Les achats, pilier incontournable du succès commercial des entreprises européennes, représentent en moyenne une part de 60% du chiffre d’affaires. Malgré cette réalité, les chefs d’entreprise relèguent trop souvent la fonction achats au simple rang de soutien administratif. Pourtant, dans l’environnement économique actuel, le métier d’acheteur revêt une importance stratégique indéniable. Ce guide se propose de vous offrir tous les conseils indispensables pour mettre en place une gestion des achats optimale.
Service achats et approvisionnements : une fonction clé
Le rôle du service achats
La fonction achat a pour objectif de se procurer les biens ou les services indispensables au bon déroulement des activités de l’entreprise. Elle joue aussi un rôle d’interface avec les fournisseurs externes. Ses missions sont variées :
- Consulter et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
- Négocier avec eux les conditions tarifaires et mettre en place les contrats.
- Assurer le suivi des commandes, les litiges et autres incidents.
Le rôle du service approvisionnements
Le service approvisionnement a pour rôle d’organiser, de planifier et de contrôler l’ensemble des stocks appartenant à l’entreprise. Son principal objectif est l’établissement d’un équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession de stock.
Pourquoi la gestion des achats est-elle importante ?
La gestion des achats s’appuie à la fois sur la politique d’achat et les processus d’achat définis par l’entreprise. Quand on sait que le poste achat représente environ 60% du chiffre d’affaires d’une entreprise, on comprend qu’avoir une gestion des achats optimisée est un levier de performance à ne pas négliger. La mise en place d’un processus d’achat doit alors être définie avec soin pour :
Limiter le surstockage
Comme les produits occupent de l’espace dans les entrepôts, cela génère des coûts, d’autant plus lorsque ces espaces sont loués auprès de tiers. Avoir plus de stock que nécessaire empêche aussi l’arrivée de nouveaux produits et laisse courir le risque que les produits se détériorent avec le temps.
Améliorer la rentabilité
Lorsque les roulements sont maîtrisés et optimisés, les produits sont vendus au juste prix et la rentabilité se retrouve maximisée pour l’entreprise. Une bonne gestion des achats et des approvisionnements rime aussi avec chiffre d’affaires.
Se démarquer de la concurrence
Une entreprise réactive dans sa gestion sera d’autant plus appréciée par les clients qui y verront un gage de sérieux et qui seront davantage satisfaits. Cela contribue aussi à les fidéliser sur le long terme.
Améliorer la relation avec les fournisseurs
Une entreprise dont la gestion des achats et approvisionnements est efficace et qui sait anticiper sera d’autant plus appréciée par les fournisseurs. La relation ne pourra que se renforcer au fil du temps et les négociations seront facilitées sur le long terme.
Mettre en place un processus de gestion des achats efficace
La gestion des achats en entreprise est un processus essentiel qui permet d’acquérir les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Ce processus se compose de plusieurs étapes clés, chacune jouant un rôle crucial dans la gestion efficace des achats.
- L’identification du besoin : La première étape de la gestion des achats consiste à identifier les besoins spécifiques de l’entreprise en termes de biens ou de services. Cela implique d’évaluer les besoins actuels et futurs de l’entreprise, en tenant compte des exigences opérationnelles, des budgets et des délais. L’identification précise du besoin permet de définir les critères de sélection des fournisseurs et d’orienter les étapes suivantes du processus.
- La recherche de fournisseurs (aussi appelée sourcing) : La recherche de fournisseurs est une étape cruciale pour identifier les partenaires potentiels qui pourraient répondre aux besoins de l’entreprise. Il est important d’effectuer une analyse approfondie du marché, de consulter des bases de données spécialisées, de solliciter des recommandations et de mener des évaluations pour sélectionner les fournisseurs les plus pertinents. Cette étape joue un rôle crucial dans la qualité des biens ou services acquis et dans la maîtrise des coûts.
- La gestion des fournisseurs : Une fois les fournisseurs sélectionnés, il est essentiel de mettre en place une gestion efficace de ces partenariats. Cela implique de travailler activement avec les fournisseurs pour s’assurer du respect des délais, de la qualité des produits ou services livrés, de la conformité aux normes et de la gestion des éventuels problèmes. La gestion des fournisseurs vise à établir une relation de confiance et de collaboration mutuelle pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
- La demande de devis : La demande de devis constitue une étape clé dans la gestion des achats. Elle implique de solliciter des propositions de prix détaillées de la part des fournisseurs présélectionnés. Les devis permettent de comparer les offres et de prendre des décisions éclairées en fonction des critères préétablis tels que la qualité, le prix, les délais de livraison et les conditions contractuelles.
- Le lancement d’appels d’offres : Dans le cas de projets d’achats importants ou complexes, il peut être nécessaire de lancer un appel d’offres. Cette étape consiste à diffuser un cahier des charges détaillé aux fournisseurs potentiels, en spécifiant les exigences et les attentes de l’entreprise. Les fournisseurs intéressés soumettent ensuite leurs propositions, et l’entreprise procède à une évaluation comparative pour sélectionner le meilleur fournisseur.
