Mettre en place un processus d’achat dans une entreprise : 8 étapes clés

De l’analyse à la contractualisation avec les fournisseurs, voici 8 étapes pour mettre en place un processus d’achat dans une entreprise.

Chaque entreprise, quel que soit son secteur d’activité, est amenée à effectuer des achats pour assurer son bon fonctionnement. Certaines d’entre elles n’ont toutefois pas encore structuré ce processus. Si vous vous demandez comment le mettre en place, voici un exemple de processus d’achat d’une entreprise en 8 étapes clés.

Définir les besoins d’achats en interne

Lors de cette première étape, ce sont tous les services qui doivent idéalement être sollicités. En les interrogeant directement, vous aurez la certitude de cerner l’ensemble de leurs besoins. Dans un même temps, cela vous permettra de faire des achats groupés pour faire des économies. Avant de commencer la rédaction d’un cahier des charges, demandez-vous si l’avis d’un expert est nécessaire. C’est parfois le cas si les produits ou services recherchés sont rares ou complexes.

À lire aussi : Comment établir une politique d’achat pour son entreprise ?

Rédiger le cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges exhaustif vous permettra d’obtenir une vision globale des besoins de l’entreprise. Plus un cahier des charges est détaillé, plus les risques éventuels sont anticipés. Voici les rubriques que vous pouvez faire figurer dans ce document :

  • Enjeux des achats
  • Identification des produits ou des services
  • Quantité désirée
  • Critères de qualité
  • Conditions d’usage
  • Exigences de livraison (notamment en matière de conditionnement)
  • Coûts et conditions de règlement

Sourcer les fournisseurs

L’objectif ? Identifier les fournisseurs qui répondent aux attentes de l’entreprise pour garantir la fiabilité et la conformité des achats. Pour ce faire, recensez les fournisseurs déjà connus, pour une question de confiance et de facilité en matière d’administration. Puis, lancez un sourcing pour trouver de nouveaux partenaires. Pour chacun des fournisseurs que vous avez retenus, posez-vous les questions suivantes :

  • Sont-ils capables de garantir une pérennité économique ?
  • Disposent-ils d’une capacité logistique suffisante ?
  • Ont-ils une bonne réputation ?
  • Quelles sont leurs règles en matière d’éthique et de RSE ? Correspondent-elles à celles de votre entreprise ?

Lancer un appel d’offres pour faire jouer la concurrence

Pour ce faire, vous pouvez nommer une équipe projet qui sera chargée de lancer l’appel d’offres. Il peut s’agir des collaborateurs du service achat, mais pas seulement. Un dossier doit ensuite être constitué avec : une présentation du contexte et des objectifs, un guide de l’appel d’offres, le cahier des charges, les conditions du partenariat, un questionnaire concernant le fournisseur…

Analyser les offres reçues

À ce stade, une consultation a lieu pour repérer les meilleures candidatures. Elle réunit l’équipe projet préalablement constituée et se déroule en deux étapes :

  • L’étude des dossiers reçus grâce à une grille de notation (qualité du projet, coût total proposé, conformité des délais de fabrication et de livraison, sécurité financière de l’entreprise…).
  • L’audition des dossiers retenus, qui consiste en une présentation orale et une séance de questions-réponses.

Négocier avec les fournisseurs pour avoir la meilleure offre

La phase de négociation est indispensable dans la gestion des achats. Tout l’enjeu est d’obtenir un accord avec le bon partenaire, tout en construisant une relation gagnant/gagnant. En amont, récoltez des informations sur le fournisseur : prix pratiqués, qualité du produit ou du service, volume d’achat, etc. La connaissance de la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d’affaires du fournisseur permettra d’évaluer le rapport de force.

Contractualiser avec les fournisseurs

En signant un contrat commercial, vous concluez un processus d’achat. Un lien juridique vous lie aux fournisseurs et une relation d’affaires peut alors commencer.

Tous les éléments relatifs aux produits et/ou aux services doivent être repris : prix, quantité, planning de livraison, pénalités de retard, modalités de transaction, etc. Les conditions de rupture du contrat seront aussi indiquées, de même que le fonctionnement du service après-vente : savoir qui contacter en cas de retard de livraison, d’une modification de commande ou de dysfonctionnement d’un produit ? Enfin, un contrat commercial précisera la juridiction compétente à saisir en cas de litige.

À lire aussi : Tout savoir sur le processus Procure-to-Pay

Schéma du processus d’achat

Etapes du processus d'achat dans une entreprise.
Étapes du processus d’achat dans une entreprise. Infographie par Mon Entreprise Rentable.

Comment optimiser le processus d’achat une fois mis en place ?

Une fois que votre processus d’achat est mis en place, vous pourrez itérer pour l’améliorer. Pour optimiser votre processus d’achat, plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Standardiser les achats en réduisant le nombre de références utilisées.
  • Faire un audit du processus existant pour identifier des axes d’amélioration.
  • Mettre en concurrence des fournisseurs.

Et pour gagner du temps et éviter la multiplication des saisies manuelles, il est possible d’automatiser une grande partie du processus. Cette automatisation concerne les tâches opérationnelles et chronophages, qui pourront facilement être dématérialisées : prise de commande, validation des factures, paiement des fournisseurs…

Thomas C.
Thomas C.
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