La fonction achats en entreprise : définition, missions, enjeux…

Découvrez dès maintenant, le rôle de la fonction d’achats en entreprise, mais également ses principales missions et ses enjeux pour optimiser votre stratégie.

La fonction d’achats en entreprise est essentielle pour le bon déroulement de la gestion opérationnelle et financière. Ce concept, toutefois, est assez récent, puisqu’il n’est reconnu dans les entreprises que depuis une trentaine d’années. Dans cet article, nous allons expliquer en quoi elle consiste, quelles sont ses missions, ses enjeux et perspectives pour les années à venir.

Qu’est-ce que la fonction achat ? Définition

La fonction d’achats joue un rôle essentiel dans la gestion des entreprises puisqu’elle permet à ces dernières de se fournir en respectant le cahier des charges. Plus qu’un simple métier d’acheteur, elle représente un ensemble d’activités découlant de l’approvisionnement de composants essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Or, toutes ces activités doivent être correctement encadrées. Cela comprend :

  • L’identification des besoins en matières premières et en composants, bien et service pour l’entreprise.
  • La recherche de fournisseurs agréés.
  • La négociation des contrats d’achat.
  • La fourniture des matières premières et des composants.
  • Le suivi et la gestion des fournisseurs.

L’une des premières prérogatives de la fonction d’achats est de s’assurer que l’entreprise ne manque pas de matière et de composants ou service au meilleur rapport qualité prix. Elle doit aussi respecter le cahier des charges défini en amont. Beaucoup d’entreprises minimisent la fonction d’achats, alors qu’elle est essentielle pour la performance de l’entreprise, tant au niveau financier qu’opérationnel. La concurrence étant rude entre les entreprises, il est nécessaire de s’assurer du bon déroulement de toutes ces étapes.

La définition de la fonction achats n’est pas différente de la définition du procure-to-pay (P2P), les deux étant deux processus qui vont permettre d’atteindre les objectifs de rentabilité préalablement définis par le domaine des achats. Notons que la fonction achats, appelée aussi gestion des achats, diffère de l’approvisionnement. Même si ces deux termes se ressemblent énormément, puisqu’ils sont tous les deux liés à l’acquisition de biens visant la performance de l’entreprise. 

La fonction achats 

Cette dernière est notamment composée d’étapes telles que la demande de devis de biens ou d’un service au vendeur. Mais également répondre aux besoins de l’entreprise, passer les commandes et procéder à la réception de la marchandise et à son paiement. La fonction achat est un mécanisme simple et qui ne prend pas de temps, mais qui requiert toutefois une excellente connaissance de la liste des fournisseurs présents dans le domaine et en particulier du marché.

L’approvisionnement 

L’approvisionnement, quant à lui, est composé de 6 étapes distinctes. Cela comprend la prévision, la recherche de fournisseurs, l’établissement d’un contrat et sa conclusion, la planification ainsi que la passation des commandes et leur bonne réception. Comme on peut le remarquer, l’approvisionnement chez les fournisseurs est plus complexe et chronophage, mais par ailleurs essentiels à la maitrise des risques et des couts.

Comment a-t-elle évolué au fil des années ?

La fonction d’achats a fait son apparition vers 1850. Elle n’était à ses débuts qu’une simple fonction administrative, mais a rapidement évolué pour devenir ce qu’elle est aujourd’hui, un levier de performance en entreprise. Les décennies suivantes ont vu un regain de développement, c’est le cas durant de la Seconde Guerre mondiale. La fonction d’achats était établie pour ravitailler matières premières et vitales essentielles à la population. Toutefois, ce regain a connu une baisse dans les années 1970, lors des crises financières mondiales, la concurrence était rude entre les entreprises. C’est à ce moment-là que la fonction d’achats s’est attribué trois grands rôles clés :  la veille active, l’animation des réseaux de fournisseurs ainsi que la contribution à l’identification d’innovation.

Pourquoi est-elle essentielle ?

Environ 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes est lié aux achats. Le rôle de la fonction d’achats est la stratégie des achats. Une stratégie bien ciblée de A à Z permet de mettre à la disposition de l’entreprise toutes les ressources nécessaires par le biais de l’acheteur, que ce soit un bien ou un service.

La fonction d’achats est essentielle dans le management d’une entreprise, puisqu’elle permet de diriger et de réaliser un suivi des coûts de l’entreprise et son optimisation. L’importance de ce processus ne doit pas être minimisée dans le management et la performance des entreprises et ce, quelles que soient leurs tailles. Cependant, ce processus de management et de gestion financière n’entre que très peu en considération dans les petites et dans les moyennes entreprises ou dans les ETI, entre acheteurs et fournisseurs.

À quels enjeux répond la fonction achats en entreprise ?

Les enjeux de la fonction d’achats sont surtout d’ordre stratégique, financier, commercial et administratif.

  • Sur le plan financier, ce processus vise à une meilleure maîtrise de la rentabilité de l’entreprise et une vision des coûts réels.
  • Sur le plan stratégique, la fonction d’achats permet de mieux contrôler les normes, ainsi que les risques qui peuvent survenir. Cela permettra par ailleurs à l’acheteur de mieux négocier avec le fournisseur. 
  • Enfin, sur le plan administratif, le processus assure une bonne qualité des services et des produits commandés chez le fournisseur et autorise un suivi rigoureux des diverses procédures administratives.

Les objectifs sont nombreux comme une réduction des dépenses par l’acheteur dans le but d’augmenter la marge de l’entreprise, l’accroissement de la qualité des achats chez le fournisseur et la réalisation du suivi des risques et des performances de l’entreprise. Une mauvaise fonction achats conduit à des risques de suivi insuffisants de l’ensemble des achats et des livraisons commandées chez le fournisseur.

Quelles sont les principales missions de la fonction achats ?

La fonction achats a pour mission l’amélioration et l’innovation de la conception des produits dans l’entreprise, grâce au choix des matières premières. De nos jours, la fonction d’achats est de privilégier les relations et les collaborations stratégiques entre acheteurs et fournisseurs, pour la reconnaissance de l’innovation comme priorité.

D’autres missions sont attribuées à la fonction d’achats. Elle veille notamment à maîtriser les coûts générés, contrôler la qualité des produits et apporter une vision stratégique dans la performance de l’entreprise.

  • La maîtrise des coûts par la politique d’achat de la société permet d’assurer la fourniture de l’entreprise aux prix les meilleurs, dans le but d’économiser considérablement les dépenses.
  • La qualité des produits est strictement contrôlée. L’acheteur doit pérenniser sa quête des meilleures relations qualité/ prix.

Enfin, la fonction d’achats apporte une vision stratégique des achats de l’entreprise. Elle fait partie intégrante des outils internes engagés dans le management. Lors de prises de décisions importantes, le département chargé des achats est pris en considération.

Thomas C.
Thomas C.
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