- L’analyse des offres : Une fois les offres reçues, il est essentiel de procéder à une analyse approfondie pour évaluer chaque proposition. Cela implique de comparer les prix, la qualité, les conditions, les garanties, les délais de livraison, ainsi que la réputation et la fiabilité des fournisseurs. L’analyse des offres permet de prendre une décision éclairée et de sélectionner le fournisseur qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise.
- La négociation avec les fournisseurs : La négociation est une étape clé pour parvenir à des accords mutuellement bénéfiques entre l’entreprise et les fournisseurs sélectionnés. Cette étape vise à obtenir des conditions contractuelles avantageuses, des réductions de prix, des conditions de paiement favorables, des garanties supplémentaires, tout en maintenant une relation de collaboration durable.
- La contractualisation : Une fois les négociations abouties, il est essentiel de formaliser les accords conclus avec les fournisseurs sélectionnés par le biais de contrats. Ces contrats définissent les termes et conditions de l’achat, y compris les prix, les quantités, les délais de livraison, les garanties, les modalités de paiement et les clauses de résiliation. La contractualisation assure une relation commerciale claire et équitable entre toutes les parties concernées.
- La facturation : Enfin, la facturation est l’étape où les fournisseurs émettent les factures pour les biens ou services fournis à l’entreprise. Il est essentiel de vérifier la conformité des factures par rapport aux termes du contrat, de procéder à leur validation et de s’assurer de leur paiement dans les délais convenus. La gestion efficace de la facturation permet de maintenir des relations harmonieuses avec les fournisseurs et d’assurer la transparence financière.
La gestion des achats en entreprise est un processus complexe et stratégique qui nécessite une attention particulière à chaque étape du processus. En comprenant l’importance de chaque étape, les entreprises peuvent optimiser leurs achats, réduire les coûts, améliorer la qualité et maintenir des relations solides avec leurs fournisseurs.
Utiliser un logiciel de gestion des achats
Plusieurs outils peuvent améliorer significativement la performance du service achats et notamment la gestion des fournisseurs, les demandes d’achats, la comptabilité fournisseurs, la gestion des factures fournisseurs… Car les enjeux et les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des achats pour une entreprise sont nombreux. Voici les principaux :
- L’automatisation des processus : Un logiciel de gestion des achats permet d’automatiser de nombreuses tâches manuelles et répétitives liées aux achats, telles que la création de demandes d’achat, la gestion des fournisseurs, la génération de bons de commande, la réception des marchandises, etc. Cela permet de gagner du temps et d’optimiser l’efficacité des processus.
- La centralisation des données : Avec un logiciel de gestion des achats, toutes les informations relatives aux achats de l’entreprise sont centralisées dans une base de données unique. Cela facilite l’accès aux données, la recherche d’informations, la génération de rapports et la prise de décisions éclairées.
- Le suivi des dépenses : Grâce à un logiciel de gestion des achats, il est possible de suivre et de contrôler les dépenses de l’entreprise de manière plus précise. On peut facilement visualiser les budgets alloués, les dépenses engagées, les écarts éventuels, et prendre des mesures correctives si nécessaire.
- La gestion des fournisseurs : Un logiciel de gestion des achats permet de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs. On peut enregistrer les informations clés sur les fournisseurs, évaluer leur performance, suivre les contrats et les accords, et faciliter la communication avec eux. Cela favorise une collaboration plus étroite et une meilleure gestion des relations fournisseurs.
- L’optimisation des processus d’appels d’offres : Pour les achats importants ou complexes, un logiciel de gestion des achats facilite la création et la gestion des appels d’offres. On peut gérer les demandes de devis, comparer les offres, évaluer les fournisseurs, et prendre des décisions basées sur des critères objectifs. Cela permet de maximiser la valeur obtenue des fournisseurs et de réduire les risques liés aux achats.
- La conformité et traçabilité : Un logiciel de gestion des achats aide à assurer la conformité aux réglementations et aux politiques internes de l’entreprise. On peut enregistrer les documents contractuels, suivre les étapes du processus d’achat, enregistrer les approbations et les validations, et générer des rapports d’audit. Cela permet de garantir la traçabilité des achats et de réduire les risques juridiques et financiers.
L’entreprise peut aussi se tourner vers une solution intégrant le procure to pay (voir la définition) pour centraliser les demandes d’achats. Il est important de noter que les avantages spécifiques d’un logiciel de gestion des achats peuvent varier en fonction des besoins et des objectifs de chaque entreprise. Il est donc recommandé de choisir un logiciel adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise et de consulter les avis d’experts ou les retours d’expérience d’autres utilisateurs avant de prendre une décision.
