La fraude à la note de frais est un phénomène malheureusement courant en entreprise. Elle représente un coût important pour les organisations, pouvant atteindre jusqu’à 5% de leur chiffre d’affaires. En tant que professionnel soucieux de la gestion saine et du contrôle des dépenses de votre entreprise, il est important de mettre en place des mesures efficaces pour la combattre.
Fausse note de frais : de quoi parle-t-on ?
Les fausses notes de frais sont des demandes de remboursement de dépenses professionnelles qui n’ont pas été réellement engagées ou qui ne correspondent pas à des dépenses légitimes. Elles peuvent prendre plusieurs formes, allant de l’ajout de dépenses fictives à la modification de montants sur des reçus authentiques.
Exemples de fraudes à la note de frais
Le professionnel fraudeur fait preuve d’une grande créativité pour fabriquer de fausses notes de frais. La plupart d’entre eux cherchent avant tout à obtenir une compensation. Plusieurs exemples le démontrent.
Fausse note de frais au restaurant
En matière de fraude à la note de frais, les repas d’affaires occupent une place de choix sur le podium des indélicatesses. Gonfler l’addition, inviter des proches plutôt que des clients, ou encore faire passer des boissons alcoolisées alors qu’elles sont proscrites par la politique interne… les stratagèmes sont aussi variés que peu scrupuleux.
Fausse note de frais de taxi
N’oublions pas la fameuse « fausse note de frais de taxi« . Le professionnel salarié complice demande au chauffeur de gonfler le montant de la course, encaissant ainsi la différence entre le prix réel et le prix déclaré. Une pratique qui laisse un goût amer à l’employeur, floué par son propre collaborateur.
La fausse facture d’hôtel
Notes de frais d’hôtel anormalement élevées, factures globales regroupant des dépenses diverses et suspectes… dans le monde de la fraude, l’hôtellerie occupe aussi une place de choix. Du simple employé en formation au professionnel dirigeant, la tentation est grande de faire prendre en charge par l’entreprise des frais bien éloignés des préoccupations professionnelles. Plutôt que de présenter des justificatifs détaillés pour chaque dépense, le fraudeur malin opte pour une facture globale regroupant hébergement, repas, et parfois même des prestations plus exotiques. Une pratique qui permet de noyer les dépenses personnelles dans un flot de chiffres, rendant le contrôle quasi impossible
Ces exemples, hélas, ne sont que la face visible de l’iceberg. La fraude à la note de frais prend des formes multiples et occasionne des pertes financières considérables pour les entreprises. Pour y faire face, vigilance et rigueur sont de mise !
Comment démontrer qu’une facture est fausse ?
Repérer les fausses notes de frais varie selon la complexité de la fraude. Voici quelques mesures à adopter pour prévenir ces fraudes :
- Déterminer quels justificatifs sont acceptables pour le remboursement des frais professionnels.
- Établir des plafonds de dépense.
- Mettre en place un circuit de validation des dépenses (manager, service comptabilité, puis responsable financier) avant d’effectuer le remboursement au salarié.
- Imposer l’utilisation d’un formulaire de demande de remboursement pour collecter toutes les informations nécessaires.
Il est aussi indispensable de vérifier certaines informations pour évaluer la pertinence de la dépense effectuée par le collaborateur : la date, l’heure, le motif, le lieu de la dépense et le mode de paiement. Cela permet de vérifier la cohérence entre la dépense déclarée et l’emploi du temps du collaborateur. En cas de doute, comparer les montants des dépenses entre plusieurs employés occupant des fonctions similaires peut aussi être utile.
La demande des justificatifs de la dépense, comme un ticket de caisse ou une facture, est aussi une bonne option. Si la dépense a été effectuée avec la carte bancaire du salarié, un relevé bancaire peut être requis en complément, surtout en cas de perte du justificatif. Dans ce cas, il faudra demander au collaborateur une attestation sur l’honneur de note de frais pour justifier la dépense.
Quels sont les risques encourus en cas de fraude à la note de frais ?
La fraude à la note de frais comporte des risques importants pour l’entreprise et le salarié indélicat.
