatives augmente évidemment le risque de fraude à la note de frais en interne, car il est plus facile pour un salarié de soumettre des dépenses fictives ou exagérées.
Confiance diminuée
D’un point de vue moral cette fois-ci, la gestion laxiste des notes de frais sans justificatif peut miner la confiance entre employeurs et salariés.
Comment traiter et rembourser une note de frais sans justificatif ?
Lorsqu’un salarié soumet une note de frais sans justificatif, plusieurs options s’offrent à l’entreprise pour traiter et rembourser cette dépense.
Demander un duplicata de la facture au fournisseur
Vous pouvez inviter votre collaborateur à contacter le fournisseur (restaurant, station essence, hôtel, magasin bureautique, etc) afin d’obtenir un duplicata du justificatif. Ce duplicata est reconnu par l’administration fiscale. Il est également possible de demander une nouvelle facture, notamment auprès de sites de tourisme comme la SNCF, Air France ou Uber Eats. Parfois, les factures sont envoyées directement par e-mail.
Utiliser le relevé bancaire sur lequel figure la dépense
Si le duplicata n’est pas disponible, l’entreprise peut utiliser le relevé bancaire du salarié sur lequel figure la dépense. Bien que cela ne remplace pas un justificatif officiel, il fournit une preuve de la transaction et peut être accepté par les autorités fiscales en cas de besoin.
Faire rédiger une attestation sur l’honneur au salarié
En dernier recours, le salarié peut rédiger une attestation sur l’honneur décrivant la nature et le montant de la dépense. Cette attestation doit inclure des détails précis et être signée par le salarié. Elle peut être utilisée pour justifier la dépense, bien qu’elle soit moins solide qu’un justificatif original. Cependant, elle ne rend pas possible la déduction de la TVA car celle-ci n’apparaît sur aucun document joint. Il est conseillé de joindre une copie du relevé bancaire où apparaît la dépense.
Quelle solution pour ne plus avoir à traiter des notes de frais sans facture ?
Pour contrer les problèmes d’oublis des salariés : numériser et archiver les justificatifs, utiliser des logiciels de gestion des notes de frais avec certification des justificatifs, sensibiliser les employés à l’importance des justificatifs, et mettre en place des procédures claires pour la gestion des dépenses sont des solutions tout à fait tangibles.
Utiliser une application mobile pour gérer les notes de frais
Les applications mobiles de gestion des notes de frais comme Qonto facilitent le transfert des notes de frais entre le salarié et l’administration. Ce type d’application mobile est très utilisé dans les entreprises puisqu’elles permettent aux salariés de scanner et de soumettre leurs justificatifs immédiatement après la dépense.
C’est une bonne manière pour éviter les pertes et les oublis. Avec ce type d’app mobile, le suivi et l’archivage des justificatifs est facilité. De plus, elles offrent des fonctionnalités de contrôle des notes de frais et de validation en temps réel, améliorant la précision et la conformité des notes de frais. Ce modèle de fonctionnement étant mobile sur smartphone, il est peut-être beaucoup plus familier pour les salariés.
En fin de compte, la gestion des notes de frais sans justificatif représente un défi pour les entreprises, avec des risques financiers et légaux significatifs. Une politique claire et bien communiquée est indispensable pour éviter ces problèmes. Exiger des duplicatas de factures, utiliser des relevés bancaires, ou en dernier recours, accepter des attestations sur l’honneur, sont des solutions pour gérer les dépenses non justifiées.
La meilleure approche reste toutefois la prévention. La numérisation des justificatifs, l’utilisation de logiciels et d’applications mobiles pour la gestion des notes de frais, et la sensibilisation des employés sont de bonnes mesures pour minimiser les risques de perte et d’oubli. La gestion proactive et moderne des notes de frais est non seulement une solution pratique mais aussi un gage de conformité et de sérénité pour l’entreprise.