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Entre les frais de déplacement, les frais de repas… vos employés peuvent en avoir pour leur compte. Afin de les aider et de les soutenir, vous pouvez procéder à un remboursement au frais réel ou forfait. Comment ça marche ? On vous explique.

En quoi consiste le remboursement forfaitaire des frais professionnels ?

En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à prendre en charge une partie, ou la totalité, des dépenses liées au travail de vos salariés. Ce sont ce qu’on appelle “les frais professionnels”. Ils correspondent aux divers frais supportés par vos salariés au cours de l’exercice de leurs fonctions. Plusieurs types de frais sont concernés : les frais de transport, de repas, d’hébergement, de téléphone…

  • Ils sont, dans un premier temps, avancés par ces derniers.
  • Ils peuvent ensuite faire une demande de remboursement, mais uniquement sous la présentation de pièces justificatives.

Vous avez ensuite le choix entre un remboursement au frais réel ou au forfait :

  • Dans le premier cas, vous remboursez au centime près tous les frais réels de vos employés.
  • Dans le second cas, une déduction forfaitaire de 10% est, par défaut, appliquée à tous les salariés.

Le choix de la modalité dépend de nombreux paramètres, dont votre politique de gestion des frais professionnels, votre convention collective ou les accords de branche en vigueur dans votre entreprise.

Bon à savoir : En France, le remboursement des frais professionnels garantit l’équité fiscale. Cependant, ils doivent être exclusivement professionnels pour être recevables. ll est favorable de vérifier le barème applicable et d’opter pour la solution la plus avantageuse pour votre entreprise.

Le remboursement au réel : caractéristiques

Le remboursement au réel signifie que l’employeur rembourse à ses salariés le montant réel de leurs déplacements liés au travail. Il s’applique à tous les revenus salariaux et non à une seule partie. Afin d’en bénéficier, vos employés doivent apporter des pièces justificatives de leurs dépenses liées au travail uniquement et être payés pendant toute l’année précédente.

Les frais déductibles pour ce premier type de remboursement sont nombreux. En voici les principaux :

  • Les frais de transport pour se rendre au travail
  • Les frais de repas, que cela soit au travail ou durant les missions
  • Les déplacements professionnels
  • Les frais de formation
  • Les frais des locaux et des équipements professionnels, notamment pour le télétravail

Par ailleurs, pour une meilleure gestion des frais professionnels, il est préconisé de mettre en place une politique bien définie. Afin que les demandes de vos employés soient recevables, voici ce qu’ils doivent vous fournir :

  • Le montant des frais professionnels auxquels ils demandent un remboursement
  • Le détail de leurs frais réels, en mentionnant à la fois leur nature et leur montant respectif
  • Les indemnités que vous leur avez versées, dans le cas où celles-ci n’ont pas pu couvrir les frais réels

Ainsi, les frais professionnels sont déductibles des revenus imposables. Pour optimiser la gestion de ces frais, il est crucial de mettre en place un système de suivi rigoureux. Vos employés doivent donc fournir toutes les pièces justificatives nécessaires afin de déduire les frais réels engagés pour des activités professionnelles. En garantissant une transparence totale, vous pourrez déduire avec précision les montants nécessaires et ainsi éviter toute confusion ou contestation.

Le remboursement au forfait : caractéristiques

Contrairement au remboursement des frais réels, le remboursement au forfait est automatiquement applicable à chaque employé. Une déduction forfaitaire de 10% est directement calculée sur leur salaire. Le but est de couvrir leurs dépenses professionnelles.

Plusieurs types de frais sont concernés par ce type de remboursement. En l’occurrence, il s’agit principalement des frais courants :

  • Les frais de déplacement professionnels
  • Les frais de déplacement pour se rendre au travail, mais uniquement sous la présentation d’une justification
  • Les frais de repas sur le lieu de travail
  • Les achats personnels, mais liés au cadre du travail

Un plafond, toutefois, est imposé :

  • Le montant minimum du remboursement au forfait est de 495€.
  • Le montant maximum s’élève à 14 171€.
  • Pour le télétravail, le montant maximal versé à vos employés est de 57,20 € par mois.