Pour l’entreprise
D’après une étude, la fraude note de frais entraîne une perte d’environ 14 000 euros pour une entreprise comptant 250 salariés. Cette pratique, qui nuit particulièrement aux TPE (15 % de fausses notes de frais) et aux PME (10 %), affecte ainsi leur rentabilité. Par exemple, l’accumulation de ces fraudes internes mène à des dépassements des budgets prévus. Cela engendre des pertes financières directes mettant en péril la stabilité globale de l’entreprise.
En France, le temps consacré au contrôle et à la lutte contre les fausses notes de frais atteint en moyenne 20,1 heures par semaine, soit l’équivalent de trois jours ouvrables. Ce gaspillage de temps influe négativement sur l’efficacité et la productivité des entreprises. En effet, les ressources dédiées à la détection de la fraude causent des retards dans l’exécution d’autres tâches prioritaires, telles que le respect des délais de remboursement des notes de frais.
La fraude aux notes de frais a également des conséquences juridiques pour l’employeur. Les autorités fiscales et les organismes de réglementation, comme l’Urssaf, feront une enquête sur l’entreprise et imposeront des sanctions administratives en cas de non-conformité aux règles en vigueur. En cas de contrôle, ces sanctions incluent des amendes, des restrictions commerciales ou des pénalités financières, telles qu’un redressement fiscal.
Pour le salarié
Le remboursement de fausses notes de frais représente une faute grave de la part du salarié et constitue un motif légitime de licenciement. L’employeur doit démontrer que le collaborateur a intentionnellement fraudé à plusieurs reprises en créant de fausses notes de frais ou en fournissant de faux justificatifs. Pour récupérer les montants obtenus de manière illégale, l’employeur peut engager une action en responsabilité civile. Le salarié est alors tenu de verser des dommages et intérêts pour compenser les pertes subies par l’entreprise.
Les conséquences légales varient selon la juridiction, la gravité de la fraude et les lois spécifiques en vigueur. Cependant, elles incluent des poursuites pénales avec des sanctions sévères, telles que des amendes et des peines de prison.
Comment éviter les fausses notes de frais ?
Mettre en place une politique de contrôle et de gestion des notes de frais rigoureuse est une solution pratique pour limiter les risques de fraude. Voici quelques conseils :
Établir une politique de note de frais
Les salariés trouvent souvent que la politique de contrôle et de gestion des notes de frais manque de clarté. Cela est dû à sa complexité ou à un manque d’informations disponibles. En tant qu’employeur, vous devrez définir des directives précises concernant ce qui est considéré comme une dépense professionnelle admissible et les modalités de remboursement. Il en est de même pour la note de frais sans justificatif qui mérite remboursement.
Les ressources humaines ou les personnes compétentes doivent aussi intervenir en élaborant une charte interne ou en organisant des sessions de formation pour améliorer la compréhension des procédures de contrôle. Des lignes directrices claires rendront la gestion des dépenses professionnelles plus aisée pour les salariés.
Mettre en place un circuit de validation des dépenses
Pour prévenir les fraudes, il est possible de mettre en place des contrôles sur les notes de frais afin de comparer les justificatifs avec les dépenses déclarées ou les plannings des salariés : ce collaborateur était-il effectivement en service ce jour-là ? Avait-il un rendez-vous client justifiant son déplacement ? Bien que ces vérifications régulières puissent avoir un effet dissuasif, elles risquent également de générer un climat de méfiance entre l’employeur et les équipes.
Automatiser la gestion des notes de frais avec un logiciel
Toujours, pour se prémunir efficacement contre les fausses notes de frais, d’autres mesures appropriées doivent être prises si vous êtes chef d’entreprise. En effet, avec un logiciel de gestion, vous pouvez dématérialiser les notes de frais et bénéficier d’une vue d’ensemble des dépenses engagées. En résumé, cette solution vous permet de comptabiliser une note de frais au besoin, sans avoir à faire de longues vérifications manuelles. Ainsi, vous économisez du temps et vous gardez un œil sur les dépenses de vos employés :
- Toutes les dépenses sont centralisées,
- Les rapports sont consultables en temps réel,
- Un tableau de bord vous montre les dépenses par catégorie,
- Le suivi et l’analyse des dépenses sont simplifiés.
De plus, vous avez la possibilité de surveiller les collaborateurs qui se déplacent le plus et ceux qui ont les dépenses professionnelles les plus élevées.