C’est quoi la gestion des fournisseurs ? Définition, process et outils

Développez des partenariats durables et gagnez en compétitivité grâce à une gestion des fournisseurs efficace

La gestion des fournisseurs est cruciale pour assurer le succès opérationnel. Elle implique la sélection, l’intégration, l’évaluation, la négociation et le suivi des fournisseurs afin d’optimiser les coûts ou d’assurer la qualité des produits et/ou services. Cet article explore cette pratique essentielle en définissant ses contours, ses objectifs ainsi que les étapes du processus de sa mise en œuvre.

Comment fonctionne la gestion des fournisseurs ?

Le paysage professionnel ou B2B moderne se caractérise par une interconnexion profonde entre plusieurs acteurs que sont : les entreprises, les fournisseurs et les partenaires commerciaux. Les entreprises, groupes et multinationales s’appuient sur des dizaines, voire des centaines de milliers de fournisseurs pour acheminer leurs produits et services vers le marché. Face à cette complexité, la gestion des relations avec les fournisseurs devient un élément central du succès.

La gestion des fournisseurs, qu’est-ce que c’est ?

La gestion des fournisseurs, également connue sous le nom de gestion de la relation fournisseur (SRM), désigne la manière dont une entreprise gère ses interactions avec ses fournisseurs. Elle englobe toutes les actions menées par une entreprise lorsqu’elle travaille en collaboration avec ses fournisseurs. Ces actions incluent notamment :

  • La recherche et le choix des fournisseurs
  • La négociation et la signature des contrats
  • L’évaluation des risques
  • La mise en place des objectifs et des KPIs
  • L’embarquement
  • L’analyse, le suivi et le reporting
  • La gestion des litiges…

Les différences entre la gestion de la chaîne logistique

Lorsqu’on parle de gestion des fournisseurs, on peut également penser à la logistique, notamment avec la fourniture de biens. De ce fait, la gestion de fournisseur est parfois confondue avec la gestion de la chaîne de logistique. Si dans la pratique ces deux activités sont liées, il existe quand même une différence particulièrement en termes d’objectif.

Tandis que la gestion des fournisseurs se focalise sur les relations avec les fournisseurs, la gestion de la chaîne logistique aborde l’ensemble des processus logistiques tout au long de la chaîne d’approvisionnement. En plus de superviser les flux de marchandises, elle vise à optimiser les flux d’informations et financiers.

Les objectifs de la gestion des fournisseurs sont d’ordres stratégiques et opérationnels

Face aux exigences accrues des clients, à l’expansion du numérique et à la mondialisation des marchés, les fournisseurs se positionnent comme des partenaires stratégiques pour les entreprises. Leur contribution, en termes de qualité et de respect des délais, est essentielle au bon fonctionnement de l’activité.

Le succès économique d’une organisation dépend donc étroitement d’une gestion professionnelle des fournisseurs. Cette démarche s’articule autour d’objectifs à la fois opérationnels et stratégiques :

  • Objectifs opérationnels : l’optimisation des coûts d’approvisionnement constitue un pilier central de la gestion opérationnelle des fournisseurs. Pour y parvenir, une évaluation rigoureuse des partenaires est essentielle afin d’identifier les plus performants. Cette démarche permet de concentrer les efforts sur des collaborations fructueuses et d’améliorer la performance globale de la chaîne d’approvisionnement.
  • Objectifs stratégiques : ces objectifs visent à optimiser la base de fournisseurs en s’alignant sur les stratégies d’approvisionnement de l’entreprise. Cette optimisation se traduit par la mise en place de mesures précises pour développer les collaborations avec les partenaires clés. Ainsi, vous améliorez la qualité des performances d’approvisionnement et réduisez les coûts.

Les différents types de fournisseurs

Le fournisseur est une personne physique ou morale (entreprise) chargé de fournir des biens ou des matières premières à une entreprise. Il peut aussi être appelé à fournir des services comme un audit, une consultation ou une formation. Selon votre entité ou votre structure, vous devez choisir le type de fournisseur qui correspond le mieux.

Les fournisseurs de biens

Les fournisseurs de biens, qu’il s’agisse d’entreprises ou d’individus, jouent un rôle crucial dans l’économie. Ils produisent et distribuent des produits tangibles répondant à des besoins spécifiques du marché. Qu’il s’agisse de meubles, d’ordinateurs ou de véhicules ou d’autres produits finis, leur contribution est essentielle au bon fonctionnement de la plupart des entreprises.

Les fournisseurs de services

Cette catégorie de fournisseurs regroupe les prestataires de services. En tant qu’individus ou entreprises, ceux-ci s’efforcent de satisfaire les besoins spécifiques de leurs clients. Bien que leurs services soient souvent intangibles, ils utilisent divers biens pour les fournir. Ils sont essentiels pour toute entreprise, car ils facilitent des relations commerciales durables, apportant des avantages mutuels à long terme.

Les fournisseurs de ressources

Ces types de fournisseurs répondent principalement aux besoins de financement des entreprises. Ils injectent des capitaux, des crédits et des ressources économiques pour soutenir la croissance et l’innovation. Divers acteurs interviennent dans ce domaine, tels que les banques, les partenaires en capital, les entités financières, les coopératives et les prêteurs.