Contrairement au remboursement au frais réel, celui au forfait ne nécessite aucune démarche de la part de vos employés. En ce qui concerne le remboursement des frais du dirigeant non salarié, celui-ci ne peut se faire que s’ils sont évalués à leur valeur réelle.

Il est important d’utiliser ce système pour des frais de nature courante. Vous pouvez opter pour ce type de remboursement pour simplifier la gestion de vos dépenses professionnelles. Pensez à tenir compte des plafonds imposés pour éviter tout dépassement. La prise en charge des frais est ainsi facilitée et permet une meilleure gestion des budgets.

Le remboursement forfaitaire des frais kilométriques

Ce premier type de remboursement forfaitaire n’est recevable que :

  • Si votre employé a effectué des déplacements professionnels avec son véhicule personnel
  • S’il a loué un véhicule par ses propres moyens afin de se déplacer
  • Si les frais d’entretien du véhicule de l’entreprise sont à sa charge

Le remboursement forfaitaire des frais kilométriques concerne toutes les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule. Il ne tient pas uniquement compte des dépenses de carburant, mais aussi des frais liés à l’utilisation du véhicule, des frais d’entretien et d’usure du véhicule dont les pneus, de l’assurance automobile.

Autre fait important : le remboursement kilométrique ne concerne pas uniquement les voitures :

  • Si votre employé se déplace à vélo, celui-ci peut recevoir son indemnité kilométrique, même si vous n’êtes pas  imposé à le faire.
  • Si votre employé a recours au covoiturage, les frais peuvent être remboursés, mais il faut remplir certaines conditions.

En tenant compte de ces éléments, vous pouvez utiliser cette méthode de remboursement de manière courante pour offrir un avantage supplémentaire à vos employés, suivant les modalités présentées ci-dessus.

Le remboursement forfaitaire des frais de repas

Les frais de repas au travail font partie des frais professionnels. Ils sont donc déductibles des salaires de vos employés. Pour en bénéficier, l’employé :

  • Doit être en déplacement et être contraint de manger dans un restaurant, notamment lorsqu’il s’agit d’un déplacement professionnel
  • Ne peut prendre son repas que sur le lieu de travail pour des raisons professionnelles

Le montant du remboursement peut être évalué à chaque année. Il peut, cependant, être basé sur les dépenses réellement engagées par le salarié. Vous pouvez ainsi déduire un pourcentage des frais réels.

Le remboursement forfaitaire des frais de grand déplacement 

Vos salariés bénéficient d’une déduction forfaitaire de 10% sur leurs frais de grand déplacement :

  • Il s’agit des grands déplacements effectués dans le cadre du travail
  • Ces déplacements ne se produisent pas sur le lieu de travail habituel
  • Ils sont exonérés d’impôts

Les principaux frais compris dans ce remboursement sont les suivants :

  • Frais de logement
  • Frais de transport
  • Frais de repas

Lorsque vos employés effectuent des missions à l’étranger, les frais de grand déplacement varient selon les pays et la durée de la mission. Par exemple :

  • Pour des missions temporaires aux États-Unis, ils perçoivent 320 dollars journaliers
  • Pour des déplacements en Espagne, le montant de l’indemnité journalière est de 132 euros
  • Pour le Portugal, il s’élève à 160 euros

Dans certains cas, les indemnités perçues peuvent être diminuées si :

  • Votre salarié est logé gratuitement sur le lieu du travail à l’étranger
  • Un ou des repas sont pris en charge par la société

Conserver ce remboursement spécifique est essentiel pour vos employés qui effectuent des trajets loin de leur résidence. Cela couvre les besoins particuliers liés aux missions de longue durée à l’étranger.

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