Avant de payer une facture fournisseur, plusieurs contrôles doivent être assurés. Même si le bon à payer n’est pas un document comptable obligatoire, il est recommandé.
Qu’est-ce qu’un bon à payer (BAP) ?
Souvent abrégé en BAP, le bon à payer est un document essentiel dans la gestion des factures professionnelles. Cette pièce justificative peut prendre différentes formes selon les besoins de l’entreprise et les outils disponibles. Elle peut être générée manuellement sur support papier ou automatiquement via des logiciels de facturation.
Dès réception d’un bon de versement, plusieurs vérifications doivent être effectuées pour s’assurer de son exactitude. Le BAP atteste la validation de la facture et autorise son paiement. Il joue ainsi un double rôle en tant que preuve et document de référence pour les audits financiers, par exemple en cas de litige avec un fournisseur.
Pourquoi est-il recommandé d’y avoir recours ?
Bien que le BAP ne soit pas un document obligatoire, son utilisation est vivement conseillée pour plusieurs raisons :
- Il permet de planifier les paiements, facilitant ainsi la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
- Il est recommandé en raison de son rôle majeur en matière de conformité légale et fiscale. En effet, il facilite la traçabilité des contrôles effectués sur la facture et assure la fiabilité de l’audit comptable et financier.
- Il garantit que la facture est correcte et conforme aux accords préalablement établis. Cette validation réduit les risques d’erreurs ou de tentatives de fraude lors du paiement du produit ou du service.
En résumé, le BAP est un élément indispensable au sein d’une structure. Il assure une gestion transparente et efficace. Mais ce n’est pas tout. Il offre aussi une sécurité supplémentaire en matière de traçabilité des transactions financières.
Quelles sont les étapes de validation du bon à payer (facture) ?
L’approbation du bon à payer respecte certaines démarches.
Générer le bon à payer
La génération du bon à payer permet de formaliser l’engagement de l’entreprise envers son fournisseur. Elle facilite également le suivi et la vérification des paiements à effectuer. Cette première étape du processus de validation du BAP intervient généralement après la réception de la facture correspondante. À ce stade, de nombreuses informations clés doivent être soigneusement saisies dans le système comptable de l’entreprise, telles que :
- Le montant,
- Le nom de l’acheteur,
- Le numéro de facture,
- La date de livraison,
- Les détails sur les commandes…
Une fois ces données correctement enregistrées, le département concerné peut générer le BAP avant l’apposition de la signature du client.
Vérifier les biens et/ou prestations de services reçus
Avant de valider le bon à payer, les biens ou les services mentionnés dans la facture sont vérifiés. Une équipe s’assure que ces derniers ont bel et bien été livrés ou fournis conformément aux accords conclus. Différents départements de l’entreprise se chargent de cette mission, notamment la comptabilité, les achats et la logistique. Ils examinent minutieusement les documents de réception pour garantir l’exactitude des commandes. La vérification des biens et/ou des prestations reçus permet de :
- Prévenir les erreurs de paiement : facturations incorrectes, biens non conformes,
- Maintenir l’intégrité des processus d’achat et d’approvisionnement,
- Etablir des relations de confiance avec les fournisseurs.
Examiner le bon à payer (BAP)
Cette étape est nécessaire pour prévenir les risques d’erreurs humaines, de fraude et de litiges avec les partenaires commerciaux. Elle consiste à vérifier l’exactitude des informations portées sur le bon à payer telles que : le montant dû, les références de la facture, les conditions de paiement convenues… Ce contrôle permet au département de comptabilité de détecter d’éventuelles omissions ou anomalies qui pourraient compromettre l’intégrité des données financières de l’entreprise.
Autoriser le paiement
Une fois l’examen du bon à payer (BAP) effectué et les éventuelles corrections apportées, vient le moment d’approuver le paiement. L’équipe concernée donne le feu vert pour que la facture soit réglée selon les modalités convenues. L’autorisation de paiement peut être accordée par différentes parties prenantes selon les procédures internes de l’entreprise telles que : les directeurs financiers, les responsables des achats, les gestionnaires de budget.
Bon à savoir : la validation d’une facture générée manuellement s’effectue par l’apposition de la mention « Bon à payer » à l’aide d’un tampon dateur.
Archiver une copie du bon à payer (BAP)
L’archivage d’une copie du BAP garantit la traçabilité des transactions financières de l’entreprise. Cette copie servira de preuve en cas de procédure de contrôle des factures par les autorités compétentes ou de litige ultérieur. En cas de besoin, notamment lors d’un audit interne ou externe, le document archivé permet de justifier les paiements effectués. L’entreprise pourra ainsi démontrer le respect des règlements internes et des exigences légales en matière de traçabilité et de conformité.
Peut-on automatiser la gestion des bons à payer ?
Oui, il est tout à fait possible d’automatiser la gestion des bons à payer. C’est un excellent moyen de simplifier et d’optimiser le processus de paiement des factures fournisseurs.
Comment procéder à l’automatisation de la gestion des BAP ?
En utilisant des logiciels spécialisés. Des solutions comme iSYBUY, Sinao ou Evoliz permettent de générer automatiquement les bons à payer. Ces outils intègrent plusieurs fonctionnalités pour faciliter :
- L’envoi des BAP vers le système ERP (Enterprise Resource Planning),
- La gestion des informations des fournisseurs,
- L’accélération du traitement des paiements en ligne…
Les outils ERP vous permettent de créer des notifications pour suivre l’avancement des facturations. Ils vous offrent également la possibilité d’ajuster les pourcentages des bons à payer selon la réception des biens ou des services.
Quel est l’intérêt d’un logiciel de facturation ?
L’automatisation de la gestion des BAP offre plusieurs avantages significatifs. Elle permet de réduire les coûts associés au traitement manuel des factures. Fini les tâches chronophages telles que la saisie manuelle des données et la vérification des bons de versement !
En outre, l’utilisation d’un logiciel de facturation représente une stratégie incontournable pour les structures désireuses d’améliorer leur productivité. Cet outil permet une gestion financière plus efficace, transparente et conforme aux normes en vigueur.Besoin d’optimiser votre processus de gestion ? Découvrez notre guide complet pour tout savoir sur la facturation, de la création des BAP à l’automatisation des tâches.