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

Les fournisseurs jouent un grand rôle dans le développement des activités d’une entreprise. Dans le secteur industriel par exemple, ils ne se contentent pas de fournir des produits ou des services. Ils constituent des partenaires stratégiques profondément ancrés dans la chaîne de valeur de l’entreprise. La qualité de ces collaborations peut donc avoir un impact majeur sur le succès global.

Selon une étude réalisée par l’IDC TECHNOLOGY SPOTLIGHT et sponsorisée par IBM, jusqu’à 50 % de la valeur d’une entreprise peut dépendre de la force de ses relations avec ses fournisseurs. Une meilleure gestion des relations avec vos fournisseurs peut être bénéfique à bien des égards. Elle permet de :

  • Travailler avec les meilleurs collaborateurs.
  • Disposer d’une meilleure gestion des achats.
  • Minimiser les risques d’approvisionnement : la collaboration étroite avec un bon fournisseur permet de réduire les risques de pénurie en matière première, mais aussi de disposer des produits de qualité.
  • Réaliser des économies : une bonne gestion fournisseur vous permet de développer une relation de confiance. Il est ainsi possible de négocier des prix compétitifs avec ce dernier et réduire les coûts d’approvisionnement.
  • Disposer d’un avantage concurrentiel.
  • Établir une chaîne de logistique stable.

Par ailleurs, la gestion des fournisseurs simplifie le respect de vos obligations de diligence conformément à la loi sur les chaînes logistiques. En vigueur depuis janvier 2023, cette législation exige le respect des normes fondamentales en matière de droits humains.

Les 5 étapes du processus de gestion fournisseurs

Compte tenu de son importance, la gestion des fournisseurs est de plus en plus présente au sein de bon nombre d’entreprises. Même si chaque structure doit adopter une politique de gestion de ses fournisseurs adaptée à son secteur ou ses besoins, il existe certaines étapes dont on ne saurait se passer.

L’onboarding des fournisseurs

L’onboarding, ou intégration, est un processus visant à faciliter l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise. Dans le cadre de la gestion des fournisseurs, cela consiste à identifier le fournisseur idéal. Cela passe par la mise en place d’une base de données qui servira à recueillir les informations sur ces derniers (expérience, domaine de compétences, factures fournisseurs…). Il s’agira ensuite de faire un tri en se basant sur les qualifications des fournisseurs pour dégager les plus adaptés à vos besoins. Pour une meilleure mise en place de votre onboarding fournisseur, pensez à :

  • Élaborer des critères de sélection clairs
  • Simplifier la gestion de vos données pour un accès aisé aux informations
  • Mettre les différents documents (contrats, factures, devis, etc.) en format numérique
  • Rendre le processus automatique

L’intégration des fournisseurs

Après cette première étape qui n’est rien d’autre que le sourcing fournisseurs (identification et comparaison des potentiels nouveaux fournisseurs), vient celle de l’intégration. L’intégration des fournisseurs ne se limite pas à la simple passation de commandes. Il s’agit d’associer les fournisseurs pleinement aux processus et structures organisationnels de l’entreprise pour créer une collaboration synergique et efficiente. En synchronisant les processus, vous pouvez combiner vos ressources et compétences pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts. De nombreux outils collaboratifs en ligne peuvent faciliter cette intégration.

L’évaluation des fournisseurs

Obtenir des évaluations précises lors du choix de nouveaux fournisseurs est crucial. De plus, il est essentiel d’auditer régulièrement vos fournisseurs existants pour renforcer et développer les partenariats. L’objectif principal est d’évaluer les performances en utilisant des critères systématiques tels que le prix, la fiabilité de la livraison et la gamme des services fournis.

Le développement des fournisseurs

Grâce à la gestion des fournisseurs, vous pouvez repérer les domaines à améliorer et à élaborer des actions spécifiques pour renforcer le développement des fournisseurs. Deux approches sont envisageables :

  • Le développement actif des fournisseurs avec l’initiation de points d’améliorations en collaboration avec les fournisseurs.
  • Le développement passif des fournisseurs qui consiste à fixer des objectifs clairs aux fournisseurs à mettre en œuvre de manière autonome.

Ces objectifs ont pour but de préparer vos fournisseurs aux défis futurs et de se développer en conséquence.

Le suivi des fournisseurs

Le suivi des fournisseurs est une composante essentielle d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement. Il ne s’agit pas simplement de surveiller et d’évaluer les performances, mais d’adopter une posture proactive pour garantir la réussite de vos collaborations. Il vous aidera à améliorer le processus ou à mettre fin à la collaboration avec le fournisseur.

In fine, la gestion des fournisseurs qui représente la façon dont une entreprise collabore avec ses fournisseurs revêt une importance capitale. Elle permet de renforcer la valeur de l’entreprise, de minimiser les coûts et de disposer d’un avantage concurrentiel. La mise en place d’une telle gestion passe par plusieurs étapes, dont l’intégration, l’évaluation et le suivi des fournisseurs.

Thomas C.
Thomas C.
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