Les achats de produits et/ou de services auprès des fournisseurs augmentent en même temps que la croissance de l’entreprise. Alors comment réussir à garder le cap ? Mettre en place des règles quant à la gestion des achats se révèle être indispensable pour gagner en productivité et en rentabilité. D’où la nécessité de définir une politique d’achat. On vous explique.
Qu’est-ce qu’une politique d’achat ?
Sachant qu’une politique d’achat découle de la politique de l’entreprise, c’est une stratégie globale qui doit être mise en place. Son objectif est de définir les orientations et intentions générales relatives aux achats et aux approvisionnements. Elle permet ainsi d’apporter la meilleure solution possible pour répondre aux besoins d’achats de l’entreprise. Sans oublier l’amélioration de la qualité des relations avec les fournisseurs.
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Quels sont les objectifs de la politique d’achat ?
Les objectifs opérationnels de la politique d’achat doivent être cohérents avec la politique globale de l’entreprise et être mesurables dans le temps. L’utilisation d’un tableau de bord peut aider l’équipe à formaliser les objectifs et les axes stratégiques. Parmi les principaux, on retrouve le fait de :
- Construire de bonnes relations avec les fournisseurs. Pour cela, n’hésitez pas à les inclure dans la politique de développement de votre entreprise.
- Améliorer la réponse aux besoins de la société.
- Déployer une politique d’achat innovante et responsable.
Bon à savoir : Selon l’Observatoire des Achats Responsables, un achat est dit responsable lorsqu’il “intègre, dans un esprit d’équilibre entre parties prenantes, des exigences, spécifications et critères en faveur de la protection et de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social et du développement économique“.
Exemple de politique d’achat
Voici les rubriques que vous pouvez faire figurer dans le document.
- Champ d’application : A qui la politique s’adresse-t-elle ? En cas de filiales, sont-elles toutes concernées ?
- Contexte : Quelles sont vos ambitions ? Pourquoi avez-vous entrepris cette démarche ? En quoi la politique d’achat nouvellement établie est-elle une déclinaison de la politique de votre entreprise ?
- Stratégies : Acheter des produits et/ou des services au meilleur prix, améliorer la relation fournisseurs, optimiser les performances de l’entreprise, maîtriser les risques, se diriger vers des achats responsables pour garantir l’exemplarité de la société…
- Organisation et mise en œuvre : Quelles actions confiées à quelle équipe projet ?
- Objectifs : Quels sont les objectifs à atteindre à court, moyen ou long terme ?
Comment mettre en œuvre une politique d’achat ? Les étapes
Un plan d’action doit être établi pour pouvoir développer une politique et un processus d’achat à la fois efficaces et innovants. Voici les 3 principales étapes.
Auditer les pratiques existantes
Tout commence par une analyse de l’existant. Trois aspects sont à prendre en compte pour repérer les points positifs et les points négatifs du système actuel.
- La conformité : les procédures en place sont-elles respectées par les intervenants ?
- La qualité : les acheteurs sont-ils compétents ?
- L’efficacité : toutes les procédures sont-elles utiles ? Ou bien certaines sont-elles contre-productives ?
Identifier les personnes à intégrer au projet
Si le service achat, aussi appelé procurement, est le premier concerné, c’est toute l’entreprise qui est impactée par une politique d’achat. Pensez à :
- Informer et former les collaborateurs aux nouvelles mesures et aux éventuels nouveaux outils.
- Communiquer auprès des fournisseurs : pourquoi cette démarche ? Quelles sont les raisons qui vous ont amené à mettre en place une politique d’achat ? Transmettez-leur votre charte de déontologie pour repartir sur de nouvelles bases et instaurer une relation pérenne.
Déployer la politique définie au préalable
Une répartition des responsabilités est indispensable pour faire appliquer les nouvelles mesures, en fonction de la stratégie définie. Aux acheteurs d’agir en conséquence.
- La politique est tournée vers l’innovation ? Alors ce sont les produits et/ou les services les plus innovants devront être choisis.
- La politique est tournée vers la compétitivité ? Les acheteurs s’appuieront sur des grilles de comparaison et prendront en compte le TCO (coût global d’un bien ou d’un service tout au long de son cycle de vie) pour trouver les offres les plus avantageuses.
Analyser son impact
Les KPIs permettent de suivre les performances de votre nouvelle politique d’achat. Parmi les indicateurs de performance les plus connus se trouvent :
- L’efficacité : ROI des achats.
- Les coûts : montant annuel des achats, montant moyen par commande…
- L’activité : nombre de références, nombre de nouveaux fournisseurs, nombre de commandes par semaine, mois ou années…
- La qualité : délai moyen de traitement d’une commande, corrélation entre le coût et la valeur, nombre de litiges…
- Le respect des procédures : pourcentage d’achats hors contrat, économies réalisées pour les achats qui auraient pu être effectués sous contrat, durée du cycle d’achat…
Les KPIs doivent vous aider à progresser. À vous de choisir les plus pertinents pour votre entreprise : inutile de multiplier les indicateurs.